‘In control’ zijn over zorguitgaven

Ruim 5 jaar geleden alweer, de decentralisatie in het sociaal domein. Nog steeds zijn er gemeenten niet ‘in control’ over Wmo en Jeugdwet uitgaven. Het ontbreekt in meer of mindere mate aan de betrouwbare stuur- en managementinformatie om gemeentebeleid goed te kunnen evalueren en bij te sturen. Evaluatie die nodig is om grip op verantwoorde zorginzet te kunnen hebben en houden.

Gemeenten hebben moeite om te bepalen welke acties zij moeten ondernemen als betrouwbare stuur- en managementinformatie rondom zorguitgaven ontbreekt. Kan het gemeentebeleid niet goed worden geëvalueerd? Dan leidt dit logischerwijs tot reacties die niet altijd bijdragen aan een oplossing om wel ‘in control’ te raken.

Zo wordt er soms voor gekozen niets te doen en de consequenties op termijn te aanvaarden. Of er wordt wél actie ondernomen door bijvoorbeeld zorg opnieuw in te kopen of nieuwe software aan te schaffen. In essentie leiden deze reacties niet tot dé structurele oplossing.

Structurele oplossing

Om evaluatie van gemeentebeleid mogelijk te maken en ‘in control’ te zijn over zorguitgaven is het van belang het complete plaatje inzichtelijk te hebben. Het is cruciaal om over betrouwbare stuur- en managementinformatie te beschikken en optimaal georganiseerde administratieve processen is de crux.

8 aandachtspunten

Als de administratieve basis niet op orde is kan er geen data voor betrouwbare stuur- en managementinformatie worden gegenereerd. Maar er is meer van belang om te komen tot een zo optimaal georganiseerd administratief proces.

Om ‘in control’ te zijn op de zorguitgaven moeten gemeenten de volgende acht aandachtspunten in ogenschouw nemen:

Aandachtspunt 1 | Heldere inkoop

De administratieve uitvoering moet aansluiten op gemaakte inkoopafspraken en het inkoopbeleid, zodat gecontracteerde producten in de uitvoering van de administratie verwerkt kunnen worden. Belangrijk onderdeel in dit proces is een helder en eenduidig afgestemd administratie protocol. De voorwaarden zijn in het administratie protocol vastgelegd en deze zijn gedeeld met alle stakeholders.

Wijkt het administratie protocol op onderdelen af van het landelijk protocol? Vraag je als gemeente dan af of dit noodzakelijk is om te doen. Afwijken van het landelijk protocol kan voor (landelijke) zorgaanbieders problemen opleveren en dit kan het gehele administratieve proces frustreren.

Aandachtspunt 2 | Waterdichte Product Diensten Catalogus (PDC)

Is er ruimte voor discussie over bijvoorbeeld eenheden, frequentie, AGB-code (voorloop 0), tarieven et cetera? Dan is de PDC niet waterdicht. Zowel bij de zorgaanbieder als bij de front- en backoffice van de gemeente is de PDC de basis voor het verdere administratieve proces. Als de PDC niet bij alle partijen hetzelfde is ingeregeld ontstaan er ergens bij de administratieve uitvoering problemen.

Aandachtspunt 3 | Risicoloze koppeling

Wanneer wordt gewerkt met een verschillend systeem voor de front- en backoffice van de gemeente dient de koppeling tussen beide systemen vlekkeloos te verlopen. Uiteindelijk moet dezelfde data die betrekking heeft op zorguitgaven in beide systemen staan. Mits hierover andere heldere afspraken zijn gemaakt.

Punt van aandacht is dat koppelingen tussen systemen automatisch geregeld zijn en doen wat ze moeten doen. Breng niet geautomatiseerde werkzaamheden, zoals foutgevoelige handmatige acties, in kaart om risico’s onder controle te krijgen.

Aandachtspunt 4 | (Kwali)tijd

Zijn er problemen in de uitvoering of software aanpassingen nodig? Creëer tijd en zet een freeze periode in op het berichtenverkeer. Zo ontstaat tijd om de basis/ het systeem op orde te brengen. Het verbeterde administratieve proces zorgt er (als het goed is) voor dat opgelopen achterstanden sneller worden ingelopen. Een dergelijk actie heeft een groot effect voor diverse partijen. Goede communicatie is hierbij van cruciaal belang om begrip bij diverse partijen te kunnen kweken.

Aandachtspunt 5 | Wie doet wat

Weten alle betrokkenen binnen het administratieve proces van elkaar eigenlijk wel wat ze doen? In de praktijk gebeurt het zeer geregeld dat de ene interne afdeling niet weet van de ander wat deze doet. Leg dit vast, houdt elkaar op de hoogte en benoem eigenaren in het proces. Dit voorkomt onnodig dubbel werk en zorgt voor een betere kwaliteit van het administratieve proces.

Aandachtspunt 6 | Overzicht en inzicht

Welke data met betrekking tot zorguitgaven kan er vanuit het administratieve proces worden gegenereerd? Is deze data overzichtelijk en inzichtelijk beschikbaar? Een interactief dashboard met gebundelde informatie maakt dit mogelijk. Hiermee hebben o.a. beleidsmedewerkers en de administratieve uitvoering snel de voor hen relevante stuur- en managementinformatie voorhanden.

Aandachtspunt 7 | Samen constructief

Het administratieve proces en de daadwerkelijke uitvoering is de uitkomst van gezamenlijke afspraken. Verloopt het proces niet goed? Werk dan constructief in plaats van naar elkaar te wijzen. Kijk naar oplossingen die het administratieve proces wél weer goed laten verlopen en die ook daadwerkelijk uitvoerbaar zijn. Samen kom je ten slotte verder.

Aandachtspunt 8| Procesevaluatie

Welke zaken binnen het administratieve proces verlopen er goed? Als bekend is wat er in de basis al op orde is, benoem dit dan en houdt hieraan vast. Weten wat er wél en wat niet werkt geeft inzicht. Zet procesevaluatie dan ook structureel op de agenda en verbeter het administratieve proces doorlopend.

De praktijk

Het klinkt allemaal zo logisch. In de praktijk zien we dat het administratieve proces niet altijd optimaal verloopt en dat net deze punten bij de gemeente aandacht vragen. Het is logisch dat er in dit geval onvoldoende betrouwbare stuur- en managementinformatie voorhanden is en ze niet ‘in control’ zijn over de Wmo/Jeugdwet uitgaven.

Zijn er binnen uw organisatie verbeterslagen mogelijk? Schakel eventueel hulp in om de basis op orde te brengen. Samen verder met grip op verantwoorde zorginzet.

Bent u benieuwd hoe Zorg-Lokaal uw gemeenten kan helpen?