Overheid heeft het gehad met .pdf-factuur

Bedrijven die met de Rijksoverheid zaken willen blijven doen hebben nog precies twee maanden om op elektronisch factureren over te stappen. Vanaf 1 januari 2017 zal de overheid bij nieuwe opdrachten de verplichting opnemen dat de opdrachtnemer zijn facturen als UBL-bericht aanbiedt.
 

Transitie
'Met deze transitie is de Rijksoverheid hard op weg om arbeidsintensieve, inefficiënte, fout- en fraudegevoelige papieren factuurstromen achter zich te laten en sneller rekeningen te kunnen valideren, betalen en af te handelen', juicht een persbericht van factureringsprovider Basware. 'Met de overheidsverplichting heeft e-factureren een punt bereikt dat iedereen hier de komende 2 jaar mee te maken gaat krijgen, of je nu MKB of ZZP bent', vult Jaap Jan Nienhuis van SimpelerInvoicing desgevraagd aan.

Enthousiasme

Het enthousiasme van partijen die hun nering doen in gestandaardiseerde digitale facturering is begrijpelijk, want in andere landen – met name Scandinavië – is gebleken dat de overheid een krachtige gangmaker is voor een omschakelingsproces dat anders maar moeilijk op tempo komt. 'Het is dé mogelijkheid voor bedrijven om alvast gewend te raken aan de toekomstige vorm van factureren. We verwachten dat de adoptie van e-factureren nog sneller zal gaan dan de penetratie van smartphones bij de consument.' stelt Benelux-directeur Jos Wellema van Basware. Hij noemt het verwonderlijk dat de bulk van B2G-facturen nog steeds via een analoog en relatief duur verwerkingsproces plaatsvindt: 'De Rijksoverheid is een van de grootste afnemers van diensten in Nederland waarvoor het jaarlijks honderdduizenden facturen ontvangt. Los van papier-, transport- en verwerkingskosten werkt dit proces vertragend. Het elektronisch aanleveren is een enorme vooruitgang.'
 
Omstreden maatregel 

Maar of de efficiency-slag die de overheid het bedrijfsleven langs deze weg oplegt, ook voor alle ondernemers gelegen komt, is omstreden. Gerard Bottemanne van onderzoeksbureau GBNed denkt dat de maatregel kleine bedrijven op achterstand zet: 'Er moet namelijk via de infrastructuur van de Rijksoverheid geleverd worden (in UBL-OHNL via Digipoort) of met een omweg via SimplerInvoicing'. En dat is volgens Bottemanne voor veel MKB-bedrijven een brug te ver. 'Ze beschikken meestal wel over een boekhoudpakket dat prima een UBL-factuur kan aanmaken en mailen aan de ontvanger. Maar de Rijksoverheid accepteert geen UBL-factuur per email. En ook al geen standaard UBL via Digipoort. MKB’ers moeten dan een betaalde tussenoplossing gebruiken of met de hand de factuur opnieuw intoetsen via een portaal van de Rijksoverheid.'
 

Stappenplan

Om het bedrijfsleven zo veel mogelijk te faciliteren, heeft het Nederlandse Platform E-factureren in samenwerking met Bottemanne's GBNed het label UBL Ready geïntroduceerd. ‘Universal Business Language’ zorgt ervoor dat Nederlandse bedrijven UBL e-facturen met elkaar kunnen uitwisselen en dit richting hun klanten of leveranciers zichtbaar maken. Friso de Jong, oprichter van Platform E-factureren en een van de initiatiefnemers van UBL Ready: 'UBL e-factureren levert aanzienlijke kostenbesparingen bij klanten op omdat dit soort factuur automatisch kunnen worden ingeboekt. Er is nog een bijkomend voordeel: leveranciers met het ‘UBL Ready’-predikaat kunnen, naast de pdf-facturen die zij reeds versturen, ook UBL e-facturen naar hun afnemers opsturen. De site www.UBLready.nl geeft ondernemingen in vijf stappen aan hoe het ‘factureren van de toekomst’ in de gelederen op te nemen.'

Bron: AG Connect, Rolf Zaal