Gelderse RUD's spreken al één taal - nu de ICT nog

De zeven RUD's die Gelderland vanaf 1 januari 2013 zal tellen, zijn het na 50 workshops eens over de terminologie die ze in hun toekomstige samenwerking gaan gebruiken. Maar een integraal ICT-systeem voor de uitwisseling van die informatie laat nog wel even op zich wachten.

Specialisatie
Gelderland krijgt maar liefst zeven Regionale Uitvoeringsdiensten, in tegenstelling tot de andere provincies, die vaak maar één of enkele RUD's krijgen. (In totaal worden het er 27 of 28.) Het 'bottom-up'-proces van de RUD-vorming maakt die eigen aanpak mogelijk. In Gelderland is wel gekozen voor specialisatie, naast de basistaken; zo gaat bijvoorbeeld de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ORN) de complexe vergunningverlening uitvoeren voor alle zeven RUD’s en de Omgevingsdienst Regio Arnhem (ORA) de complexe handhaving. Reden te meer om eenduidigheid te krijgen in de zogeheten zaaktype-beschrijvingen die de RUD's gaan hanteren. "Dat is wel zo logisch en praktisch in een RUD-stelsel waar je taken voor elkaar gaat uitvoeren", aldus Emile Hagelen, lid van het ambtelijk RUD-regieteam in de provincie Gelderland.

Uniformiteit
In maar liefst ruim vijftig sessies met de 56 gemeenten en de provincie - uiteindelijk op centraal niveau - is er een boekwerk van 160 pagina's ontstaan met zaaktypebeschrijvingen rondom huidige en toekomstige werkprocessen. Dat begint met termen die eenduidig moeten zijn. Dus als 'controleverslag' en 'toezichtsrapport' hetzelfde zijn, moet daar door de zeven RUD's één term voor gebruikt worden. "Het was zoeken naar de uniformiteit, maar met behoud van de couleur locale", zegt Hagelen. Voor de eigen aanpak bij de afhandeling van processen blijft ruimte, maar "het gaat er bij de vaststelling van de zaaktypen om dat je van elkaar weet wát je doet, niet hóe je het precies doet. En dat bottom-up-proces blijkt dan toch uniformiteit mogelijk te maken." 

Voorwerk
De uniformeringsaanpak is afgekeken van de regio Haaglanden, maar daar betreft het slechts één RUD, met de provincie en een achttal gemeenten. Haaglanden heeft zich beperkt tot het domein ‘milieu’ en Gelderse zaaktypen zijn 'wabo-breed'.  "We hebben gebruik mogen maken van wat ze daar hebben gedaan." Nu stelt Gelderland op haar beurt het ontwikkelde boekwerk ter beschikking aan andere RUD's. "Ik heb al van drie RUD's verzoeken gehad."

ICT
Het mag dan duidelijk zijn wat voor informatie de zeven RUD's gaan uitwisselen, maar dat betekent nog niet dat die informatie over vergunningen, handhaving en toezicht vanaf 1 januari 2013 in een centraal Gelders ICT-systeem beschikbaar is. "Dat komt er absoluut achteraan. We hebben voor een gezamenlijke Gelderse oplossing gekozen, maar daarvoor moet nog een programma van eisen worden opgesteld. Er zijn ook nog geen formele standaarden voor zo'n systeem. Wij denken dat het in Gelderland wel twee of drie jaar duurt voordat we zo'n systeem voor elkaar hebben." En dan is het ook nog de vraag of een systeem voor zeven RUD's wellicht niet met hetzelfde gemak hét systeem voor 27 RUD's kan worden. Tot die tijd komt er in ieder geval een 'zo dun mogelijk' tijdelijk zaaksysteem. "Dat zal niet veel meer zijn dan een verwijsindex, waarin vermeld is welke informatie bij welke organisatie te vinden is, en wat statusinformatie."