Ambtenaren Sittard-Geleen bestellen liever buiten kaders om

Ja, er zijn formeel afspraken waaraan inkopers van de gemeente Sittard-Geleen zich zouden moeten houden. Maar op lang niet alle afdelingen gebeurt dat. De reden? Het is te veel gedoe.

De rekenkamercommissie van Sittard-Geleen stelt dat vast na onderzoek van het inkoopbeleid van de gemeente. Officieel moet de inkoop van goederen en diensten lopen via een centraal punt, de Unit Inkoopservices. In lang niet alle gevallen gebeurt dat echter. De oorzaak daarvan is volgens de onderzoekers vooral gelegen in houding en gedrag (cultuur).

Risico’s

De perceptie binnen de organisatie is dat inkopen via de Unit Inkoopservices te veel tijd kost. ‘Vaak wordt de complexiteit van regels en de tijd die gepaard gaat met het doorlopen van de formele procedures gebruikt als argument om zelf te gaan inkopen en bestellen’, constateert de rekenkamercommissie. Door het niet inschakelen van de Unit Inkoopservices ontstaan risico’s ten aanzien van de rechtmatigheid van een inkoop- of aanbestedingstraject.

Het gaat daarbij vooral om de kleinere inkopen, enkelvoudig onderhands, die niet altijd worden gemeld. ‘Onze constatering is dat de uitvoering van de inkoopfunctie door de betrokken medewerkers per afdeling op eigen wijze wordt ingevuld en de Interne Beheersing niet of onvoldoende aanwezig is’, aldus de onderzoekers.

Houding en gedrag

De onderzoekers constateren dat er binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid op onderdelen een kloof is tussen de doelstellingen en uitgangspunten aan de ene kant en de uitvoering aan de andere kant. Op operationeel niveau wordt door de organisatie een eigen invulling gegeven aan de algemene doelstellingen en uitgangspunten, die overigens ook niet concreet zijn. ‘In de praktijk wordt naar bevind van zaken gehandeld’, aldus de rekenkamercommissie. Ze geeft als aanbeveling dat er vanuit het managementteam aandacht moet worden georganiseerd voor houding en gedrag van budgethouders.

Vertraging

De commissie doet meer aanbevelingen, want uit het onderzoek komt naar voren dat het huidige inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Sittard-Geleen is verouderd en onvoldoende kaders bevat voor een effectieve uitvoering.

Het inkoopbeleid stamt uit 2013. Een voorstel om het inkoop- en aanbestedingsbeleid aan te passen is in concept wel klaar, maar is nog niet aangeboden aan de raad voor vaststelling. Daarvoor zijn twee redenen: de gemeente wilde het rekenkameronderzoek afwachten om het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid te verbeteren en de ontwikkelingen omtrent het Shared Service Center Zuid-Limburg (SSC-ZL) leiden tot vertraging.

Afwachtende houding

De rekenkamercommissie doet het college van burgemeester en wethouders de aanbeveling een helder perspectief te schetsen voor de ontwikkeling van het Shared Service Centre ZuidLimburg ‘of een andere samenwerkingsvorm’ en de afwachtende houding te verlaten. Het college stelt in een reactie dat er geen sprake is van een afwachtende houding, maar dat zij niet om de samenwerkingspartners heen kan. Nu het rekenkamerrapport er ligt, zegt het college wel stappen te gaan zetten om het inkoopbeleid te actualiseren.