Met verwondering ketensamenwerking verbeteren

Verwondering is vaak essentieel om maximaal effect te krijgen. Dat is vaak makkelijker als je je op nieuw terrein begeeft. Laat je eigen kennis en ervaring je niet verleiden tot het (snel) voorstellen van oplossingen of trekken van conclusies. Als je binnen ketensamenwerking verwonderd kan zijn over de insteek en belangen van de ander, dan kom je eerder tot effectieve samenwerking.

Piano spelen of muziek maken?

Ik speel graag piano en sinds Covid-19 heb ik daar nog meer tijd en aandacht voor. Met positief effect. Na herhaald oefenen kan ik de noten van een stuk prima spelen. Als ik dan op de automatische piloot speel klinkt het koud. Als ik me, leunend op mijn ervaring en kennis van het stuk, daarentegen toch elke keer weer laat verrassen, gebeurt er iets anders. Er ontstaat een flow waarmee het mooie muziek wordt. Verwondering is essentieel voor schoonheid, lijkt het wel.

Ketensamenwerking in crisistijd

In een crisissituatie blijkt ketensamenwerking makkelijker voor elkaar te krijgen.Waarom is verwondering zelfs in die situatie belangrijk om betere resultaten te bereiken? En waarom is dat vergelijkbaar met het spelen van piano?

Tot recent ben ik actief geweest als programmamanager monitoring om strategische overzichten te creëren en te verspreiden voor een organisatie in het oog van de coronacrisis. Hierbij is de samenwerking in de keten tussen mensen, afdelingen en organisaties essentieel.

Buiten een crisis is er vaak voldoende reden waarom samenwerking geen goed idee is volgens de ene of andere partij. Binnen een crisis is men meer bereid om open te staan voor wensen die niet stroken met het eigen belang. Het verschil werd duidelijk toen in de zomer van 2020 de eerste golf ging liggen en er een ‘waakvlamfase’ aanbrak. In korte tijd staken persoonlijke belangen de kop op en werden gemaakte afspraken anders geïnterpreteerd.

Verwonderd

Er deed zich ook een ander fenomeen voor, dat een effectieve en prettige samenwerking dichterbij bracht. Als je binnen ketensamenwerking verwonderd kan zijn over de insteek en belangen van de ander, dan kom je eerder tot effectieve samenwerking dan als je redeneert vanuit je eigen invalshoek en zekerheden.

Ik werk met veel plezier en toewijding al heel wat jaren voor de overheid in allerlei rollen op het grensvlak van ICT en de business. Maar ik had tot begin 2020 weinig ervaring met een crisissituatie en evenmin met zorg. Dat maakte de betreffende rol als programmamanager uitdagend, aangezien deze twee elementen de kern ervan vormden.

Vragen, vragen, vragen

Hoe moest ik in deze situatie nou snel stappen maken? Als je ergens weinig verstand van hebt, ga je vragen stellen. En dat deed ik. Terwijl we aan het rennen waren (het was tenslotte crisis, dus veel tijd voor reflectie was er niet) stelde ik vragen over het waarom. En als ik het nog niet begreep, bleef ik doorvragen. Hoe dieper ik kwam, hoe meer (ir)rationele belemmeringen om te veranderen ik hoorde. ”Omdat we het al jaren zo doen” of omdat er een gebrek aan vertrouwen was in de andere partij vanwege gebeurtenissen uit het verleden. Als ik dan voorstelde of we dat in deze situatie toch anders konden doen want we hadden tenslotte een gezamenlijk doel, dan ging men er vaak mee akkoord. En kwam men zelf met ideeën. Soms snel, soms na enig aandringen, soms met aanvullende voorwaarden. 

De succesformule?

Door te blijven werken om de antwoorden en ideeën van de partijen zelf te krijgen kom je verder. Blijf vragen en zorg dat de betrokken mensen en organisaties zelf de juiste conclusies trekken. Laat je eigen kennis en ervaring je niet verleiden tot het (snel) voorstellen van oplossingen of zelfs maar tot het trekken van conclusies. Gebruik je eigen kennis om relevante vragen te stellen. Juist door verwonderd te blijven over wat er zich werkelijk afspeelt en blij te zijn met elke stap die genomen wordt hoor je de betrokken mensen en organisaties echt en trekken ze zelf conclusies uit de situatie.

Kortom, verwondering is vaak essentieel om maximaal effect te krijgen. Dat is vaak makkelijker als je je op een nieuw terrein begeeft. Het is juist zaak om ook verwonderd te blijven als je al veel kennis en ervaring met je meebrengt. Daarmee kan ketensamenwerking ook mooie muziek voortbrengen.

Geïnteresseerd geraakt? Er volgen meer artikelen over ketensamenwerking (en de analogie met pianospelen). Daarbij ben ik benieuwd naar uw ervaring met ketensamenwerking en welke elementen daarin van belang zijn. Laat het mij weten.

enri.leufkens@mxi.nl / 030 2 270 501