of 60264 LinkedIn

Aanbesteding Ondersteuning Sociaal Domein: Is BPO de logisch volgende stap?

Aanbesteden van BPO-software in het sociaal domein. Bepalen van de inkoopbehoefte is belangrijke eerste stap
Stipter 1 reactie

Met de decentralisaties van jeugdzorg en Wmo zien we dat gemeenten een substantieel deel van hun budget kwijt zijn aan de uitvoering van administratieve taken. Dit terwijl de budgetten aan de voorkant, voor het leveren van adequate zorg, knellen. De vraag rijst dan ook: kan dit anders?

Een deel van het antwoord is te vinden in automatisering. Want we zien dat 80 tot 90 procent van de zorgvragen die bij gemeenten binnenkomen niet complex zijn. Enkelvoudige aanvragen voor een hulpmiddel zijn aanvragen die gemakkelijk en snel te automatiseren zijn. Dit kan middels software.

En dit is ook wat de afgelopen jaren gedaan is. Gemeenten hebben massaal, individueel of in samenwerkingsverbanden, software ingekocht waarmee zij (geautomatiseerd) berichtenverkeer, declaraties en facturen weten af te handelen. Toch gaat nog veel tijd en geld verloren aan administratieve taken.

 

Soms trekken ook accountants aan de bel als administratieve processen niet op orde zijn. Zo hebben veel gemeenten afgelopen jaren problemen gehad om de accountantsverklaring op de uitvoering van de Jeugdwet te verkrijgen. Dit is ook niet zo gek, wanneer je bedenkt dat de uitvoering van deze administratieve processen niet de corebusiness van een gemeente is. De oplossing kan gezocht worden in inkoop van deze processen en de aanbesteding daarvan.

 

Bepalen van de inkoopbehoefte

Een belangrijke eerste stap van een aanbestedingsproces is het bepalen van de inkoopbehoefte. Moet je als gemeente de administratieve verwerking zelf doen? Er is geen enkele wet- of regelgeving die stelt dat de gemeente dit zelf moet uitvoeren. Sterker: wetgeving is er juist op gericht om de uitvoering van processen die niet noodzakelijk bij de overheid liggen zoveel mogelijk door marktpartijen te laten uitvoeren.

 

Verder heeft het geen zin om handmatig verwerkingen te doen van de declaraties en facturen waar ‘niets mis mee is’. Dit zijn toch 90 procent van de verwerkingen. Juist de declaraties/facturen waar ‘iets’ mis mee is, kosten tijd.

 

Denk aan zorgaanbieders die met medewerkers van de backoffice contact opnemen, vanwege onduidelijkheid over een declaratie/factuur die niet wordt betaald. Dit moet worden uitgezocht en dat kost tijd. Dit is de wérkelijke administratieve last, welke niet door alleen een softwareoplossing kan worden opgelost.

 

Centrale vraag bij het bepalen van de inkoopbehoefte kan zijn: waar wil ik als gemeente in ontzorgd worden? Wanneer je deze vraag stelt, blijkt al snel dat de aanschaf van een nieuw softwarepakket op zichzelf ook weer zorgen met zich meebrengt én dat het niet de werkelijke administratieve last oplost.

 

De juiste aanbestedingsmethode

In veruit de meeste (traditionele) aanbestedingen wordt op detailniveau de beoogde (technische) werking van een softwarepakket uitgeschreven. Resultaat is niet zelden een vuistdik boekwerk getiteld ‘Programma van eisen’. Hier dienen leveranciers op straffe van uitsluiting vanwege een ‘ongeldige inschrijving’ tot op de punt en komma aan te voldoen.

 

Voor de aanbestedende dienst geldt – in theorie – dat zij de volledige controle heeft en precies weet wat zij krijgt. De praktijk legt echter een vervelende paradox bloot: dit gevoel van controle blijkt een schijncontrole te zijn en wordt door leveranciers gebruikt om exact datgene te leveren dat in de minimale eisen omschreven staat. De gemeente profiteert hiermee onvoldoende van de kennis van leveranciers, bijvoorbeeld uit eerdere vergelijkbare implementaties en ook het innovatieve vermogen wordt niet aangesproken. Dat is jammer, want de leveranciers zijn experts en het is zonde om hun kennis niet te gebruiken.

 

Best value

Een bestaande aanbestedingsmethode die hier reeds vanuit gaat is de best value-methode. Hierin worden probleemstelling en doelstellingen aan de markt voorgelegd en kunnen inschrijvers zelf aangeven hoe zij hier invulling aan kunnen geven. Zo besteed je aan vanuit de eigen doelstellingen en belangrijke randvoorwaarden. En ga niet je eigen oplossing bedenken.

 

Het aanbesteden voor een dienstverlener die de processen overneemt (BPO) zorgt er ook voor dat de software ondergeschikt raakt. Dit is de verantwoordelijkheid van de leverancier die de processen overneemt. Vergelijk het met Word kopen en zelf je teksten maken, of het inhuren van een compleet tekstbureau dat voor jou teksten maakt. Dan beschrijf je ook alleen de output, en maakt het je niet uit welk tekstverwerkingsprogramma zo’n bureau gebruikt.

 

Vergeet de context niet

Ook aan het uitbesteden van bedrijfsprocessen kleven natuurlijk risico’s. Zo mag de aansluiting op de omgeving niet verloren gaan. Denk hierbij aan de aansluiting van backoffice-processen op de voorkant van de dienstverlening, maar ook de aansluiting van zorgaanbieders.

 

Het zo goed mogelijk helpen van de burger aan de voorkant begint met een zo efficiënt mogelijke informatievoorziening aan de achterkant. De informatie uit ‘de achterkant’ zal naar voren moeten. Vanuit software zijn hier landelijke standaarden voor ontwikkeld (i-berichten, integraal kantbeeld en dergelijke). Hier is software dus wel degelijk belangrijk en een belangrijke randvoorwaarde om in een BPO-aanbesteding rekening mee te houden.

 

Tot slot raken administratieve lasten de hele keten. De administratieve belasting van de ‘backoffice’ treft niet alleen de gemeente, maar ook zeker zorgaanbieders. Met name grote partijen krijgen te maken met een veelvoud aan gemeenten, die elk eigen eisen en voorwaarden stellen aan bijvoorbeeld het gewenste declaratiegedrag (wanneer mag je welk percentage declareren, outputgericht of uurtje-factuurtje etc.). Zij zijn erbij gebaat wanneer zij bij een BPO-leverancier één aanspreekpunt voor meerdere gemeenten hebben. En gebaat bij een eigen aanbiederportaal, met toegang tot de juiste budgetten en informatie.

 

Tips

Hier kun je aan denken bij een goede aanbesteding voor ondersteuning administratie sociaal domein:

  • focus zoveel mogelijk op automatisering
  • beperk je niet tot ‘het zelf doen’
  • focus op het daadwerkelijke vraagstuk, de daadwerkelijke uitdaging en zet deze in de markt
  • vergeet de aansluiting op de ‘voorkant’ niet
  • kijk breder dan jezelf: betrek ook de zorgaanbieders in de aanbesteding
Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reageer op dit artikel

Door Spijker (n.v.t.) op
En.......zorg vooral voor een geautomatiseerd uniform landelijk registratie- en boekhoudsysteem.

Contactgegevens

AfbeeldingBezoekadres

Elementenweg 17
3201 LG Spijkenisse

Postadres
Hongerlandsedijk 18
3201 LW Spijkenisse

Tel.nr. 085-9024000


www.stipter.nl 

e-mail: Vanity.deSnoo@stipter.nl

Meer nieuws

Datagedreven overheid

Whitepapers