Brabantse ambtenaren gaan massaal digitaal

De Bredase gemeentesecretaris Cees Vermeer zit sinds de Brabantse coronamaatregelen in een roller coaster. Twee derde van zijn ambtenaren werkt thuis. ‘In twee dagen tijd gebruiken we meer it-tools dan in de twee jaar ervoor.’

Adrenalinestoot
Een adrenalinestoot. Die kreeg Cees Vermeer tijdens de persconferentie op 9 maart j.l. van de premier. Hij moest de vragen van zijn 1.700 medewerkers beantwoorden. ‘Je moet snel schakelen en zoeken wie je nodig hebt om jou te adviseren en een helder bericht naar je medewerkers te sturen. Die zaken pak je op met je communicatieadviseurs, het hoofd IT en P&O.’ Sinds vorige week dinsdagochtend vroeg mochten ambtenaren alleen op kantoor komen als het echt niet anders kan. ‘Ik heb in zeven dagen meer Skype-gesprekken gevoerd dan in zeven jaar ervoor. Zo veel vragen komen op je af. Die moet je op intranet beantwoorden.’ Ook moet hij de lijnen met afdelingshoofden en directeuren organiseren. ‘Meteen al de eerste dag: in digitale teams vragen stellen en documenten delen.’

Dagverloop
Daarna verloopt een gemiddelde dag voor Vermeer als volgt: tot 12.00 uur vat hij in een kort A4-tje de meest recente ontwikkelingen in continuïteit van de dienstverlening aan de inwoners samen en overlegt hij met leidinggevenden en medewerkers. Om 13.00 uur spreekt hij de directeuren en dan stuurt hij een mail naar alle afdelingshoofden om de dagstand te delen. Daarna gaat het vooral over de bedrijfsprocessen. ‘Het klantcontactcentrum heeft ook collega’s die er niet zijn. Ondertussen klopt de stad aan de deur. Dan moet je snel communiceren: let op de teamtelefoon. Iemand moet daar de regie op pakken. Je vraagt de samenleving eerst op internet te kijken en per mail vragen te stellen, zodat we het logistiek sneller kunnen wegzetten in de organisatie.’

Digitale tools
Vermeer valt de flexibiliteit en het improvisatievermogen van zijn medewerkers op. Vooral in gebruik van it-tools. ‘Na twee dagen doe je meer dan in de twee jaar ervoor. Het gebruik van Teams en Skype is geëxplodeerd. Vanochtend waren 1.100 mensen ingelogd in plaats van de ongeveer vijftig normaal. Als de nood aan de man is, gaat men massaal over.’ Vermeer verwacht hierin na de coronacrisis een nieuwe werkelijkheid. ‘Digitale tools zijn prettig, merkt men nu. Gewoon skypen, niet steeds treinen.’ Toch proeft hij ook gemis. ‘Sommige medewerkers vinden langdurig  thuis zitten eenzaam. Kinderen zijn een bemoeilijkende factor. Ik ben blij dat de overheid sommige gemeentelijke functies aanmerkt als kritische beroepen. Organiseer het wel zoveel mogelijk met je partner, familie of vrienden.’

Nieuwe planningen
De collegevergadering op dinsdag gaat gewoon door. Zelfs fysiek, maar met de nodige afstand. ‘Als bestuurders voorheen afwezig waren, belden ze ook in.’ Ook de rest besluitvorming gaat door, al veranderen planningen wel. ‘Vooral in de hoek van omgevingsplannen, want er zijn geen bijeenkomsten. Je wilt toch mensen zien en dat lukt nu niet. We maken dus nieuwe planningen.’ De gemeenteraad vergadert, maar inspreken schuift door. ‘We kijken met de agendacommissie en de griffie naar termijnen: wat kan worden doorgeschoven? We willen voorkomen dat gevoelige onderwerpen, zoals parkeren of armoedebeleid, nu aan bod komen.’

Meeste corona
Op peildatum 16 maart heeft Breda volgens het RIVM de meeste coronagevallen in Nederland: 86. Het besef daalt nu in dat medewerkers drie weken lang thuis hun werk met partner en kinderen moeten combineren. ‘Dat is de nieuwe werkelijkheid en dan moet je improviseren. Overleg vooral met je leidinggevende over wat wel kan.’ Hij merkt dat de verbondenheid met de stad reden voor velen is om te werken bij de gemeente. ‘Soms zie ik nu mensen in het gemeentehuis lopen en vraag ik: waarom kom je hierheen? Ik moet dan uitleggen: denk daar goed over na. Er heerst hier een grote loyaliteit en betrokkenheid.’