of 64740 LinkedIn

Niet lullen maar poetsen!

Niet lullen maar poetsen! Inzicht in contracten geeft inzicht in risico’s
Oracle Reageer

Inzicht in contracten geeft inzicht in risico’s of kan deze ten minste snel opsporen. Dat hebben we de afgelopen jaren goed kunnen gebruiken om problemen te voorkomen. Denk maar eens aan de beginperiode van de Covid epidemie. Hoe goed waren de afspraken met de leveranciers? Wat waren goede contracten of leveranciers? Welk product kan een risico opleveren? Of wat verder terug de tsunami in Japan. Welke problemen hebben we daardoor ondervonden? Al jaren praten we over contract- en leveranciersmanagement.

Al 25 jaar geleden kreeg ik mijn eerste opdracht om contractmanagement te doen bij een ZBO: inzicht verschaffen in alle contracten ter voorbereiding naar een ERP systeem. Gewoon beginnen met verzamelen! Ruim een jaar, een aantal keren additionele wensen verwerken in de basis en veel gesprekken met de crediteuren afdeling verder, hadden we een goed zicht op alle soorten contracten. Hoofdzakelijk inkoopcontracten, maar ook samenwerking- en verkoopcontracten. En er waren verrassingen die niet direct breed bekend waren. Niet iedereen was blij met deze verzameling, het werd gezien als bemoeien met iemand anders zijn werk. Dat was zeker niet het geval, het doel was om inzichtelijk te maken met wie de organisatie afspraken had.

 

Het resultaat was een overzicht van afgesproken zaken. Per leverancier, per afdeling, per object, enz. Samen met de leverancier konden we nu zoeken naar consolidatie van overeenkomsten. Ook budgethouders konden we nu voor de budgetronde informeren over de contracten die liepen en budgetten die al besteed waren én ook inzicht geven in wanneer een contract beëindigd kon worden op het juiste moment. Projectleiders konden tenslotte bijtijds geïnformeerd worden over contracten die bij een object hoorden en door ontmanteling nog opgezegd moesten worden, al dan niet met extra kosten.

 

In mijn huidige werk als adviseur voor bedrijfsvoering applicaties gebruik ik deze kennis vaak. Met de bijzondere constatering dat er veel gepraat wordt in de inkoopwereld over contractmanagement, maar dat er door de vele adviezen nog steeds weinig gedaan wordt. Vaak zie ik dat klanten randapplicaties gebruiken, Excel, outlook, service applicaties, enz. om contracten vast te leggen. Volledig losgekoppeld van hun bedrijfsapplicatie, dubbele invoer en eigenlijk een leuk lijstje zonder enige processturing. Jammer! Want contractmanagement hoort een integraal onderdeel te zijn van een bedrijfsvoering applicatie. Hoe zorg je anders dat er een procesoptimalisatie toegepast wordt (nieuw contract houdt in dat de oude beëindigd wordt, de juiste kosten en afspraken genoteerd staan, enz.)? Een bedrijfsapplicatie zonder een geïntegreerde contractmanagement functionaliteit is niet compleet. Daarnaast is het van belang om een contract regelmatig te controleren, evalueren en bijsturen! Tijdens de onderhandelingen wordt er erg lang gesproken over de risico’s, condities en voorwaarden. Wat doen we na ondertekening, in de la onbegrepen stukken?? Nee, de afspraken registreer je zodat ze uitgevoerd en opgevolgd kunnen worden. Je evalueert het contract regelmatig zodat je inzicht krijgt of een leverancier (of je eigen organisatie) zich wel aan de afspraken houdt en bijtijds gaat bijsturen. Hiermee zorg je ervoor dat je inkoop niet nodig hebt om problemen op te lossen, maar dat je zelf krijgt wat je gewenst hebt. Tevens krijg je door goed inzicht of een leverancier alleen bij dit ene contract wat steken laat vallen maar dat alle andere contracten wel goed verlopen, een juist beeld van een goede of minder goede leverancier.

 

Wil je meer weten over een echt geïntegreerde Contract Management oplossing lees dan eens onze whitepaper Oracle Procurement Contracts Cloud of neem contact met ons op via overheid_grp@oracle.com voor een persoonlijk gesprek of advies.

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.

Contactgegevens

AfbeeldingOracle

Hertogswetering

163 - 167

3543 AS, Utrecht

www.oracle.com

overheid_grp@oracle.com

Meer nieuws

Bloggers

Ondemand Webcasts

How IT modernization is transforming K-12 education - case studies in success

View now

 

Local governments empowered by modern HCM & ERP Cloud

View now

Whitepapers