of 59318 LinkedIn

Waarom u nog lang niet klaar bent met oud-werknemers

AfbeeldingHet is niemand ontgaan dat op 25 mei vorig jaar de AVG is ingegaan. Waar minder mensen zich van bewust zijn, is dat toen ook de vervaltermijnen voor het bewaren van medewerkers-informatie zijn ingegaan. Als het gaat om medewerkers die uit dienst zijn getreden, moeten organisaties op verschillende, vastgestelde momenten allerlei documenten uit de personeelsdossiers halen.

Dat gaat om eenvoudig te automatiseren handelingen. Maar in de praktijk gebeurt dat bijna niet. Met als gevolg dat bedrijven bij controles tegen flinke boetes kunnen aanlopen, want ze overtreden op dat moment de privacywet. De eerste AVG-controles zijn al begonnen, dus het moment is inmiddels wel aangebroken om actie te ondernemen. En dat is gelukkig vrij eenvoudig.

 

Grote stappen in digitale transformatie, sneller dan gepland

In het licht van de wet- en regelgeving, in het bijzonder de AVG, is de stap naar e-HRM voor bedrijven noodzakelijk. Deze nieuwe wet zorgt er nou eenmaal voor dat bedrijven gedwongen worden om veel sneller dan wellicht gepland grote stappen in hun digitale transformatie te zetten, omdat ze anders wet- en regelgeving overtreden. Dit probleem zal zich vermoedelijk wel eerder voordoen bij het mkb dan bij het grootbedrijf; veel corporates hebben inmiddels een privacy officer aangesteld, die zich volledig kan focussen op dit soort uitdagingen. 


Uit het oog is niet uit het hart

Belangrijk om te weten, is dat u nog lang niet klaar bent met medewerkers die uit dienst zijn. In de praktijk zien we vaak dat die dossiers in de kast worden gezet, om nooit meer naar om te kijken. Maar ze moeten wel in ‘scope’ blijven, want na twee jaar moet u de eerste gegevens van die medewerker(s) al verwijderen. En vijf jaar na uitdiensttreding de volgende gegevens, en twee jaar later de laatste documenten. In totaal dus nog zeven jaar nadat de werknemer weg is.

Uit het oog is dus bepaald niet uit het hart. En, wellicht ten overvloede, maar toch: u mag niet meteen na uitdiensttreding alle gegevens direct verwijderen, zodat u ze maar kwijt bent. Sterker nog, documenten met identiteitsgegevens en Model Opgaaf gegevens voor de loonheffing moet u nog vijf jaar na uitdiensttreding kunnen overleggen.


Het ondernemersleven makkelijker maken

In het licht van digitale transformatie is voor bedrijven software beschikbaar om bestanden op het juiste moment uit het systeem te halen. De ondernemer krijgt dan, bijvoorbeeld, notificaties over wanneer welke documenten van welke medewerkers uit het systeem verwijderd moeten zijn. Het scheelt al wanneer u kunt aantonen dat u actief bezig bent met dit onderwerp. Dat u de eerste aanzet heeft gemaakt en een concreet plan kunt laten zien; dan krijgt u mogelijk de kans om op een nader vastgesteld moment aan te tonen dat u die woorden hebt waargemaakt.

 

Nieuwe software betekent inderdaad wel een investering. En een ondernemer wil liever geen geld meer besteden aan medewerkers die al weg zijn, want die leveren niets meer op. Een logische gedachte, maar vergeet niet, naast het ontlopen van boetes: met e-HRM kunt u natuurlijk ook voor uw bestaande personeelsbestand talloze signalen in werking zetten, zoals meldingen voor aflopende arbeidscontracten en de geldigheid van diploma’s. Dat soort signalen kan het leven van een ondernemer al een stuk makkelijker maken!


Aandachtspunten en uitdagingen

Binnen veel organisaties voelen mensen de druk om data analytics in te zetten

voor alle denkbare projecten. In het licht van digitale transformatie zijn termen als artificial intelligence, machine learning en data science daarbij al helemaal ingeburgerd. Prachtige ontwikkelingen, waarvan de grote uitdaging is om ze in de praktijk toe te passen. In ons factsheet over HRM-processen ontdekt u een aantal van de belangrijkste valkuilen.


Digitale transformatie: kies voor een integrale aanpak

Onze HR-specialisten praten graag met u verder over wat wij voor u kunnen betekenen in het licht van digitale transformatie. Wij bieden u graag nieuwe perspectieven over de mogelijkheden binnen uw organisatie.

 

Uw digitale transformatie kan alleen slagen bij een integrale en gecoördineerde aanpak. Het 360° perspectief van BDO biedt uw organisatie helder inzicht in de status van uw digitale transformatie en de te nemen (vervolg)stappen. Meer weten over onze visie op digitale transformatie?

 

Lees onze visiepaper

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

BDO Accountants & Adviseurs

Afbeelding

Boogschutterstraat 35

7324 AE Apeldoorn

088- 236 48 03

publiekesector@bdo.nl

www.bdo.nl/lokale-overheid

 

Afbeelding   Afbeelding 

Meer nieuws

Summercouse Grip het sociaal domein


27 augustus 2019

Locatie: BDO Utrecht

Van Deventerlaan 101, 3528 AG  UTRECHT

Aanmelden


Belastingplan 2019

De publieke sector staat voor grote uitdagingen en kan extra middelen goed gebruiken. Maar fiscaal gezien is de sector op zichzelf aangewezen. Meer weten?

Kijk op www.bdo.nl/belastingplan

Evenementen

 

Vakinhoudelijke seminars, workshops en netwerkbijeenkomsten
Regelmatig organiseren wij interessante bijeenkomsten, symposia en evenementen die relatie hebben met ons brede werkgebied. Voor meer informatie of eventueel aanmelden, klik hier.

Whitepapers