'Crisissituatie' rond Amsterdams Financieel Systeem

Het gaat niet goed met de invoering van het nieuwe gemeentebrede Amsterdams Financieel Systeem (AFS), blijkt uit extern onderzoek dat deze week in de gemeenteraad wordt besproken. Er is sprake van 'onvoldoende krachtig opdrachtgeverschap'.

Geen rapportages
Het project AFS heeft te lijden onder 'onvoldoende krachtig opdrachtgeverschap' en 'te late escalatie op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau'. Er is sprake van een te technologiegedreven aanpak, waarbij organisatieontwikkeling en procesinrichting relatief onderbelicht zijn. Gevolg is dat het nieuwe systeem niet op 1 januari de gewenste financiële rapportages kan leveren. Er is op dit moment zelfs een 'crisissituatie'; een projectteam is bezig om ervoor te zorgen dat per 1 januari 2015 de minimale acties op het gebied van financieel beheer (betalen, ontvangen, mandaatstructuur) kunnen worden uitgevoerd. Dat zijn enkele constateringen uit een rapportage over het AFS waar het Gemeentelijk Management Team om vroeg nadat zij een eerdere voortgangsrapportage niet vertrouwde.

Eén systeem
Het in 2009 aangezwengelde AFS moet een uniform en eenduidig financieel systeem worden dat de plaats inneemt van de 32 systemen die de gemeentelijke afdelingen tot dusver gebruiken. Op dit moment zijn 24 administraties overgezet. In eerste instantie gaan die administraties nog met hun oude processen voort, maar uiteindelijk moeten die zodanig zijn geuniformeerd dat er één administratie met één werkwijze ontstaat. Halverwege het traject is daar de complicatie van een organisatiewijziging bijgekomen: er zal worden gewerkt met resultaatverantwoordelijke eenheden (RVE’s), met grote consequenties voor de inrichting van de financiële administraties. Een daardoor noodzakelijk 'AFS 2.0' werd echter als te risicovol gezien; eerst moest 'AFS 1.0' af.

Kosten opgelopen
Inmiddels zijn de implementatiekosten volgens de laatste prognose van het project opgelopen tot 13,8 miljoen euro, waarvan 2,5 miljoen nog niet is uitgegeven. Aan 'decentrale kosten' komt daar de komende jaren nog 6,3 miljoen (2014), 8,2 miljoen (2015), 6,9 miljoen (2016) en 6,4 miljoen (2017) bij. De jaarlijkse onderhoudskosten zullen niet 3,5 miljoen, maar 4,7 miljoen euro bedragen. Dat laatste is nog afhankelijk van nieuwe licentieonderhandelingen met Capgemini, die het pakket JD Edwards OneWorld levert, aangevuld met zelf ontwikkelde gemeentelijke functionaliteit. (OneWorld is een pakket dat van oorsprong vooral in middelgrote industriële ondernemingen wordt gebruikt). 

Volgende stappen
De externe onderzoekers (van met name KPMG) onderkennen de complexiteit van het project. Maar met de realisatie van 'AFS 1.0' zullen de eerder voorgespiegelde baten (procesverbetering en lagere beheerkosten) daarmee niet gehaald worden. Daar moet vanaf halverwege 2015 'AFS 2.0' voor gaan zorgen. Of dat gaat lukken, kunnen ook de onderzoekers nog niet zeggen. "Wij hebben [...] vastgesteld dat er nog veel onduidelijkheden zijn rondom de gewenste doorontwikkeling en dat het GMT in overleg met relevante actoren eerst vast dient te stellen wat deze doorontwikkeling zou moeten brengen." AFS zien als een programma in plaats van een project, zoals nu het geval is, zou een van de voorwaarden zijn.

Snel aanpakken
Deze week komt het rapport ter sprake in de gemeenteraad. De VVD-fractie maakt zich in ieder geval zorgen. Raadslid Marianne Poot: "Uit het rapport komt een alarmerend beeld naar voren. Kosten worden met miljoenen overschreden, het project wordt slecht aangestuurd en kent enorme risico’s voor de toekomst. Dit moet heel snel aangepakt worden”.