of 59250 LinkedIn

Van onbegrip en ondoorzichtigheid naar rust en transparantie bij actualisatie van grondexploitaties

AfbeeldingBegin dit jaar hebben de ABG-gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze-Rijen) ons gevraagd om de gemeentelijke grondexploitaties te actualiseren. De gemeente had op dat moment geen planeconoom en heeft daarom besloten om Over Morgen in te schakelen. Een type opdracht dat wij vaker uitvoeren voor gemeenten in Nederland. Soms gaat het om een kleine portefeuille, maar voor deze gemeenten waren dit maar liefst 30 grondexploitaties die in zes weken tijd werden geactualiseerd. Maar hoe start je een dergelijk proces? Wat zijn de logische stappen? En tegen welke issues loop je aan? Hieronder een kort verslag.

Minimaal één keer per jaar wordt een grondexploitatie geactualiseerd

Dit gebeurt normaliter in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar. De boekwaarden van het afgelopen jaar (boekjaar) worden verwerkt in de grondexploitatie en vervolgens worden de uitgangspunten van het plan wederom uitgebreid tegen het licht gehouden (zowel ruimtelijk als financieel). Om het proces goed te structureren, hebben wij vooraf een uitgangspuntennotitie opgesteld die met betrokkenen is afgestemd. Onderwerpen als programmering, uitgiftetempo, grondopbrengsten, kosten, parameters en risicomanagement komen aan bod. Na interne afstemming is de notitie ook voorgelegd aan de controlerend accountant. Hiermee zijn discussies over gehanteerde uitgangspunten aan het einde van het proces voorkomen.

 

Projecten doorgronden

Om als adviseur de projecten in korte tijd goed te kunnen doorgronden, zijn uitvoerige gesprekken gevoerd met de projectleiders van alle grondexploitaties. Aan de hand van kaartmateriaal, marktgegevens en contracten met marktpartijen werd inzicht gegeven in de stand van zaken van de projecten. Immers, de financiële prognose van een grondexploitatie is in feite een resultante van (gewijzigde) uitgangspunten en kaders van het project. Tijdens de gesprekken komen verschillende aspecten aan bod. Zelfs bij de projectleiders borrelen er vragen op die anders niet gesteld zouden worden. Vervolgens zijn wij gestart, bepakt met bulk aan informatie, met het één voor één actualiseren van de grondexploitaties. Tijdens dit proces is het van belang om goed en helder te blijven communiceren met de betrokken projectleider, maar ook met de afdeling Financiën. Er ontstaan vrijwel altijd nieuwe vragen, welke uiteindelijk leiden tot verbeterde inzichten en conclusies. Dit proces is cyclisch iteratief. Er wordt herhaaldelijk teruggekeerd naar een vorige stap.

 

Gedurende het proces kwamen wij snel tot de conclusie dat het gehanteerde rekenmodel van de gemeenten enkele beperkingen had. Het model was op onderdelen foutgevoelig, de prognose van de kosten in feite een restant raming (totaal minus boekwaarde) en de output niet voldoende geschikt als managementinformatie. Desalniettemin was het model robuust genoeg om de actualisatie door te voeren, mits het vier-ogen-principe werd gehanteerd. Uiteindelijk zijn de grondexploitaties op tijd geactualiseerd, voorzien van een beknopte schriftelijke toelichting en een volledig dossier.

 

Een rekenmodel op maat

Tot slot hebben wij na het actualisatieproces de gemeente ondersteund bij het ontwikkelen van een nieuw rekenmodel. We kregen de vraag om een eenvoudig en gebruiksvriendelijk model op te leveren die tevens voldoet aan de informatiebehoefte binnen de gemeentelijke organisatie (bestuur, management en projectleiders). Door onze ervaring hebben wij een brede blik op verschillende rekenmodellen die gemeentelijke organisaties hanteren bij grondexploitaties. Ons valt op dat bij Excel-modellen vaak een gebrek is aan overzicht en structuur, met als gevolg dat een grondexploitatieberekening voor een buitenstaander niet voldoende navolgbaar is. Dit is doorgaans alleen begrijpelijk voor ambtenaren met een financiële achtergrond (planeconomen, controllers, administratie). In de afgelopen jaren is wel gebleken dat voor velen een grondexploitatie een ‘black box’ is. Denk hier bijvoorbeeld aan raadsleden, wethouders, projectleiders en MT-leden.

 

Bij het ontwikkelen van het rekenmodel hanteerden wij daarom de volgende structuur: input – throughput – output. De veelheid aan informatie moest uiteindelijk vertaald worden naar begrijpelijke en relevante informatie, zodat het management in staat wordt gesteld om besluiten te kunnen nemen. Het nieuwe rekenmodel wordt inmiddels gebruikt door de gemeente. Wij durven te stellen dat de gemeente belangrijke stappen heeft gezet in de verdere professionalisering van de grondexploitaties en over robuuste grondexploitaties beschikt op basis van de uitgangspunten van een project.

 

Over Morgen heeft ervaring met het begeleiden van gemeenten in het actualiseren van de financiële waardering van de grondportefeuille. Met de kennis van enerzijds gebiedsontwikkeling en anderzijds de processen binnen gemeentelijke organisaties, beschikken wij over koersinzicht voor actualisatieprocessen, weten wij hoe accountants controleren én begrijpen wij de informatiebehoefte van het bestuur voor het nemen van besluiten.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingOver Morgen

Kleine Koppel 26

3812 PH Amersfoort

+31 (0) 33 3036800

overmorgen.nl

Meer nieuws

Wilt u eens in gesprek met Over Morgen?
Neemt u gerust contact met ons op.

Whitepapers

Bloggers