Archief per abuis door de shredder
Een gemeenteambtenaar van de gemeente Tiel heeft tijdens het digitaliseringsproces het bouwarchief van die gemeente vanaf 1945 vernietigd. De informatie staat wel veilig opgeslagen, maar gemeenten zijn verplicht op de originele documenten ook te bewaren.
Bij de gemeente Tiel is er geen snipper meer over van het bouwarchief vanaf 1945. Een gemeenteambtenaar heeft per ongeluk alle papieren documenten vernietigd na het digitaliseren. De informatie is er dus nog wel, meldt Omroep Gelderland, zij het slechts in zwart-wit. Gemeenten zijn verplicht om behalve de digitale ook de papieren archieven te bewaren.
Maatregelen
Er is inmiddels melding gemaakt bij het regionaal archief, inspectie en de provincie. Volgens de wethouder zijn er inmiddels maatregelen genomen tegen de bewuste ambtenaar, maar hij wilde tegen de omroep niet zeggen of daar ontslag bij hoorde. Er wordt nu gekeken of de digitale zwart-witdocumenten kwalitatief verbeterd kunnen worden.
Floppy's en tapes
Overheidsinstellingen hebben al jaren een grote klus aan het digitaal archiveren van documenten. Het gaat niet alleen soms mis met papieren stukken, zoals in Tiel, maar ook bij verouderde infomatiedragers. Gemeenten ondervinden bijvoorbeeld problemen met archiveren van informatie op floppy’s, taperecorders en cd-roms. Informatie uit het verleden is daardoor moeilijk vindbaar, niet doorzoekbaar en soms geheel ontoegankelijk. Dat blijkt vorig jaar nog uit een steekproef van Binnenlands Bestuur onder eindverantwoordelijken voor het gemeentelijk archief.
Archiefwet
Informatie die door gemeenten aangemerkt wordt voor blijvende bewaring moet volgens de Archiefwet na maximaal twintig jaar verhuisd zijn naar zogeheten archiefbewaarplaatsen, zodat de informatie openlijk beschikbaar is en blijvend bewaard wordt. Door de digitale revolutie die in de jaren negentig werd ingezet zijn gemeenten steeds minder informatie op papier gaan bewaren, doordat er nieuwe digitale opties voor archiveren ontstonden. Deze zijn echter niet altijd even duurzaam gebleken. Zo is er door diverse gemeenten nog informatie opgeslagen op inmiddels verouderde software en floppy’s en cd-roms, die na verloop van tijd onleesbaar zijn.
Reacties: 11
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Het is opmerkelijk dat ruim 25 jaar na het verschijnen van het rapport "Machineleesbare gegevensbestanden: archivering en beheer bij het Rijk" van de Algemene Rekenkamer en alle programma's en projecten die daarna in de loop van de tijd voorbij zijn gekomen, daar nog steeds op gewezen moet worden.
Steeds meer informatie, hoewel zij meestal getoond wordt in de vorm van documenten, wordt verwerkt in complexe digitale registraties en dynamische databases. Vooral ook complex omdat het vaak om in ketens gekoppelde systemen gaat waarbij eigendom en verantwoordelijkheden niet altijd goed zijn geregeld.
En dan gaat het om systemen met informatie met soms een lage maar soms ook met een zeer hoge maatschappelijke impact. Systemen waarvan veel mensen ook in hun persoonlijke omgeving en ook organisaties afhankelijk zijn. Een uitdaging op dat terrein wordt het Digitale Stelsel Omgevingswet.
Omdat echt digitaal werken beslist anders is dan we gewend zijn, is het essentieel om mentaal afscheid te nemen van het papieren paradigma met de voor ons zo bekende concepten en termen. Overigens wel met het behoud van de nog bruikbare onderdelen.
Stand van zaken nu is dat bij ontwerp en ontwikkeling van systemen is (en wordt) zelden rekening gehouden met de wettelijke bewaarplicht, met als gevolg dat de mogelijkheid om het voortbestaan en de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de informatie inclusief context te kunnen garanderen twijfelachtig is. Ook wordt vaak geen rekening gehouden met de wettelijke vernietigingsplicht wat zeker in het geval van ( bijzondere) persoonsgegevens in combinatie met straks de AVG tot vervelende situaties kan leiden.
Er zijn veel mensen betrokken bij informatiebeleid, informatiearchitectuur, informatievoorziening, systeemontwikkeling en dergelijke. Denk aan bestuurders, andere verantwoordelijken, cio's, architecten, ontwikkelaars, adviseurs, proceseigenaren, beheerders en wie verder ook. Om te achterhalen welke uitgangspunten en functionaliteiten absolute voorwaarde zijn voor het digitale paradigma, zullen deze zich allemaal zo snel mogelijk met hulp van de archivarissen de kennis op het terrein van compliancy, bewaring en vernietiging eigen moeten maken.
De archivarissen zullen zelf met spoed voor zichzelf duidelijk moeten hebben wat zij op dat terrein concreet te bieden hebben en niet bang zijn om af en toe 'vuile handen' te maken met 'simpele' checklistje en A4tjes.
1) echt afscheid nemen van de papieren denkwereld;
2) de digitale denkwereld inrichten op basis van wat we functioneel nodig hebben i.p.v. op basis van wat (op dit moment-) technisch allemaal kan. DENKWERELEDHelemaal eens met
De beoordeling wat weg kan is voor mij soms anders dan voor de beheerder van het archief. Klachtenbrieven en inrichtingstekeningen geven bijvoorbeeld een beeld van waar ik bodemverontreiniging kan verwachten, ook al bestaat het bedrijf niet meer.
Maar ik denk dat de betreffende ambtenaar niet goed is voorgelicht/begeleid.