of 62236 LinkedIn

Samen aanbesteden. Blijf praten met de markt

Samen aanbesteden. Gemeente, blijf praten met de markt!
Stipter Reageer

Gemeenten zijn bij aanbestedingsprocedures voor software beter af wanneer zij voorafgaand én gedurende een aanbesteding met marktpartijen inhoudelijk in gesprek blijven. Nog te vaak wordt er vanuit gegaan dat contact tussen aanbesteder en de markt niet is toegestaan. Een methode om het gesprek te blijven voeren is de concurrentiegerichte dialoog. Dit helpt gemeenten beter en sneller aan te haken bij innovatieve ontwikkelingen.

Gemeenten mogen meer kritisch zijn op hun aanbestedingsprocedures bij de aankoop van softwareproducten. In het voorbereidingsproces van aanbestedingen voor software gaat veel tijd en geld zitten, terwijl het niet altijd het beste of meest gewenste resultaat oplevert. Dit is een observatie van Stef Verhage, werkzaam als tendermanager bij Stipter.

 

Misverstand

Sinds 2013 heeft Verhage vanuit verschillende rollen aanbestedingsprocedures van dichtbij meegemaakt. Er wordt door gemeenten veel energie gestoken in het voortraject, maar nog te vaak komt hier een bestek – een programma van eisen en wensen – uit voort waar eigenlijk niemand iets mee kan.

 

Dit is zonde, vindt Verhage. Hij snapt natuurlijk dat bijvoorbeeld bij aflopende contracten gemeenten hun behoeften voor de nieuw te contracteren software formuleren. Ook moeten kostenramingen worden gemaakt, wat veel tijd kost. Maar juist in deze ‘wat-vragen-we-aan-de­-markt-fase’ gaat het vaak mis. Belangrijkste oorzaak: ‘Gemeenten zijn veelal geneigd zelf het programma van eisen tot op detailniveau te bedenken, omdat ze denken dat dit zo moet. Dit is een misverstand.’

 

Stuklopen op eisen

Volgens Verhage kunnen gemeenten zich beter richten op waar zij goed in zijn. ‘Je bent als gemeente een gebruiker van software, geen softwarebouwer. Beschrijf daarom vooral de behoeften in termen van doelstellingen en op hoofdlijnen de werkprocessen die daaraan moeten bijdragen. Val niet in de valkuil om op detailniveau functionele of zelfs technische specificaties uit te schrijven. Hoe de software in detail moet werken, daarvan hebben softwareleveranciers echt meer verstand.’

 

Te vaak ziet hij dat gemeenten stuklopen op het vormgeven van een realistisch programma van eisen dat recht doet aan wat in de markt beschikbaar is. Vaak gaat een ‘wensenprogramma’ voor de software eerst de hele gemeentelijke organisatie door. Van eindgebruiker tot functioneel beheerder tot informatiemanager: allemaal moeten ze hun specifieke ei kwijt. Dat leidt niet zelden tot te gedetailleerde eisen, vage omschrijvingen of tegenstrijdigheden.

 

Daarnaast is ‘cherry picking’ een bekend fenomeen. De gemeente kijkt dan uitgebreid naar wat in de markt beschikbaar is, maar combineert vervolgens detailfunctionaliteiten van verschillende leveranciers bij elkaar in één programma van eisen. Resultaat: een bestek waar alle denkbare opties in staan, maar in de praktijk geen enkele leverancier helemaal aan kan voldoen.

 

Het juiste detailniveau

Soms worden ook eisen onnodig detaillistisch gespecificeerd. Dan moet bijvoorbeeld ‘de OK-knop blauw zijn en zich linksonder in het scherm bevinden’. Een ander uiterste is proberen in algemene bewoordingen uniforme toepasbaarheid te bereiken. Bijvoorbeeld: ‘Een gebruiker moet bepaalde attribuutwaardes binnen een entiteit in concept kunnen opslaan, dusdanig dat bij latere bewerking van deze entiteit het conceptattribuut met ingevoerde waardes duidelijk maakt dat het hier om conceptuele attribuutwaardes gaat.’

 

Dit lijkt misschien overdreven, maar het is een voorbeeld dat Verhage in de praktijk is tegengekomen. Uiteindelijk zal hier zeker een functionele wens onder liggen, waarschijnlijk de wens om documenten of andere tekstinvoer tijdelijk in concept op te kunnen slaan. Maar: welke softwareleverancier kan in de praktijk iets met een dergelijk geformuleerde eis? Resultaat: leveranciers gaan hiermee akkoord, maar als gemeente heb je geen idee of het vraagstuk dat achter deze eis schuil gaat ook wordt opgelost.

 

Verhage vindt dit soort voorbeelden zonde van de energie die de gemeente in het proces steekt. ‘Hier zit vaak maanden of meer dan een jaar voorbereidingswerk in. Tijd en geld die de gemeente beter kan besteden. Bijvoorbeeld door het vervangen van een dergelijke interne specificatiefase door een dialoog met de markt, waardoor in gezamenlijkheid het uiteindelijke bestek tot stand komt.’

 

In gesprek met de markt

Het helpt volgens Verhage al wanneer gemeenten vóór publicatie van de uitvraag voldoende in gesprek gaan met softwareleveranciers over de mogelijkheden en het realisme van bestaande wensen. Zo kan het eisenpakket bijtijds gewijzigd worden als specifieke eisen of wensen toch niet mogelijk blijken te zijn. ‘Denk hierbij ook aan het in een marktconsultatie voorleggen van een conceptprogramma van eisen en wensen. ‘Dit is binnen de aanbestedingswet en -regelgeving prima toegestaan en voorkomt op voorhand een onrealistische uitvraag.’

 

Maar er zijn meer mogelijkheden, zowel in het voortraject als tijdens de aanbesteding zelf. Verhage: ‘Je mag natuurlijk geen leveranciers voortrekken, maar contact tussen gemeente en aanbieders is wel degelijk mogelijk, óók tijdens een aanbestedingsprocedure. Hier bestaan helaas vaak misverstanden over. Wel moet je als aanbestedende dienst, die het gesprek met één geïnteresseerde leverancier aangaat, dit in principe met alle leveranciers doen. Anders gezegd: je moet het ‘level-playing-field’ bewaken.’

 

Concurrentiegerichte dialoog

Als voorbeeld van een procedure die de communicatie tussen aanbesteder en marktpartijen stimuleert in plaats van afremt, noemt Verhage de ‘concurrentiegerichte dialoog’. In deze procedure vindt allereerst een reguliere openbare uitvraag plaats, waarna een selectie van inschrijvers tot de vervolgprocedure wordt toegelaten. In deze vervolgfase kan de aanbestedende dienst samen met de geselecteerde partijen in een dialoog de voorgestelde oplossingen nader uitwerken, om op basis van deze gesprekken te bepalen hoe de uiteindelijke oplossing eruit zou moeten zien.

 

Verhage: ‘Groot voordeel van een dergelijke werkwijze is dat de gemeente zich kan beperken tot het formuleren van het op te lossen vraagstuk, de doelstellingen en de op te lossen problemen. Vervolgens presenteren alle geselecteerde leveranciers hun voorgestelde oplossing. Zo wordt de expertise van alle partijen maximaal benut.’

 

Hij maakt wel de kanttekening dat het belangrijk is deze methode alleen te gebruiken wanneer je als gemeente de dialoog ook oprecht wilt voeren. ‘Het moet geen nepdialoog worden, bedoeld om bepaalde aanbieders de procedure in te trekken en andere – vaak nieuwkomers – buiten de deur te houden. Daarbij is het belangrijk ook het karakter van een dialoog te respecteren. Slechts eenzijdige productpresentaties door leveranciers zullen niet tot het gewenste resultaat leiden.’

 

Conclusie

Samengevat is de oproep van Verhage aan gemeenten: ‘Val niet in de valkuil om het bestek in een softwareaanbesteding te detaillistisch, generiek of allesomvattend te maken. Focus op de belangrijkste doelstellingen en ga op basis daarvan het gesprek met de markt aan. Benut de mogelijkheden in de aanbestedingswet hiervoor, deze zijn vaak groter dan gedacht.’

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingBezoekadres

Elementenweg 17
3201 LG Spijkenisse

Postadres
Hongerlandsedijk 18
3201 LW Spijkenisse

Tel.nr. 085-9024000


www.stipter.nl 

e-mail: Vanity.deSnoo@stipter.nl

Meer nieuws

Datagedreven overheid

Whitepapers