Reorganisatie Utrecht al bijna achter de rug

Vanaf 2009 zijn bij de gemeente Utrecht tot maart dit jaar al 821 voltijdbanen geschrapt. Vanaf 2014 wil de gemeente tot 2018 structureel 55 miljoen bezuinigen en verdwijnen nog 43 banen.

Geen lastenverzwaringen
In een persbericht stelt de gemeente Utrecht dat besparingen en vernieuwingen hand in hand gaan. Besparingen zijn volgens planning op de eigen organisatie gerealiseerd en gingen niet ten koste van de Utrechter. Wethouder Jeroen Kreijkamp (D66) wijst erop dat de aangekondigde decentralisaties enorm veel impact zullen hebben op de stad, maar ook dat het college al eerder aangaf vooral te willen besparen op de eigen organisatie. ‘Tot nu toe zijn alleen inflatieverhogingen toegepast in de ozb. Dat noem ik geen lastenverzwaring. Ook maakte mijn college Mirjam de Rijk in de Voorjaarsnota bekend dat de afvalstoffenheffing daalt met 10 procent. Voor 2014 kan ik dus garant staan. Voor 2015 en verder is er een nieuw college, dus daar kan ik niets over zeggen.’

Goede samenwerking
De gemeente kreeg ook een andere organisatiestructuur die wethouder Jeroen Kreijkamp op 6 juni bespreekt met de raad. ‘In 2011 is het reorganisatieplan raadsbreed aangenomen en die steun is er nog steeds. Iedereen is overtuigd van de verandering. De rekenkamer noemde het een zaak van lange adem, maar staat achter de lijn.’ Ook de samenwerking met de centrale ondernemingsraad (COR) en de vakbonden noemtKreijkamp goed. ‘De COR is bij alle stappen betrokken geweest en dragen de verandering ook positief uit. Er is ook aandacht voor het personeel dat achterblijft, voor sociale plannen. Tweemaandelijks hebben we een vierpartijenoverleg met vakbonden, COR, de gemeentesecretaris en ik. Iedereen staat vanuit zijn eigen rol achter de organisatieverandering.’

Meer vraaggericht, wijkgericht en digitaal
In zijn voortgangsrapportage heeft de wethouder alles op een rij gezet. Over de veranderingen in de organisatiestructuur is Kreijkamp tevreden. Volgens hem werkt de gemeente meer vraaggericht, meer wijkgericht en meer digitaal. De komende jaren moet de dienstverlening aan en de samenwerking met de stad verbeteren. De reorganisaties en verzelfstandigingen, zoals van de bibliotheek en het Centraal Museum,  zijn naar wens afgerond. Door efficiënter en meer vraaggericht te werken is minder overhead nodig en kan beter worden gestuurd vanuit het concern. ‘We hebben vooral gekeken naar hoe we werkprocessen slimmer en efficiënter konden inrichten om tot een betere dienstverlening te kunnen komen. Sinds 2011 hebben we diensten afgeschaft en zijn we meer integraal en digitaal gaan werken. We besparen vooral op overhead, dus op communicatie, hrm en finance & control. Door digitalisering hoefden bijvoorbeeld minder mensen in het archief te werken.’

Besparen op inkoop
In de eigen organisatie is ook bespaard op onder meer inkoop, wat de gemeente nu structureel slimmer doet. ‘We hebben de hele inkooporganisatie geprofessionaliseerd. We doen meer met raamcontracten en zijn kritischer op wat we inkopen. Op externe inhuur hebben we sinds 2010 al 50 miljoen bespaard. We proberen dure mensen korten in te huren en meer op te lossen met eigen mensen.’ De gemeente laat 200 vacatures openstaan. Het is de bedoeling dat overplaatsbare medewerkers deze vacatures opvullen in hun proces van werk naar werk. ‘Later gaan ze dan naar een vaste functie.’

Niet alleen oudere ambtenaren overplaatsbaar
Volgens Kreijkamp moeten in de komende twee jaar nog 43 arbeidsplaatsen worden bespaard. Gedwongen ontslagen kan hij niet uitsluiten, maar wil hij voorkomen. ‘Deze ambtenaren kunnen sowieso twee jaar bij het loopbaancentrum terecht.’ Kreijkamp verwacht niet dat de gemiddelde leeftijd van ambtenaren zal stijgen door het niet verlengen van jaarcontracten. ‘We werken daar maar beperkt mee. En het is niet zo dat alleen oudere ambtenaren overplaatsbaar zijn, we kijken naar geschiktheid binnen alle leeftijdsgroepen.’

Begeleidingstraject "U-factor"
Ook blijft het traineeprogramma van de gemeente bestaan en is er een geclausuleerde vacaturestop. ‘We hebben al vanaf 2010 een vacaturestop vanaf schaal 9, maar daar kunnen we van afwijken.’ De Utrechtse ambtenaren kunnen gebruik maken van een verandertraject om zich de nieuwe organisatiestructuur en –cultuur eigen te maken. ‘Een organisatieverandering staat of valt met de houding en het gedrag van de medewerkers. We hebben daarvoor het begeleidingstraject “U-factor”. Daarnaast is er een opleidingsbudget per ambtenaar van 2 procent.’ Hoe die nieuwe cultuur eruitziet? Kreijkamp benoemt vier kernwaarden: open, scherp, wendbaar en betrouwbaar.