of 59250 LinkedIn

E-facturatie stap voor stap invoeren

E-facturatie stap voor stap invoeren. Er is nog veel werk aan de winkel om te zorgen dat de hele overheid voor april 2019 om is.
TIE Kinetix Reageer

E-facturatie heeft duidelijke voordelen. Veel overheidsinstanties zijn dan ook druk bezig met de implementatie of kunnen zelfs al elektronische facturen verwerken. Toch is er nog veel werk aan de winkel om te zorgen dat de hele overheid voor april 2019 om is. Voor een optimaal effect is het bovendien nodig om ook leveranciers steeds meer te gaan verplichten hun facturen elektronisch aan te leveren.

Per 1 april 2019 zijn gemeenten en andere overheidsinstanties verplicht om elektronische facturen te accepteren. ‘De tijd begint inmiddels echt te dringen,’ stelt Jan Sundelin, CEO van TIE Kinetix. ‘Een jaar is zo voorbij en er moet nog veel gebeuren. Wij ervaren zelf al dat er steeds meer aanvragen binnenkomen van organisaties om tijdig gereed te zijn voor de e-facturatieverplichting. Gezien de complexiteit en de impact die dit kan hebben, adviseren wij onze relaties dan ook om tijdig te starten. Hierdoor kan e-facturatie zonder tijdsdruk ingevoerd worden.’

 

Verkiezingen in de weg

De beslissing voor de implementatie van e-facturatie moet volgens Sundelin dan ook voor september genomen zijn om zeker te zijn dat het systeem voor april 2019 werkt. ‘Afhankelijk van de grootte van de betreffende instantie kan de implementatie zelf vrij snel gaan. Een kleine gemeente kan binnen een maand live zijn. Maar het traject dat daaraan voorafgaat, is tijdrovend. Bovendien zijn gemeenten druk geweest met de verkiezingen en volgt nu eerst een inwerkperiode voor de nieuwe raden. Het is zaak om e-facturatie niet uit het oog te verliezen.’

 

Hoe eerder, hoe groter de besparing

Daar komt nog bij dat e-facturatie veel voordelen heeft die het sowieso de moeite waard maken om er snel mee te beginnen. Het systeem zorgt voor minder fouten, omdat gegevens niet handmatig overgenomen hoeven te worden. De grote papierbesparing is goed voor het milieu. Bovendien scheelt het tijd. Maar het belangrijkste is misschien nog wel de kostenbesparing. Sundelin: ‘De vaste administratieve medewerkers hebben vaak ondersteuning van ingehuurde krachten om alle facturen te verwerken. Dat kost extra geld. E-facturatie maakt dat overbodig.’

 

Zo veel mogelijk verplichten

Om die voordelen er echt uit te halen, moeten niet alleen overheidsinstanties, maar ook hun leveranciers overgaan op elektronisch factureren. ‘Ik adviseer om e-facturatie steeds verder te verplichten,’ zegt Sundelin. ‘Stel een concreet tijdspad in. Wijs mensen erop dat een pdf via de mail geen e-factuur is, leg de verschillende opties uit en geef aan e-facturen sneller te behandelen. Hou na een bepaalde datum bijvoorbeeld een percentage van de prijs in als administratieve kosten voor een niet-elektronische factuur. Een overheid kan het moeilijk verkopen om helemaal niet te betalen, maar uiteindelijk bijvoorbeeld wel een extra lange betalingstermijn hanteren.’

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingTIE Kinetix

De Corridor 5d

3621 ZA Breukelen

 

T: +31-88-369-8000

info@TIEKinetix.com

www.TIEKinetix.com/e-factureren

Meer nieuws

Onze evenementen

Ons team is continu bezig met het ontmoeten van klanten en partners en het verzamelen van informatie om de gebruikerservaring te optimaliseren. Daarnaast zijn we wereldwijd FLOW aan het presenteren en wat het voor u kan doen.

 

Whitepapers van TIE Kinetix