Mag de gemeente om kopie van identiteitsbewijs vragen?

Burgers met een laag inkomen kunnen vanwege de hoge energieprijzen een eenmalige energietoeslag krijgen, die via de gemeente kan worden aangevraagd. Bij veel gemeenten kan de aanvraag online worden gedaan door in te loggen met DigiD. De meeste gemeenten vragen de burger om bij de aanvraag een kopie van de voor- en achterkant van een identiteitsbewijs te uploaden. Mag dat eigenlijk wel, of staat de privacywetgeving dit in de weg? Kan het misschien ook gemakkelijker?

Mr. Loes Olivier, vakredacteur Schulinck Kennisbanken Jeugd & Wmo bij Wolters Kluwer vertelt in deze opinie:

• Of een gemeente een kopie van een identiteitsbewijs mag vragen
• Hoe de AVG denkt over het bewaren van identiteitsbewijzen
• Welke oplossing de Wet digitale overheid zal gaan bieden

Waarom vraagt de gemeente om een identiteitsbewijs?

Omdat de energietoeslag is vastgelegd in de Participatiewet, zijn dezelfde regels van kracht als bij bijstand. De identificatieplicht (Artikel 17 lid 3 Pw) is één van die regels, die overigens ook bij andere wetten in het sociaal domein - de Wmo en Wgs (Artikel 2.3.4 Wmo en artikel 7 lid 2 Wgs) – geldt.

In de Jeugdwet geldt de identificatieplicht niet, maar de gemeente kan wel om een identificatiebewijs vragen.

Wat is een geldig identificatiebewijs?

Een persoon kan zich identificeren met een ‘document als bedoeld in artikel 1, eerste lid, van de Wet op de Identificatieplicht’. De meest voorkomende indentificatiedocumenten zijn het paspoort, de identiteitskaart en het vreemdelingendocument.

Kopie identiteitsbewijs vernietigen

Gemeenten die vragen om een kopie van een identiteitsbewijs bij de aanvraag van energietoeslag, moeten die kopie daarna vrijwel direct weer vernietigen. De AVG (Artikel 5 lid 1 onderdeel c en 6 lid 1 AVG) verbiedt namelijk het bewaren van een kopie van een identiteitsbewijs in een dossier.

De regel is dat de gemeente persoonsgegevens niet langer mag bewaren ‘dan nodig is’. Als de gemeente eenmaal heeft gecheckt of de aanvrager daadwerkelijk de houder van het identiteitsbewijs is, is dat bewijs niet meer nodig en moet het worden vernietigd.

Inloggen met DigiD is nog geen identificatiemiddel

DigiD is slechts een middel om digitaal toegang te krijgen en wordt in de Wet op de identificatieplicht op dit moment niet gezien als een identiteitsbewijs. Met inloggen met DigiD voldoet de burger niet aan de identificatieplicht en dus is zo’n inlog niet voldoende om de energietoeslag aan te vragen.

Praktisch geen, maar juridisch wel een probleem

Wanneer iemand inlogt met DigiD en vervolgens zijn loongegevens, een bewijs van zijn energiecontract en een kopie van een bankpas of bankafschrift uploadt, zou de gemeente zelf het BRP en Suwinet kunnen controleren. Een identiteitsbewijs lijkt dan van weinig toegevoegde waarde: de gemeente kan immers niet zien of de foto op het identiteitsbewijs overeen komt met het gezicht van degene die achter een scherm het formulier invult.

Praktisch gezien lijkt het dus geen probleem om het identiteitsbewijs achterwege te laten. Juridisch gezien mag een gemeente echter niet op DigiD als identificatie vertrouwen of een aanvraag behandelen zonder een identiteitsbewijs op te vragen. Nóg niet tenminste.

De oplossing komt van Wet digitale overheid

De Wet digitale overheid, die op 18 februari 2020 is goedgekeurd door de Tweede Kamer, zal hiervoor een oplossing gaan bieden. Deze wet geeft namelijk een wettelijke basis voor het gebruik van DigiD als digitale identificatie.

Op dit moment is de wet helaas nog in behandeling bij de Eerste Kamer. Bovendien zal de wet geleidelijk in werking treden. Pas wanneer een overheidsinstelling klaar is voor het openstellen van de digitale weg, treedt de wet voor deze organisatie in werking.

Een gemeente mag dus vragen om een kopie van je identiteitsbewijs?

Inderdaad, een gemeente mag vragen om een kopie van een identiteitsbewijs. De gemeente moet dit bewijs na het inzien direct vernietigen. Niet de meest praktische weg, lijkt me.

Kopie identiteitsbewijs opvragen mag, in het dossier opslaan niet

Voor alle partijen is DigiD als legitimatiemiddel bij digitale aanvragen een prettige oplossing. Zeker voor de burger, die bij een aanvraag eerst een kopie of foto van een identiteitsbewijs moet maken en misschien niet beschikt over een telefoon met fotocamera of een scanner. Maar ook gemakkelijker voor de gemeente, die de stukken niet eerst hoeft op te vragen om ze vervolgens weer uit het dossier te vernietigen.

Hoe snel gemeenten na inwerkingtreding van de Wet digitale overheid zullen zijn met het implementeren hiervan, zullen we moeten afwachten. Wat mij betreft snel!