of 59162 LinkedIn

Van digitale dementie naar digitale duurzaamheid

Dimitri Palmen Reageer

Dementie is een ernstige ziekte waarbij de verwerking van informatie in de hersenen verstoord raakt. Sinds een aantal jaren kennen we van deze ziekte ook een digitale variant. Daarbij gaat het niet om onze hersenen, maar om een verstoring in onze digitale systemen en bestanden.

Naderende AVG
Ook digitale dementie kan serieuze gevolgen hebben. Zeker met de naderende AVG moeten we kunnen aantonen waar onze informatie opgeslagen is en we moeten erbij kunnen als iemand ernaar vraagt. Wanneer onze informatieverwerking niet op orde is, kunnen we niet aan deze wet voldoen. Als we niet slimmer omgaan met onze informatie en deze beter documenteren, worden we digitaal dement. Voor deze variant van dementie is er gelukkig wel een medicijn: digitale duurzaamheid.

 

Infobesitas

Met het oog op de toekomst hebben vrijwel alle organisaties zich de afgelopen jaren bekommerd om het digitaliseren van bestanden en processen. In essentie een goed idee, maar niet zonder risico. Door digitalisering kunnen we namelijk onbeperkt informatie verzamelen en opslaan. Dus we bewaren alles, want wellicht kunnen we het in de toekomst nog ergens voor gebruiken. Informatie ondersteunt ons immers in betere besluitvorming. Het gevolg van deze wildgroei aan informatie is infobesitas. Dit is een overkill aan (overbodige) informatie. Hierdoor hebben we straks geen idee meer welke informatie waar opgeslagen is. De eerste verschijnselen van digitale dementie.

 

Documenten blijven achter

Een volgende fase van digitale dementie ligt vaak in de digitalisering zelf. Eeuwenoud papier kunnen we vandaag de dag nog steeds lezen. Digitale documenten van een paar jaar terug daarentegen, zijn een stuk minder leesbaar. Dit komt omdat software en hardware snel verouderen. Door continue updates blijft software bij de tijd, maar oude documenten zijn in die software onleesbaar. Probeer maar eens een Word-document van tien jaar oud te openen: vrijwel onmogelijk. Daar komt bij dat gebruikers met kennis van verouderde applicaties steeds schaarser worden. Als we geen actie ondernemen, zal ons digitale werkverleden in een hoog tempo verdwijnen.

 

Digitale duurzaamheid door te delen

Digitale duurzaamheid is de remedie: vindbaarheid, toegankelijkheid, leesbaarheid en volledigheid van digitale gegevens, ook op de langere termijn. Makkelijker gezegd dan gedaan, maar een begin is snel gemaakt. En wel door informatie te delen en toegankelijk te maken voor stakeholders. Geef hen de verantwoordelijkheid om informatie te controleren en aan te vullen, dan krijg je feedback vanuit verschillende invalshoeken. Deze vorm van co-creatie verkleint de kans op digitale dementie, omdat meerdere stakeholders eigenaar worden van de informatie. Hiermee voorkom je dat informatie verloren gaat of onvindbaar wordt. Zie het als Wikipedia voor je eigen organisatie.

 

Om digitale dementie te voorkomen en digitale duurzaamheid te realiseren, is een nieuwe manier van denken nodig. Informatie en verantwoordelijkheid delen spelen een belangrijke rol in het beperken van digitale dementie. De informatiemanagement-technologie om je hierin te ondersteunen is al voorhanden. Maak hier proactief gebruik van en voorkom een storing in de digitale hersenen van jouw organisatie.

 

 

Dimitri Palmen, commercieel directeur bij BCT.

 

 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.