Gedrag ambtenaren cruciaal bij gegevens privacy

Met negen andere Groningse gemeenten doet Appingedam mee aan een pilot van gemeentekoepel VNG om de privacy van burgers in de jeugdzorg en de Wmo goed in de vingers te krijgen. ‘Gemeenten kunnen hun beleid en informatiseringsystemen nog zo goed op orde hebben, hoe er met de privacy van inwoners wordt omgegaan, hangt toch echt af van het gedrag van ambtenaren’. Dit stelt Catharina Spannenberg, beleidsmedewerker van de gemeente Appingedam.

Beperken behoefte

‘We moeten ons voortdurend bewust zijn van ons handelen. Dat is een leerproces en daar zitten wij nu middenin’, aldus Spannenberg die tevens lid is van de regionale projectgroep Privacy. ‘Mensen hebben nu eenmaal de neiging om veel op te schrijven en aan elkaar door te geven’. Die behoefte moeten we beperken. Het uitgangspunt is: wat heb je minimaal nodig om te kunnen handelen? Dat is veel minder dan je denkt.’

Grote verschillen

Bij de decentralisatie van de zorg ruim een halfjaar geleden, kwam het onderwerp privacy er karig van af. Verreweg de meeste aandacht ging uit naar het zorgproces en de bezuinigingen die gemeenten daar noodgedwongen op moesten doorvoeren. Er kwam geen speciale wetgeving voor de geheimhouding in het sociaal domein; de gemeenten − en daarmee ook de sociale wijkteams − stippelen hun eigen route uit in een ‘lerende praktijk’. Dit maakt dat er grote verschillen zijn: sommige gemeenten zijn al vergevorderd, andere moeten vrijwel nog beginnen.

Dossiers mee naar huis

Juist de laatste tijd roeren burgers en politici zich omdat ze bezorgd zijn over de medische privacy. Toch leggen gemeenten daar nauwelijks specifieke regels over vast. Medische privacy is ingebed in het grote geheel. Catharina Spannenberg bevestigt dit: ‘In de pilot van de Groningse gemeenten komt medische geheimhouding wel aan de orde, maar alleen als een van de behandelde onderwerpen.’ Geharrewar over medische informatie gaat trouwens vrijwel nooit over het beleid van een gemeente, wel om de uitvoering daarvan en om gedrag van medewerkers, zoals dossiers mee naar huis nemen, vragen naar de gezondheid, of de beschikking van een andere burger toesturen. Gemeenten die veel doen aan het borgen van privacy, gaan doorgaans ook bewuster om met het medisch beroepsgeheim.

Werkprocessen

Leeuwarden is flink op weg om de persoonsgegevens van inwoners te beschermen. Deze gemeente profiteert ervan dat ze al vier jaar met wijkteams werkt. Toen ze begin dit jaar verantwoordelijk werd voor de zorg, hadden de medewerkers daar al de nodige scholingen achter de rug. Carla Aden, privacy-adviseur in Leeuwarden: ‘Wanneer je in het sociaal domein aan de slag gaat met de bescherming van persoonsgegevens, moet je eerst je werkprocessen goed in kaart brengen: wie heeft er waar, en wanneer mee te maken?’ Een voorbeeld uit de Leeuwardense praktijk is dat het klantcontactcentrum geen namen meer noteert of vastlegt in een registratiesysteem. Carla Aden: ‘Voor een vraag over persoonlijke gegevens, moet je een doel hebben. Een naam is vaak helemaal niet nodig om iemand verder te kunnen helpen.’

Facturen

Als het om medische privacy gaat, zijn de facturen voor de jeugdzorg een goed voorbeeld. ‘Logisch dat we willen weten of een rekening klopt die we moeten betalen. Toch zeg ik: medische gegevens hebben we daar niet voor nodig’, aldus Aden. ‘We kunnen ervan uitgaan dat de professionals het goed hebben bepaald. Daarom betaalt Leeuwarden deze facturen zonder dat we om onderliggende medische gegevens vragen.’

Voortouw

Ook Zaanstad hoort bij de gemeenten die het voortouw nemen en de privacy van burgers goed regelen, maar gooide daar wel het roer voor om. Vorig jaar koppelde Zaanstad nog zoveel mogelijk informatie van een zorgvrager aan elkaar. De wet verbiedt dit echter. Daarnaast zette het de relatie met de inwoners behoorlijk onder druk. Nu gebruikt Zaanstad alleen nog de hoognodige gegevens en databases schermt het af.

Triage

Samen met de VNG werkte Leeuwarden het hulpmiddel triage uit. Hiermee kunnen gemeentemedewerkers steeds opnieuw afwegingen maken als ze te maken hebben met gevoelige informatie. Het komt onder andere neer op het tot een minimum beperken van het aantal hulpverleners, en ervan uitgaan dat negentig procent van het werk kan gebeuren, zonder met elkaar te overleggen. De belangstelling van gemeenten voor hulp bij het borgen van de privacy toe, zo merkt de VNG.