of 59130 LinkedIn

E-facturatie: optimaal profiteren

E-facturatie: optimaal profiteren. Om echt besparingen te realiseren is het zaak om te zorgen dat leveranciers daadwerkelijk e-facturen kunnen en willen aanleveren
TIE Kinetix Reageer

Veel overheidsinstanties zijn druk bezig om op tijd te voldoen aan de verplichting om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Maar om echt besparingen te realiseren met het nieuwe systeem, is dat niet genoeg, benadrukt Jan Sundelin, CEO van TIE Kinetix. Dan is het zaak om te zorgen dat leveranciers daadwerkelijk e-facturen kunnen en willen aanleveren.

Met de deadline van 18 april 2019 in zicht begint de overstap naar e-facturatie nu echt dringend te worden. Gemeenten en andere overheidsinstanties werken daar dan ook hard aan, merkt Jan Sundelin, CEO van TIE Kinetix. ‘De meeste gaan het wel halen en voldoen dan aan de eis om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Maar met name bij kleine gemeenten gaat het vaak niet verder dan een vinkje op de takenlijst. Dan blijven veel facturen als pdf binnenkomen. Dat is zonde. Als je het nieuwe systeem niet gaat gebruiken, levert die investering niks op.’

 

Gebruiken is besparen

‘Het is eigenlijk net als bij een hybride auto’, legt Sundelin uit. ‘Als je die aanschaft, maar je gebruikt de elektromotor niet, helpt het ook niet voor het milieu. Zo kun je met e-facturatie € 35 tot € 40 besparen op de verwerking van een inkomende factuur. Bovendien werkt elektronisch factureren veel efficiënter en is het beter voor het milieu. Maar om optimaal te profiteren, moet je wel zorgen dat leveranciers hun facturen ook echt elektronisch aanleveren. Dat doen ze niet vanzelf.’

 

Verschillende formaten

Het probleem ligt zeker niet alleen bij kleine leveranciers die zelf nog geen systeem voor e-facturatie hebben. Juist voor grote partijen die zelf al jaren met e-facturen werken, kan het lastig zijn om met het systeem van overheidsorganisaties te werken. Dat heeft te maken met de verschillende formaten voor elektronische facturen. Sundelin: ‘In de levensmiddelenbranche werken bedrijven bijvoorbeeld wereldwijd met de EDIFACT-standaard van de Verenigde Naties. De Nederlandse overheid heeft juist gekozen om alleen te werken met Simplerinvoicing en de bijbehorende XML-standaard UBL.’

 

Automatisch omzetten

Er zijn softwaretools om de verschillende formaten met elkaar uit te wisselen, maar hiervoor is er wel een koppeling nodig tussen deze tools en de systemen. De binnenkomende documenten dienen automatisch aangepast te worden aan het formaat die het specifieke financiële systeem, van de desbetreffende overheidsinstantie, kan verwerken. Sundelin: ‘Wij hebben jarenlange ervaring met alle verschillende formaten en kunnen ervoor zorgen dat facturen automatisch omgezet worden. Van EDIFACT naar Simplerinvoicing, maar bijvoorbeeld ook van pdf naar e-factuur. Gemeenten die daarvoor kiezen zijn dan wel duurder uit, maar besparen uiteindelijk ook meer, omdat leveranciers makkelijker meedoen.’

 

Leveranciers onboarden

‘Wij kunnen gemeenten ook ondersteunen bij de onboarding van leveranciers. We inventariseren dan met welke partijen zij zakendoen. Vervolgens benaderen we die allemaal om hen te helpen facturen op de juiste manier aan te leveren. In veel gevallen gaat het dan om bedrijven die zelf al met e-facturen werken. Dan koppelen we de verschillende systemen op de juiste manier aan elkaar. Ik verwacht dat daar na 18 april 2019 nog veel vraag naar komt.’

 

www.TIEKinetix.com/e-factureren

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingTIE Kinetix

De Corridor 5d

3621 ZA Breukelen

 

T: +31-88-369-8000

info@TIEKinetix.com

www.TIEKinetix.com/e-factureren

Meer nieuws

Onze evenementen

Ons team is continu bezig met het ontmoeten van klanten en partners en het verzamelen van informatie om de gebruikerservaring te optimaliseren. Daarnaast zijn we wereldwijd FLOW aan het presenteren en wat het voor u kan doen.

 

Whitepapers van TIE Kinetix