Inwoners Oss zonder stress naar een nieuw adres

Inwoners van de gemeente Oss kunnen sinds half 2018 hun verhuizing makkelijk online doorgeven. Toen startte de gemeente namelijk met de eDienst Doorgeven Verhuizing. Oss werkt nauw samen met Centric aan haar online dienstverlening. Zo nemen medewerkers periodiek deel aan de Expertgroep Dienstverlening van Centric.

Anthony Kleijnen, senior medewerker Burgerzaken bij Oss: “Het is prettig dat je een vinger in de pap hebt als het over functionaliteit van de eDiensten gaat. Daar komen allemaal mensen van de werkvloer, die weten natuurlijk het beste wat ze willen, los van wat technisch kan”.

Nooit meer een verkeerd huisnummer

In de eerste drie maanden werden er in de gemeente 1326 verhuizingen doorgegeven. Liefst 964 aangiften, ofwel 71%, kwamen binnen via de eDienst. De grootste winst van het werken met de eDienst? Die zit hem in de afwikkeling van de aangifte in Key2Burgerzaken.

Anthony: “Voorheen hadden we e-formulieren: het formulier kwam als pdf binnen in de postbus en we klopten alles over in Key2Burgerzaken. Er was altijd het risico van een verkeerd huisnummer of verkeerde datum. Met de eDienst belanden de aangiften automatisch in Key2Burgerzaken en maak je geen fouten. Dat is natuurlijk kwaliteitswinst! En het is dubbele winst, want we hebben nu meer tijd voor de moeilijkere gevallen.”

Het werkt verschuift naar uitzoekwerk en de backoffice, naar kwaliteit” Anthony KleijnenSenior medewerker Burgerzaken, Gemeente Oss

Drie kliks…en klaar

De eDienst Doorgeven Verhuizing levert de gemeente Oss een flinke tijdwinst op. Anthony: “Aan de balie zijn we met controleren, afhandelen en bevestigen in totaal een klein half uur kwijt voor een verhuizing. De verwerking van verhuizingen die via de e-formulieren binnenkwamen ging al niet veel sneller: die moesten we uitdraaien, handmatig verwerken in Key2Burgerzaken, laten controleren door een collega en opbergen.

Anthony: “Met de eDienst ga je heel makkelijk door de aangifte heen. Je klikt op drie knoppen en dan is de aangifte verwerkt. Dat waren we niet gewend. Mijn collega’s zijn er heel tevreden over. Iedereen had ook snel in de vingers wat er moet gebeuren, welke stappen je doorloopt. ”

80% aangiften volledig automatisch verwerkt

Aangiften verwerken zonder tussenkomst van een medewerker? Dat kan met de eDiensten Burgerzaken, maar bij de gemeente Oss gebeurt dat nog niet. Anthony: “Daar streven we uiteindelijk wel naar, want het liefst hebben we natuurlijk dat bij reguliere verhuizingen, als er geen signaal is om een verhuizing tegen te houden, de verwerking volledig automatisch gaat. 80% van de verhuizingen is regulier, denk ik, dus dan kunnen we meer energie en tijd gaan steken in de 20% waar wel iets mee is en die dus niet volledig automatisch kan.”

De gemeente Oss streeft ook naar een koppeling met een zaaksysteem. “Nu sturen we nog handmatig bevestigingen, per post. En we willen ook statusinformatie verstrekken via MijnOverheid.nl.”

Gebruikte oplossing

Burgerzaken

Altijd bereikbaar zijn voor je inwoners en jouw medewerkers hebben altijd overzicht over gemaakte afspraken, wachtrijen, zaken, de klantsituatie en het proces.