of 59244 LinkedIn

Durf vooruit te kijken

Durf vooruit te kijken. Naar meer grip op het sociaal domein.
Stipter Reageer

Het is nu vier jaar na de transitie van de jeugdzorg en de overheveling van een groot deel van de AWBZ naar gemeenten. Er is nu een trend waarneembaar dat gemeenten meer en meer gaan sturen op data. Bijna alle gemeenten zijn bezig met het aannemen van contractmanagers, inrichting van hun managementinformatie en dashboards, of verdere professionalisering hiervan. Een trend die past in de tijdsgeest: nu gemeenten de processen op orde beginnen te krijgen ontstaat de fase waarin de behoefte is om meer grip te gaan krijgen op het domein en op basis van resultaten, waarnemingen en trends te kunnen gaan sturen.

Bij de meeste gemeenten is dat met name nog ‘terugkijken’ en verantwoorden waar het geld aan is uitgegeven en rapporteren of acties zijn uitgevoerd. Bij veel stakeholders binnen de gemeente is een grote behoefte aan gedetailleerde rapportages over de uitgaven in het sociaal domein over bijvoorbeeld:

 

-          Hoeveel is er per zorgaanbieder gedeclareerd;

-          Hoeveel is er per wijk of wijkteam gedeclareerd;

-          Hoeveel klanten zijn in behandeling en hoe is de ontwikkeling daarvan geweest;

-          Hoeveel is er gedeclareerd per product, arrangement of zorgsoort;

-          Hoeveel toewijzingen zijn er geweest per maand.

 

Met een domein die zo’n impact heeft op de gemeentelijke begroting, waar bij nagenoeg alle gemeenten ook een forse overschrijding is geweest, is het logisch dat het mogelijk moet zijn om een verklaring af te geven en wethouders zich moeten verantwoorden over de uitgaven in het domein om de patronen te ontdekken die belangrijk zijn.

 

Maar de vervolgstap is cruciaal! Om daadwerkelijk regie te krijgen op het domein en een verandering te weeg te brengen en de positie in te nemen die de gemeente in zou moeten nemen wordt het van belang dat de data niet alleen maar gebruikt wordt om terug te kijken en te verantwoorden waar het geld aan is uitgegeven, hoe de wachtlijsten zich hebben ontwikkeld en hoe de ontwikkeling van de cliënttevredenheid is geweest, maar dat de data ingezet gaat worden om aanbieders, inkoop en beleid te gaan sturen en vooruit te kijken. 

 

Waar nog relatief weinig oog voor is, is het borgen van de processen die aan de hand van deze managementinformatie ingezet kan worden om te gaan sturen. Dus niet achteraf informeren over de uitgevoerde acties, maar het inbouwen van triggers en alerts die ervoor zorgen dat ambtenaren proactief kunnen sturen. 

 

Waarom alleen achteraf informeren over hoeveel geld gedeclareerd is en waar het geld aan is uitgegeven, als aan de hand van de bij de gemeente aanwezige informatie (afgegeven indicaties en de gemiddelde uitnutting binnen een productgroep) ook vooraf al ingeschat kan worden hoe de ontwikkelingen zijn? Door niet alleen te verantwoorden, maar ook de aanwezige informatie te gebruiken om te prognosticeren, maakt dat wethouders, gemeenteraad én zorgaanbieders proactief geïnformeerd kunnen worden. Het risico voor ‘verrassingen’ en daarmee politieke onrust neemt sterk af als ruim van tevoren al aangegeven kan worden dat, zonder ingrijpen, de budgetten overschreven worden en welke ontwikkelingen, wijken, aanbieders en/of producten daaraan bijdragen.

 

Het geeft daarbij in de contractbesprekingen richting zorgaanbieders ook een extra dimensie: tijd!

Doordat niet achteraf geconstateerd wordt dat het budget ontoereikend was, maar vooraf wordt ingeschat dat het aantal toewijzingen en de gemiddelde uitnutting dusdanig is dat het binnen de afgesproken budgetten en/of piketpalen niet past, maakt het ook dat nog voordat de meters in het rood staan met aanbieders afspraken gemaakt kunnen worden.

 

Waarom pas actie ondernemen als het budget van een aanbieder bijna of geheel is uitgenut als op basis van de afgegeven indicaties ook een relatief goede inschatting gemaakt kan worden welke aanbieders hun budget gáán overschrijden?

 

Contractmanagement

Dit vertaalt zich ook in de wijze waarop gemeenten het contractmanagement vormgeven. Bij veel gemeenten zien we dat dit nog veelal ‘op gevoel’ gaat terwijl aanbieder en gemeenten veel strakkere gesprekken zouden kunnen voeren, gebaseerd op de informatie die voorhanden is. 

 

×  

Wat is de verwachte budgetuitnutting van de zorgaanbieder?

×  

Hoe snel declareert de aanbieder ten opzichte van het gemeentelijk gemiddelde?

×  

Hoe goed scoort de aanbieder op de onderdelen van de landelijke outcome indicatoren, ten opzichte van de benchmark?

×  

Hoeveel klachten zijn binnengekomen over de zorgaanbieder?

×  

Wat is de ontwikkeling van de wachttijd van de zorgaanbieder (in relatie tot andere aanbieders)?

×  

Wat is de gemiddelde tijd tussen levering zorg en declaratie?

×   Hoe veel afkeur in het berichtenverkeer is er bij de aanbieder?
×  

Via welke toewijzingskanalen ontvangt de aanbieder zijn klanten en welke (bijzondere) patronen zijn hierin waarneembaar?

 

Het daadwerkelijk meten van deze resultaten en dit gebruiken als maatstaf en onderbouwing tijdens de contract- en evaluatiegesprekken met zorgaanbieders maakt het mogelijk om te kunnen gaan sturen op de resultaten en de performance van de zorgaanbieder en hier ook afspraken over te maken. Daarnaast maakt het ook mogelijk om als gemeente te sturen op risico’s. Veel gemeenten hebben tientallen of meer dan honderd contracten met zorgaanbieders. Het correct en adequaat inzage verkrijgen in de performance van deze zorgaanbieders maakt een risico gerichte aanpak ook mogelijk – zorgaanbieders contacteren die of wegens hun omvang of vanwege hun performance aanleiding geven om het gesprek mee aan te gaan. Zo kan u zelfs met een open house constructie of andere vorm van inkoop waarbij u met een groot aantal partijen te maken heeft, toch effectief contractmanagement vorm geven en sturen op de resultaten.

 

Nog een stap verder: gemeenten hebben de beschikking over een ongelooflijke hoeveelheid informatie over de maatschappelijke ontwikkelingen. In hoeverre leidt de inzet van nieuwe initiatieven, nieuwe inkoopwijze of pilots in specifieke gebieden tot beïnvloeding van deze maatschappelijke effecten, kosten en de kwaliteit van leven van de burgers…

 

Kortom: durf vooruit te kijken!  

Maar eerst… de basis op orde. Ik begon het verhaal met het feit dat gemeenten grote behoefte hebben aan betekenisvolle informatie om op te kunnen sturen. Dit betekent wel dat de data op orde moet zijn en op een eenvoudige manier ontsloten moet worden. Persoonlijke ervaring leert dat bij de meeste gemeenten deze basis om goede, betekenisvolle management- en stuurinformatie te kunnen aanbieden nog niet op orde is. Het is van cruciaal belang dat gemeenten zorgen dat de data op orde is.

 

Het bedrijf waar ik werkzaam ben, heeft veel ervaring opgedaan met het op orde brengen van administratie van gemeenten en zorgen dat met één druk op de knop alle data uit het systeem gehaald kan worden om de informatiebehoefte van gemeenten, dashboards en alerts te kunnen voeden. Maar dit is niet de standaard in Nederland. Meeste gemeente moeten sturen op gebrekkige informatie. Dat is hetzelfde als autorijden met een beslagen voorruit. Gas geven en vaart maken en daadwerkelijk innoveren is dan nagenoeg onmogelijk. De dashboards, de kwaliteit van het contractmanagement en de kwaliteit van prognoses, de kwaliteit van de informatievoorziening aan bijvoorbeeld wethouders en gemeenteraad is als goed als de kwaliteit van de data die voorhanden is.

 

Betekent dit een administratieve lastenverzwaring? Nee. Als u de processen van declaratieverwerking, zorgtoewijzing en opslag van data goed op orde brengt en/of heeft dan zal het onttrekken van de data eenvoudig zijn en is handmatig werk hierin niet nodig. Het is geen toekomstmuziek, maar nu al mogelijk!

 

Marvin Hendrikse

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingBezoekadres

Elementenweg 17
3201 LG Spijkenisse

Postadres
Hongerlandsedijk 18
3201 LW Spijkenisse

Tel.nr.

085-9024000

www.stipter.nl 

e-mail: Vanity.deSnoo@stipter.nl

bij afwezigheid Sven.denBoer@stipter.nl

Meer nieuws

Datagedreven overheid

Whitepapers