Inkopen en inrichten van vluchtelingenopvang Oekraïners

Als gevolg van de Russische inval in Oekraïne is een aanzienlijke vluchtelingenstroom ontstaan. Het kabinet heeft de toezegging gedaan om in ieder geval 75.000 opvangplekken te realiseren. Dit is door het kabinet vastgelegd in de Kamerbrief van 17 maart 2022. Het kabinet heeft de gemeenten en veiligheidsregio’s belast met het realiseren van circa 3.000 opvangplekken per veiligheidsregio. Uitgangspunten van de opvangplekken zijn dat Oekraïners en personen met een asielstatus in Oekraïne recht hebben op fatsoenlijk onderdak, levensonderhoud, werk, medische zorg, en onderwijs. De kosten die de gemeenten maken voor de opvang wordt vergoed door het Rijk. 

Verschillende partijen hebben gezamenlijk de Handreiking Gemeentelijke Opvang Oekraïners opgesteld. De meest recente versie dateert van mei 2022. In de Handreiking is opgenomen dat sprake is van een verwacht verblijf van minimaal zes maanden tot een jaar. Op 7 april 2022 heeft het kabinet bekendgemaakt dat gemeenten en veiligheidsregio’s een normbedrag ontvangen van € 700 per week per gerealiseerde gemeentelijke opvangplek op basis van de Specifieke Uitkering (SPUK).

Hoe draagt u bij aan een rechtmatige totstandkoming van de opvangvoorzieningen?

Kwalificatie van benodigde werken, leveringen en diensten

Voor de opvang van vluchtelingen is een breed scala aan werken, leveringen en diensten benodigd. Onderstaand nemen wij een overzicht op van enkele benodigde zaken, de kwalificaties en procedurele mogelijkheden voor de aanschaf op korte termijn.

Aanbesteding

Verwacht wordt dat de vluchtelingenopvang in ieder geval een jaar in stand moet worden gehouden, tot minimaal voorjaar 2023. De volgende overwegingen kunnen bijdragen in uw inkoopstrategie voor de korte termijn:

Raming opdrachtwaarde: De voorzieningen die zijn benodigd voor de vluchtelingenopvang worden verwacht voor minimaal een jaar te worden ingezet. Wij zien hier een goed verdedigbaar standpunt om de opdrachten te ramen over de duur van een jaar. Het verdient wel aanbeveling om eventuele opties of verlengingen in te bouwen mocht de opvang langer noodzakelijk zijn. Een korte opdracht lijkt ons in dit geval niet in strijd met het knipverbod, omdat kan worden gemotiveerd waarom een kortere contracttermijn op basis van de Gids Proportionaliteit is geoorloofd. Wij wijzen er echter op dat de VNG alsnog uitgaat voor een maximale termijn van 12 maanden voor de inzet van opvanglocaties.

Urgentie en doorlooptijden: Wanneer de gemeenten reeds bestaande voorzieningen hebben gecontracteerd is het ons inziens verdedigbaar om deze bestaande infrastructuur te verlengen. Wanneer er sprake is van een minimale wijziging valt deze mogelijk onder de bagatelwijziging. Wanneer de wijziging echter wezenlijk is biedt de Aanbestedingswet verschillende opties. Zo kan de aanbestedende dienst bestaande contracten wijzigen of verlengen, wegens onvoorziene omstandigheden of noodzakelijke aanvullende werken, leveringen en diensten. Ook is het mogelijk om een nieuwe opdracht te gunnen aan een zittend leverancier voor aanvullende leveringen die bestemd zijn voor gedeeltelijke vernieuwing van bestaande leveringen of installaties, of uitbreiding daarvan. In dit laatste geval moet verlenging bij de zittend aanbieder nodig zijn omdat andere technische eigenschappen van concurrenten niet verenigbaar zijn met de bestaande infrastructuur.

Procedure: Wanneer geen gebruik kan worden gemaakt van de bestaande infrastructuur dient een procedure te worden gevolgd uit de Aanbestedingswet. Gelet op de aard van de vluchtelingenopvang – tijdelijk en acuut – zien wij goede gronden om toepassing te geven aan de onderhandelingsprocedure zonder aankondiging. Daarbij moet in acht worden genomen dat er sprake is van een tijdelijke voorziening. Voor duurzame werken, leveringen en diensten die worden ingezet ten behoeve van de vluchtelingenopvang, maar die ook worden ingezet nadat de vluchtelingenopvang is beëindigd moeten in beginsel wel worden aanbesteed middels een reguliere (niet-) openbare procedure.

Waar moet u verder nog rekening mee houden

Voor een succesvolle vluchtelingenopvang is het nodig dat ook voldoende draagvlak wordt gecreëerd binnen het bestuur, inwoners van de gemeente en ondernemers. Het is daarbij onontkoombaar om tijdig en volledig te communiceren met partijen die bij kunnen dragen aan acceptatie en instandhouding van de voorzieningen voor vluchtelingen. Het verdient aanbeveling om een integrale strategie te ontwikkelen voor sociale integratie, financiële haalbaarheid en veiligheid die recht doet aan de noodzaak en urgentie van de noodzakelijke opvang. 

Conclusie

Bij de keuze voor inkoop van benodigde werken, leveringen en diensten van de vluchtelingenopvang, achten wij het goed verdedigbaar dat bestaande contracten worden gewijzigd ten behoeve van de vluchtelingenopvang. Afhankelijk van de omvang van de wijziging kan deze vallen onder een van de toelaatbare wijzigingsgronden. Wanneer de wijziging de toelaatbare grenzen van wijzigingen overschrijdt, of wanneer sprake is van een nieuwe opdracht ligt het meer voor de hand om opnieuw aan te besteden. Voor tijdelijke voorzieningen kan dan worden gedacht aan een onderhandelingsprocedure zonder aankondiging, of een verkorte (niet-)openbare procedure.