of 59925 LinkedIn

Digitale bestuurlijke besluitvorming in stroomversnelling

Piet-Hein Daverveldt Reageer

Nog maar drie maanden geleden merkte ik dat een pleidooi om af en toe eens online te vergaderen bij de waterschappen op weinig steun kon rekenen. Iedereen zwoer bij de noodzaak om elkaar echt recht in de ogen te kunnen kijken en nam de reistijd graag voor lief. Dat sentiment stond in schril contrast met mijn eerdere ervaringen bij internationale organisaties waar zowel fysieke als online vergaderingen aan de orde van de dag waren. Je pakte immers niet het vliegtuig voor een vergadering van twee uur.

De coronacrisis heeft het gebruik van online vergaderingen een enorme boost gegeven. Net als iedereen zie ook ik uit naar het moment dat we elkaar ook weer face to face kunnen ontmoeten. Toch denk ik dat de kwaliteit van de besluitvorming in online vergaderingen verrassend goed is geweest. Ik durf zelfs te stellen dat het pre-corona tijdperk echt niet in alle opzichten ideaal was.  

 

Geen uitstel van bestuurlijke besluiten

Delfland heeft geen enkel bestuurlijk besluit hoeven uit te stellen. De online VV-vergadering was langer dan gebruikelijk, dit kwam mede door extra pauzes om even op adem te komen en de noodzaak om telkens hoofdelijk te stemmen. Maar ook het belang van de voorliggende besluiten rechtvaardigde de duur. Zo werd een investeringsprogramma van 10 miljoen euro goedgekeurd om Delfland energieneutraal te maken en werden diverse investeringen voor de renovatie van gemalen goedgekeurd. Dit is uiteraard belangrijk voor Delfland maar ook voor de Nederlandse economie. Het betekent immers dat we werk door derden kunnen aanbesteden.

 

Het was goed te zien dat het democratisch recht van inspreken ook online kon worden gerealiseerd. De inspreker had eerst de tijd voor zijn inbrengen kon daarna vragen van VV-leden beantwoorden. Ook was het een nieuwe ervaring om online de eed af te nemen bij een nieuw plaatsvervangend bestuurslid en hem daarna toe te laten.

 

Effectief debatteren

Het lastigst blijven de online interrupties die natuurlijk het meest effectief zijn bij de juiste timing. Dit vraagt extra alertheid van de voorzitter om tijdig ruimte te geven voor interrupties. Ik denk dat de online vergaderingen ook baat hebben gehad bij de structuur die het BOB (Beeldvormend-Oordeelvormend-Besluitvormend)-model biedt. Juist omdat effectief online debatteren niet gemakkelijk is, is deze structuur welkom voor zowel leden als voorzitter. Besprekingen zijn meer toegespitst op waar het echt om draait.

 

Training vooraf

Een andere succesfactor is de gedegen voorbereiding en de ondersteuning door de ambtelijke organisatie. Delfland heeft individuele leden en voorzitters vooraf getraind in het gebruik van de online vergadertools. Ook het online streamen in beeld en geluid is van te voren uitgebreid getest en verliep gelukkig vlekkeloos.

 

Het devies ‘een bestuurslid online, dan iedereen online’ is erg belangrijk. Zo zorg je immers voor een gelijk speelveld waarbij iedereen dus dezelfde beperkingen ervaart en zich daar naar gedraagt.

 

On- en offline vergaderen afwisselen

Betekent dit dat online vergaderen daarmee de fysieke vergaderingen zou moeten vervangen? Natuurlijk niet. Commissievergaderingen en algemene bestuursvergaderingen komen het best tot hun recht bij de fysieke aanwezigheid van alle leden. Het Hoogheemraadschap van Delfland verkent daarom de opties om dat na de zomer veilig te kunnen doen. Voor vergaderingen van het dagelijks bestuur verwacht ik echter dat we ook in de toekomst fysiek en online zullen afwisselen. Vergaderingen ten behoeve van beeldvorming of vergaderingen met een brainstorming karakter, hebben baat bij fysieke aanwezigheid. Besluitvormende DB-vergaderingen kunnen ook goed online plaatsvinden. Zodoende creëren we ruimte voor bijeenkomsten die juist wel om fysieke aanwezigheid vragen. Kortom, corona brengt veel kommer en kwel en vooral persoonlijk leed maar het geeft ook een impuls aan digitale verbeteringen.

 
Vijf tips voor online bestuursvergaderingen
1. Zorg voor een gelijk speelveld: of iedereen online of iedereen offline.
2. De structuur die het BOB-model biedt, is extra waardevol bij online bestuursvergaderingen.
3. Train de deelnemers en voorzitters in het gebruik van de online vergadertools en gebruik aparte tools voor de vergaderdocumenten en de videovergadering.

4. Maak afspraken over hoe deelnemers het woord vragen en moties of amendementen indienen en wees als voorzitter extra alert op de wens om interrupties te plegen.

5. Zorg voor voldoende pauzes en online faciliteiten om tijdens een schorsing te kunnen overleggen in kleinere groepen.

Piet-Hein Daverveldt, dijkgraaf van het Hoogheemraadschap van Delfland 

Verstuur dit artikel naar Google+

Reageer op dit artikel
















Even geduld a.u.b.