of 63966 LinkedIn

Bestuurders waarschuwen voor ‘digitale dementie’

Bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies waarschuwen voor de gevolgen van de slechte digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden.

Een aantal bestuurders van gemeenten, waterschappen en provincies waarschuwt voor de gevolgen van de slechte digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden.  Zij voorzien schade bij burgers, ondernemers en de overheden zelf.


Archiefinnovatie
Om digitale informatie van overheden duurzaam toegankelijk te houden - en deze dus niet alleen ergens te bewaren maar ook víndbaar te maken - zijn maatregelen nodig. De noodzaak van archiefinnovatie is al eerder onderkend, maar er gebeurt nog te weinig, vinden de initiatiefnemers van de brandbrief die aan alle decentrale overheden is gestuurd. Dat zijn de burgemeesters Backhuijs (Nieuwegein) en Delissen-Van Tongerlo (Peel en Maas), wethouder Bat (Goes), de dijkgraven Geluk (Hollandsche Delta), Oosters (Schieland en de Krimpenerwaard) en Van Haersma Buma (Delfland) en de CdK’s Bijleveld-Schouten (Overijssel) en Polman (Zeeland).

Onvoldoende nagedacht
Maria Wiebosch (die ervaring heeft als bestuurder in alledrie decentrale bestuurslagen) is ambassadeur voor het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) van de drie koepels. Zij verwoordt de kern van het probleem: “Het bijzondere is dat ook meneer Elias in zijn rapport over ICT bij de overheid opmerkt dat het ontzettend moeilijk bleek om alle documenten te vinden die nodig waren om onderzoek te kunnen doen, maar dat er blijkbaar dan niet ook de conclusie wordt getrokken dat er iets aan de informatiehuishouding moet worden gedaan. Ik zie dat gemeenten en anderen zijn begonnen met digitaal werken, maar dat er nog onvoldoende is nagedacht over ‘hoe bergen we dat op voor de langere termijn, hoe zorgen we voor de toegankelijkheid, wat bewaren we wel en wat niet’. De selectielijsten zijn nog gericht op papier en niet op digitaal. En als je alles gaat bewaren wordt het natuurlijk hartstikke duur.”

Erfgoed verloren
De bestuurders doen een oproep: ‘Onvindbare informatie zal ertoe leiden dat de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit worden. Belangrijk cultureel erfgoed zal hiermee verloren gaan. Alleen wanneer u duurzame digitale toegankelijkheid op de bestuurlijke agenda zet, kunnen we de dreiging van digitale dementie afwenden. Niet alleen om aan een wettelijke verplichting te voldoen, maar ook om goede dienstverlening aan de burger te garanderen.’


'E-depots' geen doel

Het bouwen van zogeheten e-depots is volgens Wiebosch het sluitstuk. “Eerst moet je goed je informatiehuishouding organiseren en dan kún je besluiten het samen op te bergen in een e-depot, maar dat is slechts een middel, geen doel." Implementatie van het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is bijvoorbeeld een stap. "Het doel is transparant langdurig bewaren en zorgen dat mensen er altijd bij kunnen komen. Wat doe je bijvoorbeeld met e-mailberichten? Staan er documenten bij mensen thuis op de PC omdat ze thuiswerken?” Gemeenten doen er wijs aan de onderlinge samenwerking te zoeken om die informatiehuishouding goed georganiseerd te krijgen. 

Verstuur dit artikel naar Google+

Gerelateerde artikelen

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Reactie op dit bericht

Door Fonk (Directeur) op
Mogelijk is het beter eens na te denken hoe wij het voor elkaar krijgen met miljoenen investeringen in ICT en digid en nog veel meer, fors te bezuinigen op bibliotheken en bestaande archieven. De vraag lijkt te zijn; willen wij wel een open samenleving? Het meeste geld gaat op aan controlesystemen. Daarbij worden de systemen vaak te groot opgezet met teveel functies. Hou het toegankelijk, eenvoudig en overzichtelijk en neem openheid en een gezonde samenleving als uitgangspunt
Door IT-er (Lezer) op
En als er al digitaal gearchiveerd wordt, hoe ontsluiten we die archieven als de huidige machines, besturingssystemen en CMS'en niet meer bestaan. Schijven vol met onleesbare inhoud?
Kent u de Commodore Pet nog? Wat doet u als u data voor zo'n systeem in handen krijgt?
Door Een ander geluid op
Volgens mij lijkt de dementie al begonnen. Maar niet in de dossiers, maar in de hoofden van de bestuurders. Weten zij nog hoe het oude (niet digitale) archief er uit zag? Grote achterstanden en vaak slechte of geen s[documentatie. En nu gaan we ons druk maken om de mail? Straks ontdekken ze nog dat de telefoontjes niet worden gearchiveerd (klopt).

Nee, dames en heren. Niets nieuws onder de zon. De archiefwet uit 1995 is nooit ingevuld. Die wet was overigens een vervanger van een wet die ook niet werd ingevuld. Rapport na rapport van algemene rekenkamer gaf zelfde beeld. Het papieren archief was niet op orde. Waarom zou het anders zijn met en digitaal archief? Zoals Einstein het al zëi: Het toppunt van dwaasheid is denken dat je door hetzelfde te doen iets anders kunt bereiken.