Hoe hou je grip op je informatiehuishouding?

De Wet open overheid (Woo) is op gemeentelijk niveau te belangrijk om aan ambtenaren en specialisten over te laten. Toch zijn openheid en transparantie nog weinig als thema terug te zien in de visie van gemeenten, stelt Woo-ambassadeur Peter de Baat van de VNG. Hoe kunnen we het bestuurlijke en politieke belang van de Woo beter uit de verf laten komen?

Daar geeft De Baat samen met mede-ambassadeur Bert Bouwmeester een webinar over op 17 april tijdens de Week van de Grip op Informatie. Beide oud-burgemeesters schetsen daarin de context van de nieuwe wet voor iedereen binnen gemeenten die werkt met de Wet Open Overheid. Ook delen ze hun eerste ervaringen uit de tour die ze momenteel maken door Nederland langs gemeenten. Peter Snijders, burgemeester van Zwolle en voorzitter van de VNG-commissie Informatiesamenleving, zal vanuit zijn rol zijn inzichten delen op basis van de ervaringen van de twee ambassadeurs.

Openheid en transparantie

“Openheid en transparantie raken aan de grondhouding van gemeenten in relatie tot inwoners”, stelt De Baat. “Hoe je omgaat met verstrekken van informatie kun je niet los zien van hoe je staat tegenover burgerparticipatie of het betrekken van inwoners bij activiteiten en taken van de overheid. Naarmate je als overheid meer belang ziet in de participatie en intensieve samenwerking met inwoners, hoe meer belang je ziet in openheid en transparantie.”

Openbaarmaking is een nieuwe kerntaak bij gemeenten

Peter de Baat

Tijdens hun gesprekken met gemeentebestuurders door heel Nederland komen de Woo-ambassadeurs eigenlijk nooit gemeenten tegen die dit niet belangrijk vinden: openheid en transparantie horen bij een modern gemeentebestuur. “Openbaarmaking is dan ook een nieuwe kerntaak bij gemeenten”, legt De Baat uit. “Volgens artikel 1 van de Woo heeft iedereen recht op toegang tot publieke informatie zonder daarbij een belang te hoeven stellen. Dat is een subjectief recht op informatie. Dat vraagt van de overheid de organisatie en processen daar op in te richten. Ook over zaken die spannend zijn of gevoelig liggen moet je – wettelijke uitzonderingen daargelaten - als gemeente open en transparant zijn.”

Wat de twee ambassadeurs wel tegelijkertijd vaststellen is dat openheid en transparantie nog niet vaak een thema zijn in de visie van gemeenten over wie ze willen zijn. “Dat zou een eerste stap kunnen zijn”, denkt De Baat. “Om daar te komen is het goed stil te staan waar je nu staat en wat je nu al doet aan openheid en transparantie. Past onze cultuur nog bij de wereld om ons heen? Hoe werkt dat door naar onze informatiearchitectuur? Als je eenmaal dit doorkijkje naar de toekomst hebt, is het makkelijker het gesprek aan te gaan over wat hiervoor precies nodig is aan menskracht en bestuurlijke aandacht.”

Grip op je informatiehuishouding

Het webinar ‘Hoe kunnen we het bestuurlijke en politieke belang van de Woo beter uit de verf laten komen?’ is een van de 14 webinars die plaatsvinden in de Week van de Grip op Informatie, die VNG Realisatie twee keer per jaar organiseert. Deze zevende editie vindt plaats van 13 tot en met 20 april. Er zijn in totaal 38 sprekers, van gemeenten, maar ook van andere organisaties zoals Dimpact, het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI) of de Koninklijke Vereniging van Archivarissen in Nederland (KVAN). “Van open data, financiële detaildata, tot Microsoft 365. Alle webinars hebben een link met de vraag hoe je nu grip krijgt op je informatiehuishouding. Dat hebben we gekoppeld aan de Wet Open Overheid, de Archiefwet en de Wet Hergebruik Overheidsinformatie”, licht Jeroen Jonkers, projectleider Grip op Informatie bij VNG. “De week sluit perfect aan bij het Samen Organiseren, dat wij vanuit VNG ook stimuleren. We willen vooral verhalen van gemeenten door gemeenten laten vertellen, waarbij we vooral praktijkverhalen centraal staan. Het gaat om kleine praktische dingen die we van elkaar kunnen leren.”

Meer dan 1200 aanmeldingen

Informatiehuishouding staat sinds relatief kort in de schijnwerpers, verklaart Jonkers de grote belangstelling voor de Week van de Grip op Informatie.

Wil je een goed functionerende overheid hebben, dan moet je wel je basis goed op orde hebben. Een onderdeel daarvan is informatiehuishouding.

Jeroen Jonkers - VNG

“Gemeenten moesten altijd wel hun informatiehuishouding op orde brengen, maar dit onderwerp kreeg relatief weinig aandacht. Toch is het belangrijk. Wil je een goed functionerende overheid hebben, dan moet je wel je basis goed op orde hebben. Een onderdeel daarvan is die informatiehuishouding, dus de manier waarop die die vorm geeft dat je makkelijk je stukken kan verantwoorden. De laatste jaren is dit onder druk komen te staan, er is behoorlijk bezuinigd op deze kostenpost. Door de parlementaire enquête kindertoeslagenaffaire zie je dat er nu enorme belangstelling gekomen is voor het functioneren van de overheid. En hoe die de informatiehuishouding heeft georganiseerd.”