Low-code platform: het geheime wapen voor optimaal recruitmentproces Britse defensie

Personeel is voor de Britse krijgsmachtdelen Royal Navy en Royal Air Force van onschatbare waarde in het vervullen van hun missie. Recruiters staan dan ook voor een stevige uitdaging om de 8.500 beste kandidaten te selecteren uit zo’n 180.000 Britten die jaarlijks belangstelling tonen in een carrière bij de RN en RAF. Om de wervingstrajecten te versnellen en de uitval van kandidaten te minimaliseren is onlangs gekozen voor een innovatief, volledig geautomatiseerd ICT-systeem, gebouwd op Pega Customer Service™ Digital Customer Engagement Edition, een applicatie voor de publieke sector.

Optimale recruitment journey

Ongeveer 600 RN- en RAF-medewerkers houden zich vanuit 48 eigen recruitmentkantoren in het Verenigd Koninkrijk bezig met per jaar zo’n 60.000 sollicitaties. De werkzaamheden worden voornamelijk handmatig uitgevoerd, wat leidt tot lange wervingstrajecten en hoge uitval van kandidaten. Een aannemelijke verklaring voor de hoge uitval is dat veel van de sollicitanten opgegroeid zijn met de informatietechnologie van het digitale tijdperk. Deze zogenoemde digital natives willen een optimale recruitmentbeleving ervaren die volledig aansluit op hun verwachtingen. De dienstverlening moet snel zijn, op een door henzelf bepaald moment kunnen plaatsvinden en via het kanaal van hun voorkeur verlopen. Het is een generatie die verderop gaat kijken als een journey niet voldoet aan de verwachtingen.

Binnen de RN en de RAF werd duidelijk dat een transformatie van het recruitmentproces niet kon uitblijven. Pegasystems ondersteunt deze moderniseringsslag en de wervingsdoelstellingen van de RAF  en de RN door een volledig geautomatiseerd wervingsproces te realiseren.

Diversiteit en inclusie.

“We vertrouwen erop dat het gezamenlijke Recruiting IT-systeem (RITS) de recruitment journey van onze kandidaten verbetert en de kans vergroot dat individuen hun journey echt willen afronden”, vertelt groepskapitein Lizzy Nicholl, hoofd recruiting en selectie voor de RAF. “Zo krijgen wij binnen de RAF meer diversiteit en dat is van cruciaal belang nu we ons ook begeven in steeds complexere operationele omgevingen zoals cyber en ruimtevaart.”

Het systeem ondersteunt hiermee de Defence Diversity and Inclusion Strategy 2018 – 2030 van het Engelse ministerie van Defensie (MOD). Het levert data en statistieken op basis waarvan MOD de voortgang en prestaties van ondervertegenwoordigde kandidaatgroepen kan volgen en diversiteitsdoelstellingen sneller kan realiseren.

Multichannel selfservice model
De nieuwe applicatie ,die wordt gebouwd op Pega Customer Service™, zorgt niet alleen voor een betere ervaring bij zowel kandidaten als recruiters en kortere wervingstrajecten; het levert ook rapportagemogelijkheden voor meer inzicht in het recruitmentproces. Kapitein Peter Viney, hoofd recruitment bij Royal Navy, is blij met de overstap naar een modern recruitment (ICT)-systeem. “Het ondersteunt onze recruiters en zorgt voor een betere kandidaatervaring van begin tot eind.”

Er wordt gebruikgemaakt van intelligente automatisering en inzichten om de proactiviteit van kandidaten te stimuleren en meer flexibiliteit in te bouwen in het wervingsproces. Het platform levert statistieken, rapportages en gegevens die zijn samengesteld en opgebouwd rond de ervaringen van de individuele kandidaat. Kandidaten bepalen zelf hun voortgang door een multichannel, selfservice model te creëren.

Wervingstraject verkort naar 30 dagen
De recruiters kunnen kandidaten die de meeste ondersteuning nodig hebben tijdens het wervingstraject één-op-één begeleiden. Ook kunnen ze dankzij de low-code functionaliteiten van het platform zelf hun eigen proces vormgeven en noodzakelijke wijzigingen of verbeteringen doorvoeren in de applicaties. Dat kan in enkele uren of dagen worden afgerond in plaats van dat het weken of maanden in beslag neemt. Recruiters houden hiermee de flexibiliteit om up-to-date te blijven. De verwachting is dat het wervingsproces verkort wordt naar slechts 30 dagen.

Grote stap voorwaarts
Binnen de RAF en de RN is het enthousiasme over het gezamenlijke recruitmentsysteem groot. Lizzy Nicholl: “Recruiters van de RAF zijn nog niet eerder zelf zo betrokken geweest bij een groot softwareontwikkelproject. Nauw samenwerken met Pega-experts om zoiets krachtigs te bouwen, dat we vervolgens in-house kunnen onderhouden, is voor ons een grote stap voorwaarts. Om dit samen met de RN te realiseren is een geweldige bonus. Er wordt goed samengewerkt en alle betrokkenen grijpen elke kans aan om elkaars best practices op het gebied van recruitment over te nemen.”

Belangrijke feiten:

• Betere digitale ervaring voor jaarlijks 180.000 potentiële kandidaten.
• Minder uitval van kandidaten door betere (recruitment) journey.
• Verkorting van het wervingsproces naar slechts 30 dagen.
• Meer inzicht in het recruitmentproces dankzij rapportagemogelijkheden.
• Eén-op-één begeleiding mogelijk tijdens wervingstraject.
• Meer flexibiliteit in het wervingsproces.

Voor meer informatie: www.pega.com/overheid