Actal: digitale inhaalslag nodig bij gemeenteformulieren

Gemeenten kunnen met relatief weinig inspanning het invullen van veelgebruikte formulieren vergemakkelijken. Dat kan bijvoorbeeld door ze op het beeldscherm invulbaar te maken en niet naar al bekende informatie te vragen, stelt Actal in een advies.

PDF'jes afdrukken
Actal onderzocht de praktijk rond tien veelgebruikte formulieren bij 25 gemeenten. Het blijkt dat slechts 56 procent van de 250 formulieren op de websites van de gemeente staat. De rest moet de burger in papieren vorm bemachtigen en invullen. Niet meer dan 18 procent van de formulieren is direct op het scherm in te vullen; de andere 'digitale formulieren' zijn PDF-bestanden die de burger eerst moet printen, en vervolgens met de hand invullen en per post opsturen. Slechts drie formulieren waren echt 'slimme' formulieren; dan bepaalt het antwoord op een vraag welke vervolgvragen er nodig zijn.

Werk te doen
Dat kan met gemak en op korte termijn eenvoudiger en is daarmee een goede manier om de regeldruk te verlagen, stelt Actal in zijn advies aan minister Plasterk van BZK, een constatering die het adviescollege overigens een jaar geleden ook al deed. "Iets minder positief geformuleerd is de boodschap dat gemeenten toch nog wel heel erg veel moeten doen om deze regeldruk volledig weg te nemen. Dat baart enige zorg en vraagt om een extra aandacht en inspanning gezien het voornemen van het kabinet om de dienstverlening aan de burgers in 2017 volledig digitaal te hebben ingericht", aldus het advies.

De bekende weg
Zet dus alle formulieren online en doe dat zo veel mogelijk in de vorm van echte webformulieren die je niet eerst moet afdrukken, adviseert Actal. Slimme formulieren moeten het uitgangspunt zijn en het tussentijds opslaan van gedeeltelijk ingevulde formulieren moet ook mogelijk zijn. Een andere irritatie die Actal graag ziet verdwijnen is het vragen naar informatie waarover een gemeente al beschikt. Dat is in bijna 40 procent van de formulieren het geval, bijvoorbeeld als een aanvrager de vraag krijgt of hij staat ingeschreven bij de gemeente. Daarnaast vraagt 35 procent van de formulieren naar een mee te sturen bijlage die niet relevant is.