Uitstellen VNG-congres leidt tot weinig extra kosten

Deze week zou in Hoorn e.o. het congres van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) plaats­vinden. Vanweg de coronacrisis kon het niet doorgaan. Het wordt verplaatst naar volgend jaar. De financiële schade blijft volgens de organisatoren beperkt.

Enthousiasme tot nu toe

‘We danken de gemeenten Drechterland, Enkhuizen, Hoorn, Koggenland, Medemblik, Opmeer en Stede Broec voor hun inzet en enthousiasme tot nu toe’, schrijft de VNG op haar congreswebsite. ‘We delen de teleurstelling dat het jaarcongres wordt uitgesteld. Ook standhouders, sponsoren, sprekers en andere betrokkenen bedanken we voor de samenwerking. We kijken ernaar uit samen met u volgend jaar alsnog te gast te zijn in Westfriesland.’

Samen besloten
‘Voor ons is het allerbelangrijkste dat we samen het besluit hebben genomen om het af te gelasten’, zegt Matthijs van der Horst, strategisch bestuursadviseur bij de gemeente Hoorn. Hij was regioprojectleider voor het VNG-jaarcongres in 2020 en zal dat ook weer zijn in 2021.

Anderhalf jaar bezig
De gemeente was al zo’n anderhalf jaar bezig met het optuigen van het congres: eerst met het opstellen van een ‘bidbook’ om zich kandidaat te stellen. ‘We zijn ervan overtuigd dat we de bezoekers kunnen verrassen met de charme van Westfriesland’, schreef de regio over de kandidaatstelling. Op het jaarcongres van 2019 werd bekendgemaakt dat de Westfriese gemeenten de organisatie op zich mochten nemen.

Iets nieuws
Het was, zegt Van der Horst, snel duidelijk dat hij de projectleider zou worden. ‘Eerst bekeken we wat wanneer moest zijn geregeld. Voor de VNG was dat niets nieuws, maar dat was het voor ons wel. We zijn langzaam begonnen, want het is heel belangrijk de financiën op orde te hebben. We bekeken waar de verantwoordelijkheden van ons lagen en die van de VNG. En vervolgens hebben we afgebakend wat we in welke periode moesten doen.’

Overeind blijven
In de week dat de crisismaatregelen ingingen, zou Westfriesland het besluit nemen over met welke tentenleverancier de gemeente verder had gewild. Dat is toen uitgesteld. ‘We hebben dus niet heel veel last van financiële consequenties’, zegt Van der Horst. De uitgaven die nog een keer gedaan zullen moeten worden, komen volgens hem neer op een paar duizend euro. ‘Feit is wel dat we natuurlijk heel graag horecaorganisaties hierbij hadden willen betrekken. Het gaat niet alleen om de directe partners, maar er zitten heel veel horecabedrijven in de buurt die hiervan hadden willen meeprofiteren. Dat gaat nu volgend jaar pas gebeuren. We hopen dat ze overeind blijven. Maar voor ons is het allerbelangrijkste dat het congres niet is gecanceld, maar een jaar uitgesteld.’

Congresapp gereed

De VNG had al afspraken gemaakt over de techniek en met diverse plenaire sprekers en had al bussen voor excursies en hotelkamers voor de eigen organisatie geregeld. Op de vraag wat er doorgeschoven kan worden naar volgend jaar en wat de kosten van uitstel zijn, laat de VNG weten: ‘Alles kan doorgeschoven worden naar volgend jaar. Daarnaast zijn de gemaakte kosten dit jaar, kosten die volgend jaar niet nogmaals gemaakt hoeven te worden.’ De koepelorganisatie noemt daarbij de aanbetalingen voor sprekers en techniekleveranciers. De website en de congresapp zijn ook grotendeels gereed.

Kosteloos geannuleerd
Het VNG Magazine dat ten tijde van het congres verschijnt, is doorgaans een
themanummer. De geplande advertenties in het magazine en in Binnenlands Bestuur zijn ‘kosteloos geannuleerd’, schrijft de VNG in reactie op vragen, en dat geldt ook voor de congreskrant die de organisatie altijd maakt.

Ledenraadpleging
De Algemene Ledenvergadering (ALV) die gehouden moet worden, wordt gedeeltelijk vervangen door een ledenraadpleging en een uitstelling tot medio september [zie kader]. De VNG weet nog niet of er in plaats van het congres nog iets gaat plaatsvinden. ‘Dat is afhankelijk wat de komende tijd weer mogelijk gaat worden, of niet mogelijk blijft.’  Als er rond september opnieuw maatregelen van het rijk nodig zijn, schrijft de VNG in de coronamonitor van 20 mei, dan bestaat de mogelijkheid om geen extra ALV te organiseren, maar om besluiten te bekrachtigen tijdens de Bijzondere Algemene Ledenvergadering (BALV) van 27 november.

Geheim
En het jaarcongres van 2021? ‘Alles wat we hebben georganiseerd zal de basis zijn voor 2021’, zegt Van der Horst van de gemeente Hoorn. ‘We hadden een contract gesloten met een cateraar voor het avonddiner en we hebben meteen goede afspraken gemaakt dat zij ook volgend jaar een partner zijn, zodat we niet nog een keer een  aanbestedingsprocedure moeten doorlopen.’ Op het congres van 2021 zal de organisator voor het jaar daarop bekendgemaakt worden. Het thema wordt altijd op het laatste moment gecommuniceerd, laat een VNG-woordvoerder weten, en dat was dit jaar nog niet gedaan. ‘We houden het daarom ook nog even “geheim” omdat we het thema volgend jaar dus weer gaan
gebruiken.’  

---

Wat te doen met de algemene ledenvergadering?
‘Als gevolg van de coronacrisis is eerder het VNG-congres afgelast en is inmiddels duidelijk dat ook later in juni geen fysieke ALV kan worden gehouden’, schrijft de VNG 15 mei in een ledenbrief. Het is de eerste keer sinds de Tweede Wereldoorlog dat het congres niet doorgaat. ‘Het VNG-bestuur heeft ervoor gekozen
de ALV voorlopig uit te stellen tot medio september en in mei-juni een ledenraadpleging te houden.’
In deze ledenraadpleging wordt een beperkt aantal voorstellen, waaronder het contributievoorstel en de voorstellen betreffende de Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU), aan de leden voorgelegd. Leden behouden het recht van amendement, wat niet gebruikelijk is in ledenraadplegingen, maar wel in de ALV. En net als in de ALV is er sprake van een gewogen aantal stemmen per gemeente. Gemeenten kunnen tot vrijdag 5 juni amendementen indienen en tot
25 juni stemmen. ‘De gekozen werkwijze heeft tot gevolg dat gemeenten hun stemmen pas kunnen uitbrengen nadat het bestuur op eventuele amendementen heeft gereageerd en de definitieve voorstellen aan de leden zijn toegezonden.’
Het contributievoorstel houdt een verhoging van 3,9 procent in. De GGU houdt in dat ‘er jaarlijks een fonds beschikbaar wordt gesteld voor de financiering van collectieve activiteiten
om de uitvoering in alle gemeenten te versterken’. Een van de voorstellen is om 44,4 miljoen euro beschikbaar te stellen.
Er zijn derde geldstromen mogelijk, zoals reserveringen uit eerdere jaren en bijdragen vanuit de rijksoverheid. ‘Voor komend jaar verwachten we te kunnen beschikken over 10,7 miljoen euro uit derde geldstromen.’