of 59147 LinkedIn

Daar komen de accountants!

AfbeeldingTips voor een soepel proces rondom grondexploitaties.

Ieder jaar zijn gemeenten in het eerste kwartaal druk bezig met de jaarrekening. Vooral projecten met veel schattingselementen vergen veel aandacht van ambtenaren. Een grondexploitatie is hier een goed voorbeeld van. Het zijn vaak projecten met een hoge boekwaarde en een lange doorlooptijd. De actualisatie van een grondexploitatie is noodzakelijk, maar ook tijdrovend. De reguliere werkzaamheden lopen immers ook door. Denk hierbij maar aan onderhandelingen met marktpartijen, aanbesteding van civiele werken, stedenbouwkundige uitwerkingen, etc. Uiteindelijk worden de geactualiseerde grondexploitaties verwerkt in de gemeentelijke jaarrekening. Daarmee kan de jaarrekeningcontrole door de accountant worden gestart.

Niet zo populair
Nou weet ik uit ervaring dat accountants niet al te populair zijn onder ambtenaren. De jaarrekeningcontrole wordt vaak als vermoeiend ervaren. Een traject met een hoog zuchtgehalte. Op zich wel begrijpelijk, want niemand vind het leuk om gecontroleerd te worden. Het traject duurt weken terwijl ambtenaren ondertussen druk zijn met andere dossiers die (politiek) de aandacht vragen. Naast het proces wordt het beroep ook niet altijd als spannend ervaren. Ik hoor mensen al zeggen: “ach, een beetje vinken”. Het mooie is dat wanneer zaken in de jaarrekening op orde zijn het in feite ook vinken is. Ik herinner mij een overleg bij een gemeente waar een accountant begon met de woorden: “de start van de jaarrekeningcontrole is de mooiste dag van het jaar”. Ik zag de ambtenaren al kijken met een blik van “are you kidding me?!”. Zelf denk ik bij de mooiste dag van het jaar eerder aan het eerste zomerbiertje van het jaar in het park met “Summertime” van Fresh Prince op de speakers. Maar goed, we dwalen af……

 

Stroef proces 
De jaarrekening is een verantwoordelijkheid van het College. De gemeenteraad heeft de wettelijke taak om het College te controleren. Voor de jaarrekeningcontrole vraagt de raad meestal hiervoor een externe accountant. Vanuit die maatschappelijke context is er uiteraard begrip voor een jaarrekeningcontrole. De jaarrekening moet immers een getrouw beeld geven van de financiële positie van een gemeente. Dat is in ieders belang. Je wilt als gemeente immers niet boven je stand leven. Maar vanwaar toch die weerstand? Het zit ‘m juist in het proces! Het traject is vrij lang en voor ambtenaren vermoeiend omdat accountants niet snel tevreden zijn met de aangeleverde onderbouwing van de financiële prognoses. Zij worden bestookt met vragen als “Wat is de onderbouwing, hoe sluit dit aan op de grondexploitatie?”. In de ogen van de ambtenaar is er meer dan voldoende informatie aangeleverd. Frustraties ontstaan daarnaast ook wanneer de accountant onvoldoende is ingelezen, weinig specifieke kennis heeft van gebiedsontwikkeling, weinig interesse toont in het mooie plan, weinig oog heeft voor de financiële kansen, niet met oplossingen komt of geen duidelijkheid verschaft over de BBV-regelgeving. Kortom, meer dan genoeg aandachtspunten voor de accountant.


Wederzijds begrip
Naast meer begrip van de kant van de accountants, moeten ook gemeenten meer begrip tonen voor de positie van de accountant. Zo is het voor een buitenstaander lastig om een projectdossier in korte tijd eigen te maken. Enige begeleiding vanuit de gemeente kan geen kwaad. Daarnaast moet de gemeente beseffen dat de werkwijze van de accountant sterk wordt bepaald door de toezichthouder (AFM). De bevindingen in het controledossier moeten namelijk herleidbaar zijn naar brondocumenten (de zogenaamde audit-trail). Om de accountant beter te helpen, zijn daarom de volgende punten wellicht nuttig bij de actualisatie van grondexploitaties:

 

  • Uitgangspuntennotitie: stel een notitie op met een toelichting op de beoogde kaders en uitgangspunten voor de grondexploitaties. Denk hierbij aan bijvoorbeeld woningbouwprogramma, uitgiftetempo, grondprijsbeleid en parameters. Leg deze notitie tijdens de interim-controle voor aan de accountant. Daarmee zijn de uitgangspunten op portefeuilleniveau in een vroeg stadium met de accountant afgestemd.
  • Voorselectie: neem het initiatief en selecteer de belangrijkste grondexploitaties die relevant zijn voor een controle. Accountants voeren zelf ook een pre-audit uit. De scope van de controle kan in een vroeg stadium gezamenlijk worden vastgesteld. Daarmee worden extra controles in het eindtraject voorkomen.
  • Schriftelijke toelichting & dossier: schrijf per grondexploitatie een bondige toelichting op de actualisatie. Maak per hoofdpost een verschillenanalyse en licht de werkwijze toe hoe de gemeente komt tot marktconforme bedragen (taxaties, onderzoek, overeenkomsten etc. en stel op basis hiervan meteen een dossier op). Hanteer hierbij nadrukkelijk ook het backtesting principe (toetsing prognose aan de realisatiecijfers). Toets globale ramingen aan benchmark-gegevens of kengetallen.
  • BBV-regelgeving: leg expliciet een link met de BBV-regelgeving voor zaken die momenteel actueel zijn zoals de maximale looptijd, rentepercentage, discontovoet, kostensoortenlijst, splitsing kostenverhaal, tussentijdse winstneming etc. Leg onduidelijkheden in de BBV-regelgeving expliciet voor aan de accountant in een vroeg stadium.
  • Risicoparagraaf: maak een beknopt overzicht van de belangrijkste risico’s. Gebiedsontwikkeling is immers een activiteit met een hoog risicoprofiel. Kwantificeer het financiële effect en formuleer mogelijke beheersmaatregelen. Kwantificeer daarnaast ook de onzekerheden rondom globaal geraamde posten (gevoeligheidsanalyse).
  • Rekenmodel: houd een logboek bij zodat de actualisatie van de betreffende grondexploitatie ook in het rekenmodel navolgbaar is. Voer daarnaast relevante controleberekeningen uit zodat transparant is dat het rekenmodel correct doorrekent (totalen, indexatie, eindwaarde, netto contante waarde, etc.).

 

Het bovenstaande is in feite een oproep aan zowel accountants als gemeenten om meer begrip voor elkaar te hebben en elkaars belangen te respecteren. Het blijven echter wel twee verschillende werelden, waarin de één nou net een andere kijk heeft op de mooiste dag van het jaar.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door B. Janssen (Ambtenaar) op
Dankzij de BBV-commissie en hun vreselijke bemoeizucht worden de regels steeds ingewikkelder en ondoorzichtiger. Je moet een jurist of een accountant zijn om ook nog maar iets van de uitleg van de BBV te begrijpen. Het ene is nog niet bedacht en uitgewerkt of het wordt al weer aangepast.
In de zoektocht naar regels om financieel vergelijkbare gemeentebegrotingen te krijgen worden compleet onzinnige regels gemaakt, regels die zo ondoorzichtig zijn dat ze nooit zullen bijdragen aan vergelijkbaarheid, maar de verschillen enkel zullen vergoten. De begroting was gebaseerd op overheidstaken, maar is verworden tot een populistische programma-indeling. De koppeling met de overheidstaak is gewoon niet meer teug te zien en dus zal er nooit sprake zijn van enige vergelijkbaarheid. Met als "hilarisch" hoogtepunt: "Samenkracht en Burgerparticipatie". Iemand enig idee wat dit betekent? Weg vergelijkbaarheid want we denken allemaal wat anders. 80% van de gemeentebegroting is medebewind en makkelijk te koppelen aan deze overheidstaak. De rest valt onder de autonomie van de gemeenten. Saai, maar simpel! Daar heb je geen dure accountants en juristen voor nodig. Maar die versimpeling van voorschriften kan je niet verwachten van een club die bestaat uit deze beroepsgroep. Werk zullen ze houden.

Contactgegevens

AfbeeldingOver Morgen

Kleine Koppel 26

3812 PH Amersfoort

+31 (0) 33 3036800

overmorgen.nl

Meer nieuws

Wilt u eens in gesprek met Over Morgen?
Neemt u gerust contact met ons op.

Whitepapers

Bloggers