of 59130 LinkedIn

Aandachtspunten voor het kiezen van een leverancier voor e-facturatie

Aandachtspunten voor het kiezen van een leverancier voor e-facturatie. Idealiter wordt er gekozen voor een oplossing die in de nabije toekomst nog meer automatiseringsmogelijkheden biedt
TIE Kinetix Reageer

De implementatie van e-facturatie is veelomvattend. Vaak gaat een organisatie een verbintenis aan met een leverancier voor meerdere jaren. Daarom dient u er zeker van zijn dat de oplossing die u kiest toekomstbestendig is en dat de aanbieder uw organisatie bijstaat wanneer er support nodig is.

Vanuit de markt merken wij dat eindbeslissers het soms lastig vinden om te doorgronden wat de verschillen zijn tussen de aanbieders van e-facturatie. De materie kan complex zijn, u wordt ineens geconfronteerd met verschillende termen (PEPPOL, SI-netwerk, Digipoort, UBL, Edifact, etc) én aanbieders claimen allemaal hetzelfde te kunnen. Om u een beetje op weg te helpen hebben wij een aantal aandachtspunten voor de leverancierselectie op een rij gezet.

 

Integratie met een bestaand boekhoud- of ERP-systeem

Binnen veel overheidsinstanties wordt er gewerkt met software van Oracle, Unit4, SAP of Exact. Dit zijn de systemen waar de medewerkers mee werken en waarmee ze vertrouwd zijn. Het toevoegen van nog een systeem, waarmee gewerkt dient te worden, roept soms weerstand op. Idealiter wordt er daarom gekozen voor een aanbieder die een koppeling maakt met en vanuit het bestaande systeem. Kies een oplossing die in staat is inkomende facturen automatisch te herkennen en valideren én omzet naar het juiste formaat voor automatische verwerking. 

 

Onboarden van leveranciers

Het klaarmaken van een systeem, voor het verwerken van e-facturen, is in principe zo geregeld. Een organisatie kan dus snel conformeren aan de nieuwe e-facturatie verplichting. Maar wilt u het potentieel van elektronisch factureren echt benutten, dan is hier meer werk voor nodig. Voor een groot deel bent u namelijk afhankelijk van de medewerking van uw leveranciers.

 

Ontvangt u na de implementatie van elektronisch factureren geen e-facturen, dan is al het werk voor niets geweest. Uw organisatie doet dan eigenlijk een digitaliseringsinvestering die niet rendeert. Het is als rijden in een hybride op benzine. Zonde!

 

Vraag aan de aanbieders, die u voor ogen heeft, welke services zij kunnen bieden op het gebied van het aansluiten van leveranciers op e-facturatie, ook wel onboarding genoemd. Het uitbesteden van de onboarding scheelt uw organisatie veel tijd en zorgt ervoor dat u eerder profiteert van de voordelen van elektronisch factureren.

 

Portaal voor het maken van een e-factuur

Denk bij het selecteren van een e-facturatieoplossing niet alleen aan de grote leveranciers. Grotere leveranciers zijn vaak in staat om via een koppeling rechtstreeks e-facturen in te dienen. Kleine lokale leveranciers beschikken vaak niet over zo’n geavanceerd boekhoud- of ERP-systeem. Vraag daarom aan de aanbieder of de mogelijkheid bestaat om via een online portaal handmatig e-facturen te creëren en in te dienen. Hiermee faciliteer je alle leveranciers, ook de bloemist en de cateraar om de hoek.

 

Prijsafspraken

Wij adviseren om niet alleen te letten op de kosten per verwerkt document. Het kan namelijk zo zijn dat u achteraf hoge kosten krijgt gepresenteerd voor consultancy en maatwerk. Zorg ervoor dat de aanbieder duidelijkheid creëert over het complete kostenplaatje, voordat u een contract tekent. Van de implementatiekosten tot de terugkerende maandelijkse kosten.

 

Klaar voor de toekomst

Er zijn overheidsinstanties die het absolute minimale doen om aan de nieuwe e-facturatie verplichting te doen, daarentegen zijn er ook gemeenten die juist nog een stap verder willen gaan. Denk aan het digitaliseren en automatiseren van de uitgaande factuurstroom maar ook aan het versturen van aanmaningen. Idealiter wordt er gekozen voor een oplossing die in de nabije toekomst nog meer automatiseringsmogelijkheden biedt.

 

Afbeelding

Benieuwd hoe snel uw organisatie klaar kan zijn voor de nieuwe e-facturatie verplichting? Ga naar www.TIEKinetix.com/e-factureren

 

Jan Sundelin, CEO TIE Kinetix 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingTIE Kinetix

De Corridor 5d

3621 ZA Breukelen

 

T: +31-88-369-8000

info@TIEKinetix.com

www.TIEKinetix.com/e-factureren

Meer nieuws

Onze evenementen

Ons team is continu bezig met het ontmoeten van klanten en partners en het verzamelen van informatie om de gebruikerservaring te optimaliseren. Daarnaast zijn we wereldwijd FLOW aan het presenteren en wat het voor u kan doen.

 

Whitepapers van TIE Kinetix