of 63966 LinkedIn

Digitaal dement

Reageer

Onlangs publiceerde de Erfgoedinspectie haar rapport Duurzaam duurt het langst. Digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de kerndepartementen. Verwacht had mogen worden dat conclusies en aanbevelingen van de voorafgaande rapportage uit 2005, onder de omineuze titel Een dementerende overheid als fileermes zouden zijn gebruikt. Dat lijkt echter niet het geval.

De conclusies van de Erfgoedinspectie zijn relatief geruststellend geformuleerd. De bevindingen zijn echter bij nauwkeurige lezing meer dan verontrustend. De noodklok die door de inspectie onaangeroerd blijft, luiden wij bij deze wel.

Stelt u zich een parlementaire enquêtecommissie voor, die in 2020 de beslissingen rondom de invoering van de ‘Chipkaart in het openbaar vervoer’ wil onderzoeken. De voorzitter krijgt een mail van zijn ondersteuner, met de mededeling: “Het dossier kon helaas niet geraadpleegd worden, laat staan gereconstrueerd, door het ontbreken van toegang tot de documenten die ten tijde van het beslissingsproces bij de verschillende departementen opgesteld zijn ten behoeve van het beslissingsproces”. Een van de kernaspecten van behoorlijk bestuur, controleerbaarheid van de wijze waarop beslissingen tot stand gekomen zijn, vereist dat beslissingsprocessen van soms tientallen jaren geleden gereconstrueerd kunnen worden. Inzicht in de besluitvorming waaruit lessen getrokken dienen te worden is immers essentieel. Dit betekent dat de informatiehuishouding van de overheid nu op orde moet zijn, ook voor de verdere toekomst. Bij een digitale overheid is ‘digitale duurzaamheid’ dus essentieel.

De Erfgoedinspectie schrijft dat door de definitieve doorbraak van document managementsystemen (DMS’en) in de bedrijfsvoering van de overheidsdiensten, de volledig gedigitaliseerde overheid een feit aan het worden is. De inspectie constateert dat de departementen hun werkprocessen daarmee goed onder controle hebben. Het venijn zit echter elders. Dat blijkt als de inspectie ingaat op de archivering van de overheidsprocessen voor toekomstige raadpleging, waarbij de informatie overgedragen wordt van het departementale DMS naar het Nationaal Archief.

Want: “Bij de implementatie van het DMS en in het toekennen en gebruiken van metadata zijn er grote onderlinge verschillen tussen de departementen ontstaan. Het ontbreekt in het DMS aan een voorziening waarmee digitale dossiers naar een andere digitale omgeving kunnen worden verplaatst. Dit levert niet alleen grote problemen op bij de overdracht van digitale dossiers en het samenvoegen van (delen van) verschillende document management systemen, maar ook bij het samenwerken aan digitale dossiers.” Eiland- of silo-automatisering noemen we dat, berucht vanwege de problemen die dat oproept om beslissingen te reconstrueren waarbij verschillende organisaties (of onderdelen) betrokken zijn geweest.

“De nadruk zal in de komende inspectie liggen op overbrenging in een digitale omgeving. Overbrenging is alleen maar mogelijk in een duurzaam toegankelijke omgeving en is voor een belangrijk deel nog terra incognita. Het uitblijven van een oplossing vormt een groot risico voor het toekomstig erfgoed”, schrijft de Erfgoedinspectie.

Het is schrijnend dat de ongemakkelijke conclusie die aan dat zelfverklaarde “terra incognita” verbonden zou moeten worden, niet getrokken wordt. Vanuit het oogpunt van duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie zou immers een volgende aanbeveling meer op haar plaats zijn: “Vanwege het nog niet beschikbaar zijn van een duurzame toegankelijke digitale omgeving, wordt het vanuit functioneel, verantwoordingstechnisch en derhalve staatrechtelijk oogpunt aanbevolen, het proces van uitfasering van papieren dossiers als ‘achtervang’ onmiddellijk stop te zetten, althans zolang de duurzaam toegankelijke digitale omgeving nog niet daadwerkelijk gerealiseerd is.”

De Erfgoedinspectie lijkt niet te zien dat de patiënt het stadium van beginnende symptomen al voorbij is. Onze rijksoverheid wordt niet dement – zij is het al.

Drs John van de Pas, Hoofddocent Informatiemanagement Saxion Hogescholen; Dr Geert-Jan van Bussel, Bijzonder Lector Digital Archiving & Compliance Hogeschool van Amsterdam

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.