of 59123 LinkedIn

Provincie versnelt contractvorming

Reageer

De provincie Utrecht hevelt de ‘black box’ met contracteisen over naar het transparante ProContract van CROW: één centrale plek waar uniforme geactualiseerde documenten, formats en sjablonen voor provinciale contracten beschikbaar zijn. De verplaatsing naar de cloud is tevens een saneringsoperatie. Arbeidsintensief, maar met een enorme tijdbesparingspotentie in de toekomst. Inzet: halvering van de contractvormingsperiode en minder faalkosten. Andere provincies staan te trappelen.

De gangbare werkwijze bij de meeste provincies is dat de opdrachtnemer bij de juiste afdeling (assetbeheerder) op zoek moet naar de eisen die voor zijn project van toepassing zijn. Zo’n zoektocht is behalve tijdrovend ook foutgevoelig. Er kunnen meerdere versies van documenten in omloop zijn, documenten raken zoek en er kunnen tegenstrijdigheden in staan. De contracten worden in de meeste gevallen opgesteld door ingenieursbureaus die daarvoor hun eigen systemen en schrijfwijzen hebben. Ook dat draagt niet bij aan uniformiteit.

 

Arcadis kreeg van de provincie Utrecht de opdracht om alle beschikbare documenten te ontrafelen tot digitale sets van eisen per onderwerp (wegen, viaducten etc). De opgeschoonde eisensets zijn sinds kort beschikbaar in ProContract van het CROW dat eerder al het Provinciaal Contractenbuffet uniformeerde.

 

Nick Willemsen (Arcadis): ‘De veelheid aan richtlijnen belasten zowel opdrachtgever als -nemer. De provincie Utrecht wil dat slimmer doen. Door de documentenstapels op te schonen en de relevante informatie te ontsluiten via een centraal linked data platform is er meer eenheid en controle.  De info is altijd up-to-date. Versiefouten en conflicterende eisen zijn zo goed als uitgebannen. Het is tevens mogelijk om vanaf elke locatie met een internetverbinding de eisen via een link te importeren in je project, waarmee flinke tijds- en kostenbesparingen mogelijk zijn.’

 

Lacunes

Edwin Koevoets (Senior projectleider realisatie Provincie Utrecht) is initiatiefnemer van de operatie. ‘Elke provincie heeft zijn eigen werkwijze. Utrecht heeft acht assetbeheerders met elk hun eigen wensen en eisen. Maar de daarin opgenomen normen en richtlijnen geven niet alle antwoorden. De neiging is om die lacunes als een risico te zien waarvoor je extra eisen moet opstellen.’

Ivo Walta (Arcadis): ‘We denken en doen nog steeds alsof RAW-contracten de norm zijn. Maar die werkwijze schiet te kort bij de moderne hybride- en geïntegreerde contracten (UAV-GC) waarbij meer initiatief en risico bij uitvoerder ligt.’

Onder dit gesternte duurt contractvorming gemiddeld zes tot acht maanden. Langs de nieuwe route kan dat tot twee keer sneller. Naast tijdwinst zijn de voordelen van de centralisatie: minder meerwerk en minder faalkosten. Koevoets: ‘In de pilotprojecten zijn de kostenoverschrijding en afwijkingen minimaal.’

Het scannen van alle beleidsmatige, functionele en bestekdocumenten naar eisen en data die - al dan niet met bewerking - in het nieuwe centrale systeem plek krijgen, was in het geval van de provincie Utrecht twee maanden fulltime werk voor 1 FTE. Een investering die zich snel terugverdient.

 

Weerstand

De centralisatie van de contracteisen ging niet zonder slag of stoot. Koevoets: ‘Naast de gebruikelijke weerstand tegen verandering is er vooral angst voor controle- en kwaliteitsverlies. Het omgekeerde is waar. Op acht plekken binnen de organisatie beheerde orders, hangmappen en documenten zijn juist kwetsbaar voor fouten en moeilijker up-to-date te houden. Kwaliteit en actualiteit zijn binnen ProContract veel beter te beheren.’

Utrecht koos nadrukkelijk voor een open-source-benadering en niet voor een koppeling met bijvoorbeeld de software van Relatics. Koevoets: ‘Dat zijn verplichte opleidings- en licentiekosten.’  Al blijft software ook binnen ProContract een drempel. Walta: ‘Bedrijven die willen profiteren, zullen toch een vertaalslag naar hun eigen software moeten maken.’

Dat is ook de reden dat de technische vernieuwing binnen ProContract vrij bescheiden is. Walta: ‘Het is zeer waarschijnlijk dat we in de nabije toekomst intelligentie gaan inbouwen die het de gebruiker nog makkelijker maakt. Bijvoorbeeld een beslisboom die via een vinksysteem automatisch de juiste contractdocumenten genereert. Maar daar is het nu nog te vroeg voor.’

 

ProContract

ProContract bundelt uniforme kennis, tools en formats die het werk van opdrachtgever en -nemer eenduidiger maakt. Daardoor besparen beide partijen tijd, worden fouten voorkomen en de kwaliteit verbeterd. Uiteindelijk willen alle provincies uniforme UAV-GC contracten opstellen en in de markt zetten; dit vergroot de herkenbaarheid in de sector. Behalve de provincies kunnen ook gemeenten en waterschappen gebruik maken van CROW ProContract.

 

Contact
Nick.Willemsen@arcadis.com


Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingArcadis Nederland BV

Piet Mondriaanlaan 26

3812 GV Amersfoort

Postbus 220

3800 AE Amersfoort

 

Tel +31 88 4261261

E-mail info@arcadis.nl

www.arcadis.com/nl/nederland

Meer nieuws

AGENDA

27 sept. 2018

Springtij Forum 2018

Bloggers

Whitepapers