of 59281 LinkedIn

Groningen sluit als eerste aan op het digitale loket

Reageer

De gemeente Groningen heeft samen met PinkRoccade Local Government een koppeling (machine-tot-machine) gerealiseerd tussen het landelijke Verzuimportaal van de IB-Groep en de applicatie CiVision Onderwijs. Daarmee sluit Groningen als eerste aan op het digitale loket voor verzuimen voortijdig schoolverlaten (VSV).

Onlangs zijn door de afdeling Leerlingenadministratie van de gemeente Groningen de eerste verzuimmeldingen opgehaald. ‘Tot grote vreugde’ van Diana de Vries, functioneel applicatiebeheerder van deze afdeling. Zij kon live de gegevens van het Verzuimportaal binnenhalen in de eigen testomgeving. Dat betekende wel dat ze deze gegevens nog ‘handmatig’ naar de eigenlijke toepassing voor de leerplichtambtenaren moest doorsluizen, maar dat had ze er graag voor over. Eerst nu vakantie en dan nog wat verder testen, de laatste hand aan de gebruikershandboeken en dan half augustus ‘echt live’.

Geen kwestie van ’even een poort opengooien’.
Die vakantie is verdiend, want de technische koppeling is niet zonder slag of stoot verlopen. ‘Het was lastig om onze AS400 te laten praten met de computers van de IB-Groep’, vertelt Diana de Vries. Een gelijktijdig traject in de gemeente Leudal met een UNIX-machine verliep volgens PinkRoccade Local Government ook iets voorspoediger. Maar het lag niet alleen aan de technische koppeling sec. Diana de Vries: ‘we begonnen half april aan het traject en eigenlijk was die koppeling binnen een maand gerealiseerd. Daarvoor had ik ook nog het ontwerp van de koppeling getoetst. Toen we de eerste verzuimgegevens eenmaal konden inlezen, moesten we na een foutmelding veel zaken nazoeken en moest nieuwe programmatuur worden geschreven. Dat kost tijd. Ook heb je te maken met een complexe ICT-infrastructuur van een grote gemeente. Je kunt dan niet zomaar even een nieuwe poort openzetten voor een koppeling, maar je hebt te maken met beveiligingsprotocollen en het goed installeren van PKI-certificaten’.

Belangrijke les geleerd
De les die Diana de Vries hieruit heeft getrokken: ‘zet op een zo simpel lijkende koppeling in een grotere gemeente toch maar een echte projectleider. Die kan met alle partijen, de verantwoordelijken bij de IB-Groep, de mensen van PinkRoccade Local Government en óók de gemeentelijke systeem- en netwerkbeheerders e.d., overleggen en afstemmen’. Nu was Diana de Vries zelf tussenpersoon. ‘En ik ben geen technisch beheerder! Het was wel een goed leerproces’. Er is door alle partijen twee maanden hard aan deze koppeling gewerkt en Diana de Vries was en is blij ‘met de korte lijnen’.

Lik-op-stuk, sluitende aanpak!
Nu een en ander technisch rond is, gaat zij vanaf medio juli de verzuimgegevens dagelijks inlezen in CiVision Onderwijs in een testomgeving. Daarna, half augustus, wordt een en ander overgezet naar een productieomgeving en kunnen de medewerkers van de leerlingenadministraties van de gemeente Groningen (en voor buurgemeente Ten Boer waarvoor Groningen het ambtenaren-apparaat levert) en de 15 medewerkers van leerlingzaken direct met de verzuimgegevens van het Verzuimportaal aan de slag.
Overigens gaat het in Groningen op jaarbasis om tussen de 500 en 600 meldingen. Er is volgens Diana de Vries sprake van een lichte stijging van het verzuim, maar Groningen heeft gekozen voor een ‘lik-op-stuk-beleid’ en ‘met deze koppeling kunnen we er bovenop zitten. We slaan straks als we echt in productie zijn ook een geweldige slag qua tijdwinst. We worden zo steeds professioneler, het wordt een sluitende aanpak en ja, daar ben ik best trots op’.

Koen Laurijsen, businessmanager bij PinkRoccade Local Government over dit succes: ‘We zijn de gemeente Groningen en met name Diana de Vries zeer erkentelijk voor de inzet en het getoonde enthousiasme. Naast de gemeente Groningen bedanken we de gemeente Leudal als een van de voorhoedegemeenten. Het is een technisch complex traject geweest, maar met een duidelijk functionele meerwaarde voor onze klanten. Deze geautomatiseerde koppeling zorgt er voor dat leerplichtambtenaren minder bezig zijn met administratieve taken zodat zij zich écht kunnen richten op de kerntaak: het terugdringen van verzuim en de zorg voor de jeugd.’