Thuiswerken rijksambtenaren zorgt voor risico's

Ambtenaren van de rijksoverheid gebruiken samenwerkings-ict soms op een manier die zorgt voor risico’s voor de informatieveiligheid. Dat blijkt uit onderzoek van de Algemene Rekenkamer. Bewindspersonen gebruiken de voorgeschreven applicaties niet, Whatsapp wordt gebruikt voor vertrouwelijke informatie en sommige ambtenaren zijn ontevreden over de communicatie over de werkafspraken.

Duidelijker communiceren

Gemiddeld 20 procent van de respondenten die enquête invulden zou niet op de hoogte zijn van de afspraken voor het gebruik van samenwerkings-ict en. Er is behoefte aan duidelijkere communicatie: ’22 procent is niet tevreden met de communicatie van de werkafspraken', meldt de rekenkamer. Een groep van ongeveer dezelfde grootte vindt de voorschriften, adviezen en afspraken over het gebruik niet altijd werkbaar.

Sneller en gemakkelijker

Uit de gesprekken bleek dat bewindspersonen en hogere ambtenaren vaak niet de voorgeschreven applicaties gebruiken. ‘Dit terwijl hun voorbeeldfunctie van belang is voor het gebruik van veilige IT-applicaties in de rest van de organisatie.’ Veel geld en moeite wordt gestoken in mogelijkheden om veilig te communiceren, maar populaire apps en apparaten hebben de voorkeur omdat die sneller, gemakkelijker en gebruiksvriendelijker zijn.

Niet gebruiksvriendelijk

Sommige ambtenaren vinden dat de aanbevolen ict niet voldoende mogelijkheden biedt voor samenwerking. De rekenkamer geeft hierbij als voorbeeld het Interdepartementaal Samenwerking Platform (ISWF). ‘Dit platform vinden gebruikers niet gebruiksvriendelijk. Het gebruik van niet aanbevolen alternatieven zoals Dropbox ligt dan voor de hand, terwijl deze niet aan de gestelde (beveiligings)eisen van de ministeries voldoen.’

Niet toegestaan

Privé-e-mail wordt in de praktijk geregeld gebruikt voor vertrouwelijke werkinhoudelijke communicatie: 16 procent van de respondenten gaf dit aan. ‘Dit is niet toegestaan volgens de richtlijnen.’ 7 procent van de ambtenaren die Whatsapp gebruiken, geeft aan de app gebruikt te hebben voor vertrouwelijke communicatie. ‘Dit gebeurde terwijl het niet is toegestaan binnen ministeries of hoge colleges van staat.’

Opvraagbaar

Het gebruik van Whatsapp door gemeenteambtenaren is een gevoelig punt: gemeenten moeten bepalen welke communicatiemiddelen gebruikt mogen worden, maar het delen van gevoelige informatie via bijvoorbeeld Whatsapp kan een probleem vormen omdat teksberichten opvraagbaar zijn met de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Gemeentekoepel VNG raadt gemeenten aan om zelf een inschatting te maken van de risico’s.