of 59147 LinkedIn

Projectgroep e-facturatie: dit is de ideale samenstelling

Projectgroep e-facturatie: dit is de ideale samenstelling. In de praktijk blijken niet altijd alle relevante afdelingen vertegenwoordigd zijn in een projectgroep.
TIE Kinetix Reageer

Steeds meer overheidsinstanties komen in beweging om e-facturatie mogelijk te maken binnen hun organisatie. Dit mede omdat de deadline van april 2019 steeds dichterbij komt. Intern begint een e-facturatieproject vaak met de samenstelling van een projectgroep. Wij zien in de praktijk dat niet altijd alle relevante afdelingen vertegenwoordigd zijn in een projectgroep.

Op basis van de ervaring van TIE Kinetix met e-factureren bij overheidsinstanties, komen wij tot de volgende ideale samenstelling voor een e-facturatie projectgroep:

 

Finance

Vaak is de projectleider van het e-facturatie projectgroep een leidinggevende van de afdeling financiën. Dit is logisch aangezien dit de afdeling is waar de digitaliseringsslag de meeste impact zal hebben. Wat we echter ook steeds meer zien is dat de projectleider een externe specialist is. Dit is veelal bevorderlijk voor de projectduur, gezien er een complete focus is op het e-facturatietraject.

 

Inkoop

In de praktijk is de afdeling inkoop vaak niet voldoende vertegenwoordigd of betrokken bij het e-facturatieproject. Veel leveranciers hebben specifieke afspraken gemaakt met de afdeling inkoop, hier dient rekening mee gehouden te worden. Ook is het verstandig om de afdeling inkoop een prominente rol te geven wat betreft de leverancierskeuze en dan met name voor het onderhandelingstraject. Duidelijke afspraken rondom het financiële plaatje voorkomen onaangename verrassingen achteraf.

 

IT

Elektronisch factureren heeft doorgaans niet de hoogste prioriteit op de IT-kalender. Desondanks is het wel goed dat er een IT-medewerker zitting neemt in de projectgroep. IT’ers zijn goed in staat bepaalde software te testen en kunnen beoordelen of de verbindingen wel veilig genoeg zijn. Ook zal e-facturatie sneller geïmplementeerd kunnen worden als er vanaf het begin geschakeld kan worden met de IT-afdeling.

 

Communicatie

Communicatie is essentieel voor een goed verloop van het implementatietraject en de mate van adoptie, zowel intern als extern. Er is niet alleen een rol weggelegd voor de communicatie naar leveranciers maar juist ook voor de communicatie intern. Er zijn altijd medewerkers die e-factureren als een bedreiging voor hun baan zien. Interne draagvlak voor e-facturatie is cruciaal. Het is aan de communicatiespecialist om transparant te zijn, collega’s periodiek te informeren en om zorgen weg te nemen.

 

Na het samenstellen van de e-facturatieprojectgroep kunt u zich pas echt goed oriënteren op de mogelijkheden uit de markt. Neem hiervoor genoeg tijd want het kan overweldigend zijn.

 

Afbeelding

Benieuwd hoe snel uw organisatie klaar kan zijn voor de nieuwe e-facturatie verplichting? Ga naar www.TIEKinetix.com/e-factureren

 

Jan Sundelin, CEO TIE Kinetix 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingTIE Kinetix

De Corridor 5d

3621 ZA Breukelen

 

T: +31-88-369-8000

info@TIEKinetix.com

www.TIEKinetix.com/e-factureren

Meer nieuws

Onze evenementen

Ons team is continu bezig met het ontmoeten van klanten en partners en het verzamelen van informatie om de gebruikerservaring te optimaliseren. Daarnaast zijn we wereldwijd FLOW aan het presenteren en wat het voor u kan doen.

 

Whitepapers van TIE Kinetix