of 60220 LinkedIn

Persoonspapieren minder snel innemen

Saskia Buitelaar Reageer
Er moet een eind komen aan het zoekraken van paspoorten en diploma’s van vreemdelingen. De Nationale Ombudsman stelde spelregels op voor de IND en de marechaussee.

Ruim 30.000 persoonlijke documenten van immigranten en asielzoekers liggen in de archieven van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) te wachten tot de eigenaar er naar komt vragen. Door de gebrekkige administratie van overheidsdiensten is van meer dan de helft van de ingenomen paspoorten, trouwboekjes en diploma’s die bij de IND liggen, niet bekend bij welke persoon of welk dossier ze horen.

 

Dat blijkt uit onderzoek van de Nationale Ombudsman. Hij onderzocht hoe de vreemdelingendiensten omgaan met het innemen en teruggeven van persoonlijke documenten. Naar aanleiding daarvan heeft hij afspraken gemaakt met de IND, Taakorganisatie Vreemdelingen (politie) en marechaussee. Zij moeten terughoudender zijn met het innemen van papieren en mogen vreemdelingen die hun documenten terug willen niet van het kastje naar de muur sturen.

 

De afgelopen tien jaar ontving de ombudsman 186 klachten, de IND registreerde er totaal ruim negentig in de voorgaande twee jaren. Het lijkt een topje van de ijsberg, gezien de ordners vol persoonlijke documenten die niet zijn te koppelen aan een persoon of een dossier. Daarbij gaat het om 30.000 van de 55.000 documenten die de IND de afgelopen tien jaar kreeg toegestuurd van met name de vreemdelingenpolitie. Het ministerie van Justitie erkent de problemen, zegt woordvoerster Karin Temmink. ‘Maar bij de honderdduizenden asielaanvragen in die periode ging het met de documenten vaker goed dan fout.’

 

Scannen

 

De ombudsman heeft niet onderzocht hoe vaak de registratie faalt; ook bij de vreemdelingenpolitie en de opvangcentra bevinden zich ingenomen documenten, daarover heeft hij geen gegevens. Het onderzoek richtte zich vooral op de oplossing: een reeks spelregels die de partijen samen opstelden en voortaan in acht zullen nemen. Uitgangspunt is dat zo min mogelijk documenten worden ingenomen.

 

Dat was in het verleden wel anders, zegt ombudsman Alex Brenninkmeijer in een toelichting op zijn rapport Zoekgeraakte documenten. ‘De nieuwe praktijk is dat wanneer een document ter plekke kan worden gescand of op echtheid gecontroleerd, het direct wordt teruggegeven. Klinkt logisch, maar in het verleden werden persoonlijke documenten iets te lichtzinnig ingenomen.’

 

Dat gebeurt vaak direct bij binnenkomst in Nederland. Voor de behandeling van hun aanvraag leveren asielzoekers bij de vreemdelingenpolitie, de marechaussee of het aanmeldcentrum hun persoonlijke documenten in. Die inname wordt geregistreerd en de vreemdeling krijgt een bewijsbrief. In de periode die volgt - de verblijfsrechtelijke procedure kan jaren duren - blijkt de administratie echter niet waterdicht. Vaak reizen documenten de eigenaar achterna naar opvangcentra en de bijbehorende politieregiokantoren in Nederland. Terugvinden van opgevraagde documenten is vervolgens niet eenvoudig constateert Brenninkmeijer. ‘Onduidelijk was welke betrokken overheidsinstantie verantwoordelijk was voor de afhandeling van het verzoek om teruggave. De vreemdeling vond geen ingang bij de overheid.’

 

Dat zou met de nieuwe spelregels niet meer moeten kunnen gebeuren. Partijen hebben afgesproken dat de instantie die als eerste een document inneemt het aanspreekpunt is voor de vreemdeling en verantwoordelijk om de teruggave af te handelen. Ook zijn afspraken gemaakt over hoe te handelen als een document toch kwijt is. Zo moet de betreffende organisatie excuses maken en actief helpen om bijvoorbeeld nieuwe documenten te verkrijgen.

 

Psychisch

 

Het teruggeven van ingenomen documenten is actueel omdat veel vreemdelingen recent op grond van de pardonregeling een verblijfsvergunning hebben gekregen. Zij hebben vaak hun originele documenten nodig om hun leven op te pakken, legt Brenninkmeijer uit. ‘Een trouwboekje is nodig bij gezinshereniging om te bewijzen dat je getrouwd bent en wie jouw kinderen zijn. Zulke papieren krijg je in een ‘vervelend’ land van herkomst niet zo makkelijk opnieuw.’ Ook het ontbreken van originele paspoorten en diploma’s leidt volgens hem tot ‘ingrijpende praktische en soms psychische problemen’.

 

Het kan zelfs betekenen, meent de Zutphense advocaat Ieke Vreeken, dat iemand geen verblijfsvergunning krijgt. Zij is betrokken bij het onderzoek vanwege een klacht van zijn cliënt uit Montenegro. Diens paspoort dook ineens op na jaren strijd met de IND. Het kostte zijn cliënt, die uiteindelijk onder de pardonregeling viel, vooral veel frustratie, maar het kan erger, zegt Vreeken. ‘Het niet hebben van een geldig identiteitsbewijs is een grond om een verzoek om verblijfsvergunning af te wijzen. De IND kan eisen dat het land van herkomst nieuwe documenten afgeeft, maar dat is soms onmogelijk, omdat ook daarvoor een identiteitsbewijs nodig is.’ Die situatie kent ook Petra van Harten, consulent gezinshereniging bij Vluchtelingenwerk Midden-Nederland. ‘Met kopieën geeft een consulaat geen nieuwe documenten af.’

 

Bij haar cliënt, een vluchtelinge uit Irak, leidde het zoekraken van het paspoort vooral tot boosheid. ‘De IND vraagt nadrukkelijk om originele stukken en gaat er dan zo slordig mee om.’ De vrouw heeft haar verblijfsvergunning, maar kan nu niet naar Irak reizen en vreest dat in de toekomst, bijvoorbeeld bij naturalisatie, alsnog om haar originele paspoort wordt gevraagd. Volgens Van Harten hebben de documenten voor vluchtelingen ook een emotionele waarde. ‘Het is de verbinding met hun eigen land, soms het enig tastbare wat ze konden meenemen.’

 

Verstuur dit artikel naar Google+

Vacatures

Dossier: coronavirus

Afbeelding

 

In dit dossier leest u alle artikelen van Binnenlands Bestuur over het coronavirus.