of 59123 LinkedIn

E-facturatie vraagt om duidelijke keuzes

E-facturatie vraagt om duidelijke keuzes. De overgang naar elektronisch factureren bij overheidsinstanties duurt veelal langer dan verwacht. Gaat iedereen april 2019 halen?
TIE Kinetix Reageer

Binnen een jaar (april 2019) moeten alle overheidsinstanties elektronische facturen accepteren volgens de nieuwe wetgeving. Om die automatiseringsslag goed te laten verlopen, moeten de instanties duidelijke keuzes maken en ook leveranciers vragen om mee te doen. Alleen dan levert e-facturatie een optimale besparing op, zowel financieel als voor het milieu. Niet alleen inkomende, maar ook uitgaande facturen dragen daaraan bij.

De overgang naar elektronisch factureren bij overheidsinstanties duurt veelal langer dan verwacht. ‘Ik vraag me zelfs af of iedereen april 2019 wel gaat halen’, vertelt CEO Jan Sundelin van TIE Kinetix. Hij merkt dat het proces relatief traag verloopt. ‘Dat heeft te maken met de complexiteit van overheidsinstanties. Veel instanties willen wel, maar zitten nog met vragen. Hoe zetten we het systeem op? Hoe communiceren we hierover? Kunnen we elektronische facturen verplichten? Zulke beslissingen moeten hogerop in de organisatie genomen worden en dat kost tijd. Daardoor treedt er vertraging op bij de implementatie en lopen projecten uit.’

 

E-facturatie verplichten is nodig

Veel overheidsinstanties vinden het lastig om van leveranciers te eisen dat ze facturen elektronisch aanleveren, weet Sundelin. ‘Maar in het bedrijfsleven is het al tien jaar heel gewoon dat elektronische facturatie een voorwaarde is om zaken te doen met grote bedrijven. Leveranciers zijn dan bijvoorbeeld verplicht om een PO-nummer (inkoopnummer) op te geven. Zo’n inkoopnummer is voor die grote bedrijven noodzakelijk om een factuur automatisch te koppelen aan een order en het bijbehorende budget. Zonder een dergelijke verplichting wordt het proces nooit echt helemaal geautomatiseerd. Overheden kunnen in dat opzicht wel wat leren van bedrijven. Om optimaal kosten, arbeidstijd en papier te besparen zijn zulke duidelijke beslissingen nodig.’

 

Vergeet uitgaande facturen niet

Voor inkomende facturen zijn de voordelen van een elektronisch systeem duidelijk. Gegevens hoeven niet handmatig overgenomen te worden. Dat voorkomt fouten en scheelt vooral veel administratieve handelingen en dus kosten. Maar ook bij de uitgaande facturen valt nog best wat te besparen, benadrukt Sundelin. ‘Facturen printen, acceptgiro’s maken en die vervolgens via de post versturen is wel minder intensief dan de administratieve afhandeling van inkomende facturen, maar het kan toch een stuk efficiënter en goedkoper.’

 

TIE Kinetix kan straks de afhandeling van deze uitgaande facturen ook overnemen. Daarvoor zijn er afspraken met speciale outsourcing printbedrijven. De verschillende documenten worden op het juiste formaat afgeleverd. Sundelin: ‘Nu is in het veel gevallen nog verplicht om een factuur op papier te sturen, maar ook dat gaat steeds meer elektronisch, bijvoorbeeld via DigiD of eHerkenning. Dat is goedkoper en beter voor het milieu. Wij kunnen het elektronische en het papieren proces aan elkaar koppelen. Dat maakt de overgang makkelijker.’

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingTIE Kinetix

De Corridor 5d

3621 ZA Breukelen

 

T: +31-88-369-8000

info@TIEKinetix.com

www.TIEKinetix.com/e-factureren

Meer nieuws

Onze evenementen

Ons team is continu bezig met het ontmoeten van klanten en partners en het verzamelen van informatie om de gebruikerservaring te optimaliseren. Daarnaast zijn we wereldwijd FLOW aan het presenteren en wat het voor u kan doen.

 

Whitepapers van TIE Kinetix