Op weg naar één ICT-omgeving voor 415 gemeenten
Tof Thissen heeft het druk als directeur van het KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten. KING moet gemeenten bestuurskracht helpen ontwikkelen, mede via Operatie NUP.
Gemeenten moeten nog beter inzien dat decentralisaties en bezuinigingen niet strijdig zijn met hun moeizame inspanningen op het gebied van ICT en de e-overheid, vindt Tof Thissen. En vooral niet denken dat die ICT zelf zo uniek is.
Lastig verhaal
Tof Thissen heeft het druk als directeur van het KwaliteitsInstituut Nederlandse Gemeenten. KING moet gemeenten bestuurskracht helpen ontwikkelen, mede via Operatie NUP, een pakket afspraken met gemeenten over de elektronische overheid in 2015. En dan komen daar ook nog drie decentralisaties bij, plus het programma modernisering GBA en niet te vergeten de bezuinigingen. Een lastig verhaal richting gemeenten. Maar de afgelopen najaar opgestarte Operatie NUP zelf staat overeind: “We hebben veel mensen geworven en we weten wat we de komende drie jaar moeten doen. De organisatie is op orde en we hebben een geweldig startcongres gehad met NUP Live op 8 maart, waar ook bestuurders in de zaal zaten. Die bestuurders zijn helaas vaak pas geïnteresseerd in ICT als het fout gaat.”
Basisgemeente
Er gaat nogal eens wat fout in e-overheidsland, maar er is ook één ‘stip aan de horizon’ waarover Thissen erg optimistisch is: de ‘basisgemeente’. “Het zijn onze ideeën voor dat ene ICT-gemeentehuis voor 415 gemeenten. Gemeenten hebben nog altijd het idee dat ze er zelf voor staan en dat hun identiteit ligt in het hebben van hun eigen soft- en hardware. Maar als je door je oogharen kijkt zie je nauwelijks verschillen in informatieverwerking en -voorziening . Dus moet het gewoon gestandaardiseerd en geharmoniseerd. Veel gemeenten zijn daar enthousiast over, we hebben een business case klaar, we hebben een projectleider en er zijn samenwerkingsverbanden zoals GovUnited, Dimpact, ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Friesland en Drechtsteden, die zeer geïnteresseerd zijn.”
Die standaardisatie geldt dus ook voor de software voor gemeentelijke websites?
“Ja, want de gemeentelijke identiteit zit niet in je applicaties en je ICT, die zit in je gemeentelijke dienstverleningsproces, in de manier waarop je verstaat wat groepen in de samenleving en individuele burgers en bedrijven nodig hebben en wat je dan aan dienstverlening moet accomoderen. Dáár zit jouw identiteit. De backoffice zou je bijvoorbeeld kunnen organiseren als een netwerk van regionale shared service centra. En daarbovenop zou je gestandaardiseerde logische processen, geharmoniseerd met elkaar, moeten plaatsen, zodat ook nieuwe wetgeving veel makkelijker te implementeren is. Nu moet dat vaak op 415 plekken en zorgt dat voor hoofdbrekens. Gemeenten zoeken wel de samenwerking, maar we kunnen nog zoveel meer. Volgens Marcel Meijs, voorzitter van de Vereniging van Gemeentesecretarissen, kunnen we zo makkelijk twintig tot dertig procent besparen op de bedrijfsvoering van gemeenten. Ook minister Spies is er laaiend enthousiast over. ”
Welke rol kan KING daarin spelen?
“Enthousiasmeren, overtuigen , draagvlak zoeken en toewerken naar het opdrachtgeverschap namens die 415 gemeenten of een voorhoedegroep daarvan. Een ICT-bedrijf kwam hier laatst vissen naar een opdracht en ik zei: regel maar een bouwcombinatie; zoek je grote broers maar eens op. En kom dan met een aanbod. Je weet wat we willen met die basisgemeente.”
Die leveranciers zullen bij elkaar daardoor wel omzet gaan mislopen.
“Maar aan effectiviteit winnen ze. Ik heb altijd gedacht dat leveranciers het makkelijker vinden om 415 keer hetzelfde kunnen verkopen dan dat ze één keer voor 415 gemeenten iets groots maken. Maar ik ben langzamerhand tot de conclusie gekomen dat die leveranciers het ook veel prettiger vinden als ze via standaarden en een schaalvergroting succesvoller zijn. Want de mislukkingen kleven ook aan hen.”
De vraag is of de deadlines in de Operatie NUP worden gehaald. Alleen al de Webrichtlijnen zijn kennelijk een probleem.
“We weten dat gemeenten het gevoel hebben dat dit een Haags onderwerp is dat ze door de strot wordt geduwd. En dat terwijl er drie decentralisaties aan komen: de AWBZ, de jeugdzorg en de wet Werken naar vermogen (WWNV). Gemeenten vragen ons of we al de spulletjes hebben klaarstaan zodat ze goed met die WWNV kunnen werken. Wij zijn nu bezig dwarsverbanden te leggen tussen die decentralisaties enerzijds en de NUP- en mGBA-programma’s anderzijds. Dat is nog een hele klus. Maar je merkt dat juist door die bezuinigingsdruk en die decentralisatiedruk de gemeenten zeggen ‘dat is allemaal wel belangrijk, maar we willen nu graag instrumenten hebben’. En dat is een spanning. ICT is een fantastisch hulpmiddel, maar ik blijf benadrukken dat het niet alleen om de instrumenten gaat, maar vooral om bedrijfsprocessen die ertoe leiden dat we de vragen van gemeenschappen en individuele burgers en ondernemers tot uitgangspunt van ons handelen kunnen maken, zodat we ze kunnen helpen. Het draait om de humanisering van de relatie overheid-burger.”
Komen er met die decentralisaties ook nieuwe NUP-bouwstenen bij?
“We beschikken al over een goede portal bij het Digitaal Klantdossier: Mens Centraal, een mensvolgsysteem dat integraal werken mogelijk maakt. Het is een google-systeem dat bij de bron alles in één keer ophaalt. Wat bekend is over leerplicht, schuldhulpverlening, werkloosheid, verslaving, schooluitval enzovoort is daar bij elkaar gebracht en maakt veel snellere interventies mogelijk. We hebben dus al een in potentie fantastische portal voor de AWBZ, de Jeugdzorg en de Wajong. We zitten nu echt in de zendingsmodus om te laten zien dat die decentralisaties en het NUP in elkaars verlengde liggen.”
Dat is nu precies één van de punten waar twee decennia lang overheids-ICTprojecten op falen en waar de Algemene Rekenkamer telkens weer op wijst.
Het suggereert - ik hoop ten onrechte - dat onvoldoende aandacht is besteed aan risicomanagement in de zin van identificeren en adresseren van kansen en bedreigingen. En daarnaast het ontbreken van ownership/opdrachtgeverschap.
Op het namens de gemeenten gaan invullen van een dergelijke rol zal in de praktijk weinig zegen rusten.
Opdrachtgeverschap kán en mág niet gedelegeerd worden, hooguit de uitvoering daarvan.
Het zou niet zozeer moeten gaan om "bestuurskracht helpen ontwikkelen" maar om de wijze van gebruik van bestuurskracht binnen huidige mogelijkheden en met gebruik van bestaande oplossingen.
Alles van BIOS-nota tot basisadministraties en tot NUP was en is er immers op gericht de overheidsinformatievoorziening te structureren passend op een gedecentraliseerde bestuurlijke inrichting.
In de praktijk hebben we keer op keer moeten constateren dat overheidsorganisaties standaarden, richtlijnen en aanbevelingen negeren. Of soms gewoon niet kennen.
Twee pijnlijke voorbeelden daarvan zijn de elementaire privacy-audits en de onmogelijkheid tot modernisering naar Open Standaarden door afhankelijkheid van primaire ICT-stromen in Word-macro's.
In dat kader valt mij ook op dat Thissen zo optimistisch is over de ‘basisgemeente’ als ‘stip aan de horizon’. Dat staat immers geheel haaks op het fundamentele uitgangpunt voor overheidsICT, nl. dat bestuurlijke inrichting los dient te staan van informationele inrichting.
'één ICT-gemeentehuis voor 415 gemeenten'? Een dergelijke facilitaire organisatie is voor de 26 politiekorpsen en de ketenpartners al zeer moeizaam gebleken.
Frans noemt ook heel terecht het SOAG.
Me dunkt dat het voor gemeenten in dat opzicht aan te bevelen is aan te sluiten bij de lopende ontwikkeling van de Veiligheidsregio's. Vooral al om te zorgen dat de bovengemeentelijke basisinformatiestromen voldoende hierop aansluiten.
Even heel concreet : 5 aanbevelingen :
1. doe aan stevig *risicomanagement*; benoem kansen en bedreigingen en manage die;
2. toon aansluitend daarop *ownership* : maak keuzes als 'Goed Huisvader' en neem daarvoor verantwoordelijkheid. Het gaat om publiek belang en belastinggeld.
3. doe daarom aan *regievoering*; stel kaders en stuur op hoofdlijnen. Conformeren aan standaarden en richtlijnen, en die als Must Have's stellen in de requirements.
4. doe aan *acceptatiemanagement*; de 'pijn-hebber' start het project, maar er moet iemand zijn die met de resultaten moet werken, en die dus ja zegt tegen die resultaten. Maak diegene geen 'pijn-krijger'
5. doe aan *transitiemanagement*; de overgang van bestaande situatie naar nieuwe situatie dient onder één integrale aanpak te vallen. Verbrokkeling leidt tot brokken.
Succesvolle acceptatie zit en een goede voorbereiding van een goede regie van het gehele transitietraject.
Máák het niet ingewikkeld, dat gaat vanzelf.
De 5 bovenstaande zaken managen is écht al lastig genoeg.
Voor wie verder wil lezen :
- Lessen uit ICT-projecten bij de overheid; Deel A
http://www.rekenkamer.nl/Publicaties/Onderzoeksr …
- Lessen uit ICT-projecten bij de overheid; Deel B
http://www.rekenkamer.nl/Publicaties/Onderzoeksr …
- 'Verontrustende kloof tussen wens en uitvoering'
http://www.bluebricks.nl/nl/in-research
- '70% van IT transities “mislukt”.'
http://www.transitionexperts.nl/experts/?p=2431