of 59318 LinkedIn

Voordelen van zaakgericht werken bij risicobeheersing

Voordelen van zaakgericht werken bij risicobeheersing. Brengt zaakgericht werken ook voordelen voor de Veiligheidsregio?
M&I/Partners Reageer

Zaakgericht werken neemt een vlucht binnen Nederlandse gemeenten. Ook de Veiligheidsregio’s krijgen via Risicobeheersing en Planvorming steeds meer te maken met zaakgericht werken. Maar brengt zaakgericht werken ook voordelen voor de Veiligheidsregio? Dit artikel geeft inzicht in hoe door processen en informatie te standaardiseren niet alleen winst valt te behalen in effectiviteit van de afdeling, maar ook meer mogelijkheden tot analyses en digitale gegevensuitwisseling ontstaan.

Wat is zaakgericht werken

Bij samenwerken in de keten is het noodzakelijk dat de ketenpartners informatie delen en actuele statusinformatie hebben. Daarvoor werken we per product met een gedefinieerd proces, waarbij de casus (zaak) centraal staat. Dat noemen we zaakgericht werken. Zaakgericht werken helpt Veiligheidsregio’s om de dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren.


Verkorte doorlooptijd

Bij zaakgericht werken staat de klantvraag altijd centraal. De daarvoor gebruikte zaaksystemen zijn dan ook op de buitenwereld gericht. Dit betekent dat ze eenvoudig toegankelijkheid zijn voor stakeholders, zoals aanvragers en opdrachtgevers. Veel zaaksystemen bieden klantportaalfunctionaliteit aan, zoals webformulieren en persoonlijke internetpagina’s die inzicht geven in statusinformatie en in het publieke deel van het zaakdossier. Deze klantportalen zijn vaak ook in te zetten voor opdrachtgevers en ketenpartners. Met deze functionaliteit kunnen verschillende ketenpartners betrokken zijn en kunnen zij sneller inspringen op ontwikkelingen. Hiermee wordt de doorlooptijd van een aanvraag verkort.


Eenduidige vastlegging

De invoering van zaakgericht werken is een goede aanleiding om de Vergunningen, Toezicht en Handhaving processen te analyseren en waar nodig opnieuw in te richten. Er liggen diverse kansen om het werk effectiever en efficiënter te organiseren met zaakgericht werken. Zaakgericht werken biedt namelijk de mogelijkheid om regionaal uniform(er) te gaan werken, zodat medewerkers flexibel kunnen werken voor verschillende districten of gemeenten. De nieuwe procesafspraken zorgen dat processtappen worden geüniformeerd. Ook vastleggingen door medewerkers worden op eenduidige wijze vastgelegd waardoor altijd eenzelfde terminologie of keuzelijst wordt gehanteerd. Dit vergroot inzicht in de werkvoorraad, voortgang van aanvragen en maakt het uitwisselen van gegevens mogelijk.


Digitaal werken

Daarnaast biedt digitaal werken een goede gelegenheid om de vindbaarheid van informatie zoals adviezen, inspectieresultaten en besluitvorming te vergroten. Gebruik daarom de invoering van zaakgericht werken ook om definitief afscheid te nemen van papier als leidende informatiebron binnen risicobeheersing. Door informatie uitsluitend digitaal te produceren, gebruiken en archiveren wordt plaats- en tijdonafhankelijk werken mogelijk. Dit zorgt voor meer flexibiliteit in waar medewerkers kunnen werken: op een andere kazerne, bij het bevoegd gezag of direct op een toezichtlocatie.


Inzicht in risicoprofielen

De invoering van een zaaksysteem is een goede aanleiding om informatie over een zaak, klant of object op een gestructureerde manier vast te leggen. Veel afdelingen leggen hun informatie (objectinformatie, toezichtbevindingen) nu in Word-documenten en Excelsheets vast. In een zaaksysteem wordt informatie gestructureerd vastgelegd als zaak-kenmerk of op het niveau van objecten of klanten. Een van de grote voordelen hiervan is dat met deze informatie analyses gemaakt kunnen worden. Bijvoorbeeld kan het naleefgedrag per type object of klant kan geanalyseerd worden en tot nieuwe inzichten leiden in de toezicht- en handhavingsstrategie.

 

Debbie Breems - van der Hoorn, Adviseur

debbie.van.der.hoorn@mxi.nl / 06 10 92 34 37

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.