of 58952 LinkedIn

Inefficiëntie ten top: elke gemeente zijn eigen processen en IT

Hajo Reijers Reageer

Overheidsorganisaties, zoals gemeenten, hoeven hun zelfstandigheid niet te verliezen als ze op proces- en IT-gebied samenwerken om kosten te besparen. 

Ons land kent een groot aantal instellingen met vele min of meer autonome vestigingen. Denk bijvoorbeeld aan rechtbanken en gemeenten. De verschillende vestigingen verlenen vrijwel dezelfde diensten. Even kort door de bocht: elke gemeente verstrekt paspoorten, elke rechtbank beoordeelt overtredingen van wet- en regelgeving en geschillen, en beide leggen ze gegevens vast.  
Het ligt voor de hand te veronderstellen dat de werkprocessen en de IT-ondersteuning binnen elk domein gestandaardiseerd zijn. In de praktijk is dat echter niet zo: elke vestiging bedenkt voor vrijwel dezelfde diensten autonoom processen  en zorgt zelf voor de IT-ondersteuning. Dat is verre van efficiënt – en dus erg kostbaar. Vooral het onderhoud: de processen moeten bij elke relevante wijziging in de wet- en regelgeving worden aangepast, overal, in alle systemen op alle vestigingen. Enkele rechtbanken en sommige gemeenten werken al wat meer onderling samen, maar dat is zeker nog geen gemeengoed.

Elke vestiging zal zich beroepen op de eigen ‘couleur locale’ – de eigen cultuur, gewoonten, stijl, organisatie en werkomstandigheden - om zo vergaande standaardisatie en te nauwe samenwerking buiten de deur te houden; de werkelijke reden ligt in de angst om aan autonomie in te boeten. Het gedogen hiervan heeft geleid tot deze ongelooflijk inefficiënte situatie. Maar elk nadeel heeft zijn voordeel: er valt dus veel winst te behalen.

Standaardiseren kán
Inmiddels is uit onderzoek en pilots in de praktijk gebleken dat het heel goed mogelijk is de werkprocessen te standaardiseren in modules, met respect voor de diverse ‘couleurs locale.’ Daartoe moeten alle werkprocessen op elke rechtbank c.q. elk gemeentehuis nauwkeurig in kaart worden gebracht en in een database ondergebracht. Op die manier liggen de processen vast en kan elke vestiging zien hoe de andere het doen. Vervolgens kan elke vestiging onderdelen uit elk bedrijfsproces gebruiken die men het best vindt passen bij de eigen situatie. 
Enige tijd geleden startte een tweetal promovendi van de faculteit Wiskunde & Informatica van de TU Eindhoven (TU/e) daarnaar een onderzoek, dat zich vooralsnog richt op gemeenten. Allereerst werden op tien gemeentehuizen de uitgevoerde processen vastgelegd. Aan de hand van al die input ontstaat van elke dienst een supermodel, waarin het gedrag van elke individuele gemeente is vastgelegd. Het supermodel laat zich dus gemakkelijk omschrijven als een soort procesautomatiek.

De procesautomatiek is een sterk concept dat de tien gemeenten direct kostenbesparingen oplevert.

Maar dat gaat dus ook op voor alle organisaties met meer vestigingen, zoals rechtbanken, allerlei overheidsinstanties, maar ook multinationals. Kostenbesparingen door samenwerking zonder verlies van de zelfstandigheid. Dat moet toch iedereen als muziek in de oren klinken?

 

Dr. Hajo A. Reijers is naast hoogleraar aan de TU/e tevens Head of Businessprocess Management Research bij Perceptive Software.

 

Meer informatie op http://www.win.tue.nl/coselog/

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.