of 59250 LinkedIn

Selecteren op samenwerking kan, mag en lukt

Reageer

Bouw- en infraprojecten worden vaak aanbesteed op basis van prijs en kwalitatieve criteria. Maar er lijkt een nieuwe trend te ontstaan: selecteren op basis van samenwerking. Wat zijn de ervaringen en hoe doe je dat?

Plaats van handeling is het bomvolle PIANOo congres, 7 juni 2018. Ruim 750 publieke aanbesteders delen hun ervaring en gaan in gesprek over de uitdagingen en trends binnen de wereld van inkoop en aanbesteden. Veel sectoren komen aan bod, waaronder de bouw & infra. Eén sessie gaat over ‘Open collaboration’, sprekers zijn Ellen Masselink (BAM), Andrea Chao (Simmons & Simmons) en Koen van der Kroon (Rijkswaterstaat).

 

Ervaring in Engeland

Masselink vertelt enthousiast over het project Northern Hub, een grootschalige renovatie van het spoorwegennet in het noorden van Engeland (aanbesteed in 2016, contractwaarde > 1 miljard pond). Het project was complex, kende veel onzekerheden en daarom was de opdrachtgever vooraf bang voor veel meerwerk claims. Dat deed de opdrachtgever besluiten het project in een alliantie contract onder te brengen, met spelregels en doelstellingen zoals ‘best for project’, niet oppositioneel werken, een gezamenlijke pot geld voor risico’s, samen winst of verlies delen, ‘no claim no blame’ en een open boekhouding, die alle partijen konden inzien.

 

Om die doelstellingen waar te maken, is stevig geïnvesteerd in de aanbesteding van het contract. ‘Daarbij werd niet geselecteerd op basis van een inschrijving en prijs’, vertelt Masselink, ‘maar op basis van de beste inschrijver en shared values. Deze werden door de aanbesteder beoordeeld op basis van een visiedocument en competenties van het team. Daar hoorden dus ook stevige assessments bij van de beoogde teamleden van de aannemer’.

 

Masselink sluit af door te zeggen dat het project, door BAM aangenomen in een joint venture uiteindelijk binnen budget en planning is opgeleverd. Ze geeft aan dat het erg bevorderlijk is geweest voor de samenwerking dat de contractpartijen gedeelde verantwoordelijkheid droegen voor de kosten en risico’s. Daar was weinig discussie over en dat bracht rust voor de teamleden, waarvan buitenstaanders vaak niet wisten wie nu opdrachtgever of -nemer was. Een collega van Masselink vertrouwde haar toe: ‘Once you work in an alliance, you never want anything else again’.

 

Maar hoe dan?

Andrea Chao is advocate en beantwoordt meteen de prangende vraag. ‘Kun je in plaats van een werk een samenwerking aanbesteden? Ja, dat kan’. Als je maar de juridische basisregels in acht neemt, voegt ze toe: de opdracht moet onderwerp zijn van mededinging en je moet de gebruikelijke aanbestedingsrechterlijke principes respecteren (gelijkheid, proportionaliteit en transparantie). ‘Als je dat doet, kun je ook samenwerking aanbesteden.’

 

Chao geeft aan dat de concurrentiegerichte dialoog en het innovatiepartnership geschikte procedures zijn, waarmee je samenwerking kunt aanbesteden. Maar ze gaat ook concreet in op het toepassen van ‘samenwerking’ als gunningscriterium. Binnen de drie opties die je hebt om EMVI toe te passen, kies je voor beste prijs-kwaliteitverhouding. Samenwerking is dan een kwaliteitsaspect dat je in relatie tot de prijs kunt beoordelen. De uitdaging is natuurlijk hoe je dat aspect objectiveert, zodat je tot een eerlijke vergelijking tussen inschrijvers kunt komen. Chao noemt als voorbeeld dat je op basis van een proefproject kijkt hoe de gegadigden denken en handelen als ze daar de risico’s uit moeten halen. Of wat hun probleemoplossend vermogen in zo’n situatie is.

 

Ook Chao benadrukt dat een aanbesteding op basis van samenwerking kan, maar een uitgebreide en zorgvuldige voorbereiding vraagt van de aanbesteder. Waarbij selectie- en gunningscriteria duidelijk gescheiden moeten worden en steeds gericht moeten zijn op het doel van de opdracht. Ook vraagt zij begrip voor de positie van de gegadigden of inschrijvers, ook als deze soms wantrouwend zijn. ‘Ze hebben vaak slechte ervaringen gehad, dus ga redelijk met hun belangen om. Naast een zorgvuldige voorbereiding en objectieve criteria valt daarbij ook te denken aan een vergoeding voor eventuele reken- en tekenkosten, een degelijke motivering van beslissingen en het serieus in overweging nemen van voorstellen tot contractwijzigingen, die de marktpartijen doen’.

 

Bewaak de Bedoeling

Van der Kroon laat zien dat selecteren op samenwerking niet alleen geschikt is voor megaprojecten zoals genoemde spoorwegrenovatie in Engeland. Ook bij het project DOEN, de renovatie van de Nijkerkerbrug door Rijkswaterstaat, zijn marktpartijen geselecteerd op samenwerking. Dit project kreeg als opdracht mee: ‘Doe alsof er geen regels zijn en bedenk dan wat je zou willen. Als je vervolgens regels tegenkomt die dit belemmeren, kijk dan hoe je hier creatief mee om kunt gaan. Alle regels mogen ter discussie worden gesteld, behalve de wet. Denk vooral niet te veel in bestaande kaders! Wees onbevangen, maar niet naïef’.

 

Van der Kroon, die vanaf het begin bij het project betrokken was, laat zien hoe het selectieproces is doorlopen. Ook hier is zwaar ingezet op gesprekken met verschillende gegadigden en was de uitdaging om het aspect ‘samenwerking’ meetbaar te maken. In het inkoopplan staat daarover: ‘We objectiveren de beoordeling onder andere door een externe, onafhankelijke partij de beoordeling te laten doen en door het principe ‘objectiviteit door multi-subjectiviteit’: indien meerdere personen een plan individueel (los van elkaar) een goede score geven, is objectief vast te stellen dat dit een goed plan is.’

 

Het project zit inmiddels in de afrondende fase en er zijn veel lessen geleerd. Eén daarvan: selecteren op samenwerking kan, mag en lukt. Een andere les: bewaak steeds, ook tijdens de uitvoering, de bedoeling. Vraag je steeds samen af: waarom doen we dit en draagt het bij aan de oorspronkelijke doelstellingen? Daarom is zelfs een Bedoelingenmanager aan het projectteam toegevoegd. Deze helpt de teamleden bewaken dat alles wat ze doen, bijdraagt aan die oorspronkelijke Bedoeling: maximale klantwaarde, minimale verspilling en optimale samenwerking. ‘Maar het mooiste resultaat’, sluit Van der Kroon af, ‘is het feit dat we met de gezamenlijk bedachte oplossingen voor de renovatie maar 2 weekenden volledige stremming van het verkeer nodig hadden. Terwijl wij vooraf, nog zonder inbreng van de uiteindelijke opdrachtnemer, waren uitgegaan van 40 weken. Dat was ons alleen als opdrachtgever nooit gelukt.’

 

Auteur: Niels van Ommen, communitymanager Bouwgenootschap

nvommen@bouwgenootschap.nl

www.bouwgenootschap.nl

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingBAM Infra Nederland bv

H.J. Nederhorststraat 1, 2801 SC  Gouda

Postbus 63, 2800 AB Gouda

+31 (0)182 59 06 00

Info.infra@bam.nl

www.baminfra.nl

Twitter

LinkedIn

Meer nieuws

Hoe houden wij onze drukke steden de komende jaren leefbaar en bereikbaar?

Bloggers