of 63606 LinkedIn

Overheden ontdekken voordelen prestatie-inkoop

Een groeiend aantal Nederlandse overheden ontdekt ‘prestatie-inkoop’ als alternatieve aanbestedingsmethode. Het werkt, stellen de goeroes uiteraard, maar het vergt wel een forse cultuurverandering.

Een groeiend aantal Nederlandse overheden ontdekt ‘prestatie-inkoop’ als alternatieve aanbestedingsmethode. Het werkt, stellen de goeroes uiteraard, maar het vergt wel een forse cultuurverandering.

Aanbesteden is een vak, maar blijft voor overheden ook een kopzorg. Het is moeilijk om los te komen van het beeld van het openscheuren van een aantal ingezonden enveloppen waaruit op hoop van zegen een onbekende partij moet worden gekozen die het gevraagde toevallig het goedkoopst zegt te kunnen leveren. Toch loopt Nederland voorop in het veranderen van die praktijk, zegt de Amerikaan Dean Kashiwagi, bedenker van de methodiek Best Value (alhier vertaald als prestatie-inkoop).

Met prestatie-inkoop gaat de aanbestedende partij ervan uit dat niemand de in te kopen oplossing zo goed kan uitwerken als de leverancier. De aanbesteder zegt wat hij hebben wil, maar laat de uitwerking daarvan zoveel mogelijk over aan de leverancier(s), waar tenslotte de expertise ligt. Transparantie over verantwoordelijkheden en resultaten is in het proces erg belangrijk. Er ligt een planning voordat het contract wordt getekend. Het zijn vooral de bestuurlijk of technisch complexe projecten die in aanmerking komen.

Dokteren
“De traditionele aanpak veronderstelt dat de degene die de opdracht geeft ook de expert is. Met name IT-projecten zien we daardoor vaak pijnlijk verlopen”, zegt Kashiwagi, die regelmatig in Nederland spreekt. “Zeker daar is de expert-leverancier degene die het meest in staat is het risico op mislukking te minimaliseren.” De neiging van opdrachtgevers te veel van tevoren uit te dokteren wreekt zich daar bij IT-projecten des te meer, omdat er tussen leverancier van hard- en software ook nog implementatiepartijen zitten. Bij prestatie-inkoop mag de feitelijke expert-partij in een ‘clarification’-fase zelf precies uitleggen hoe hij de bedoelingen van de klant daadwerkelijk gaat realiseren. Hij legt zich vast op cijfers over zaken als: hoeveel gebruikers, hoeveel transacties, wie gaat het beheren, hoeveel training is er nodig.

Maar prestatie-inkoop is voor elk soort aanbesteding te gebruiken, benadrukt Kashiwagi. De Europese aanbestedingsregels zijn geen beperking. “Het is vooral een kwestie van aanbestedingscultuur. Dat is een drempel, maar je ziet overheden die drempel vooral passeren waar kostenbesparingen een issue worden. De Nederlanders zijn tot dusver vrij doortastend met prestatie-inkoop.”

Gemeenten
In 2009 nam Rijkswaterstaat het voortouw met deze aanpak bij het versneld aanbesteden van het verbreden van een aantal snelwegen in Nederland. Het succes daarvan trok andere overheden over de streep, ook gemeenten. Consultant Jeroen van de Rijt, dé expert op dit gebied in Nederland, kwam bij een recente inventarisatie tot 27 prestatie-inkooptrajecten in 17 gemeenten. Zeven van de tien grootste proberen het, evenals de helft van de waterschappen. Inmiddels zijn al meer dan 200 projecten in de publieke sector met prestatie-inkoop uitgevoerd. “Je ziet het nu steeds meer in de aankondigingen terugkomen. Het zit enorm in de lift.”

De vele aanbestedingstrajecten die gemeenten vanwege de decentralisaties moeten doorlopen, ziet Van de Rijt niet echt als gelegenheden voor het toepassen van de principes van prestatie-inkoop. “Je moet er echt de tijd voor nemen. Het is een heel andere manier van denken. Bij de decentralisaties is die tijd er eigenlijk niet. Het gaat ook nog eens om nieuwe taken, dat maakt het dubbel zo complex.” Op termijn kan een prestatie-inkooptraject juist wél sneller verlopen. “Aan de voorkant kan het veel sneller. Het schrijven van een uitgebreid bestek hoeft immers niet meer, dus daar win je tijd.” Maar er zijn (nieuwe) fasen die meer tijd kosten. “Het belangrijkste is dat je eraan moet wennen.”

Risico’s
Het vroeg onderkennen van expertise van de leverancier is niet nieuw; verschillende ‘precompetitieve’ benaderingen gaan daarvan uit. Van de Rijt waarschuwt daar een beetje voor. “Daar moet je voorzichtig mee zijn. Wat er kan gebeuren is dat je als aanbesteder die kennis oppakt en dan dáár alsnog een uitgebreid bestek van maakt. Dan gebruik je de kennis van de aanbieders om te gunnen aan een partij die het misschien toch niet zo goed snapt.”

Kashiwagi ziet nog een andere bedreiging voor zijn methode: ‘agile’ projectmanagement. Die in populariteit groeiende en uit de softwareontwikkeling afkomstige aanpak haalt ook verantwoordelijkheden weg bij een ‘projectmanager’. “In die benadering is het makkelijk een project binnen te halen. Alleen, aan het eind is het door gebrek aan transparantie lastig om een leverancier als schuldige aan te wijzen als het fout gaat. Het is vreemd dat het wordt gebruikt.”


Kashiwagi en Van de Rijt spreken beide donderdag 24 april op de Masterclass Delivering Best Value in het Okura Hotel in Amsterdam.

Verstuur dit artikel naar Google+

Gerelateerde artikelen

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door Herman Calis (ICT-adviseur en programmamanager) op
@Tim Robbe: ik ben wel geïnteresseerd in jouw essay over BVP. (en ik neem aan naast mij nog meer lezers)
Kun je aangeven waar we het kunnen downloaden?
Herman
Door Tim Robbe op
@Harry. Je reactie klopt niet, zoals ik bij veel aanhangers van prestatie-inkoop steeds weer tegenkom. Wicked problemen zijn per definitie complex omdat zij anders niet wicked zijn. Het gaat niet om wat de overheid ervan maakt (of jij of ik), maar om de werkelijkheid van het probleem dat speelt (gepercipieerd of niet). In veel gevallen zijn deze wicked problemen daarom helemaal niet aan te besteden. Er is namelijk geen eenduidigheid in probleem en oplossing. Dus is de prestatie niet te definieren. En dus kun je geen prestatie-inkoop toepassen. Sterker nog, de vraag is of er momenteel inkooptechnieken bestaan die dat wel kunnen (agile is geen inkoopmethode, maar een ontwikkelmethode zoals scrum). En dat is pas een echte paradigmashift; afstappen van oplossingsgericht denken naar organilerend denken.

Voor een nadere kritische uiteenzetting op BVP, zie mijn essay. Ik zend het lezers graag toe. Stuur mij een email als jij (of andere lezers) het wilt ontvangen.

Je laatste zin is erg negatief over de overheid. Daar kan ik wel wat tegenover zetten. Dat er meer problemen met de markt zijn te bedenken dan de overheid kan oplossen, zagen wij onlangs nog bij de financiële crisis...

Door Harry Vedder (directeur M3V Adviespartners) op
En reagerend op de andere reactie: de publieke sector heeft altijd de neiging om de wicked publieke problemen als complex te kenschetsen. Met complexe aanbestedingen met complexe aanbiedingen als gevolg. Je kunt het wicked en complex maken, waar gezond verstand en goed gebruik maken van de expertise uit de markt een hoop problemen oplost. Er zijn meer oplossingen in de wereld dan de overheid aan problemen kan bedenken........
Door Harry Vedder (directeur M3V Adviespartners) op
Goed artikel. Prestatie-inkoop is ook, mist zo goed toegepast, geschikt voor kleine projecten. Bijvoorbeeld het laten realiseren van een Integraal Kindcentrum van 2000 m2 bvo met gegarandeerde prestatie t.a.v. onderhoudskosten en energiegebruik binnen Rijksvergoeding school (inspelend op problematiek decentralisatie onderhoud primair onderwijs in 2015). Gebeurt nu in Ulft en proces verloopt perfect met veel deskundigheid en kwaliteit in de aanbiedingen.
Door Tim Robbe op
Dat Kashiwagi de Agile beweging als gevaar voor zijn methode ziet, is niet vreemd. Na een bestudering van zijn werk concludeerde ik Kashwagi een wereldbeeld hanteert dat alle problemen oplosbaar zijn, als je maar over voldoende informatie beschikt. Dat is een zeer reductionistisch wereldbeeld waarin geen ruimte is voor complexiteit (immers problemen zijn oplosbaar bij voldoende informatie). De Agile beweging gaat er juist vanuit dat complexiteit bestaat en tot onverwachte ontwikkelingen kan leiden, waarbij een expert opeens geen expert meer is en vice versa. Naar mijn bescheiden mening werkt pretatieinkoop prima bij oplosbare problemen, maar is het niet geschikt voor complexe "wicked" problems in de publieke sector.