Omgevingswet als kans

Vliegwiel voor organisatieontwikkeling.

De in 2021 in te voeren Omgevingswet biedt gemeenten meer dan alleen een nieuw juridisch kader voor haar omgevingsbeleid. Ook aan de ‘geest’ van de wet kan een handelingskader worden ontleend. Zo vraagt de Omgevingswet een bepaald soort integrale gebiedsgerichte dienstverlening van een gemeente. Daar hoort ook een bepaald soort organisatie bij. KplusV en de gemeente Bronckhorst pakten deze uitdaging gezamenlijk op.

Met als basis een routekaart en een ambitiedocument startte onze programmamanager in maart 2019 bij de gemeente Bronckhorst. De opdracht was helder: zorg voor een vliegende start van de uitvoering van de routekaart. Leg het fundament neer voor de invoering van de Omgevingswet en zorg dat dit fundament ook als basis kan dienen voor de organisatieontwikkeling en cultuurverandering. Draag na 4-6 maanden het programma over aan de nieuw te werven interne programmamanager. Martijn van Kooij vertelt hoe hij dit heeft aangepakt.

Aanpak langs drie lijnen

De Omgevingswet vraagt een andere manier van kijken naar en werken aan de fysieke leefomgeving. De wet geeft meer regelruimte en stimuleert actieve participatie, waardoor ook de samenleving meer verantwoordelijkheid kan gaan nemen voor de fysieke leefomgeving. Vertrouwen en loslaten zijn hierbij twee belangrijke sleutelwoorden. Dit vraagt om een andere manier van denken en doen. Om de noodzakelijk beweging op gang te brengen, werkten we vanuit drie lijnen:

1. Complexiteit logisch maken
2. Toekomstgericht organiseren
3. Co-creatie met raad en samenleving

Complexiteit logisch maken

De invoering van de Omgevingswet is complex. Bestaande instrumenten (zoals het bestemmingsplan en de woonvisie) verdwijnen en nieuwe instrumenten gaan het daglicht zien (de omgevingsvisie, het omgevingsplan en omgevingsprogramma’s). Om te zorgen dat we allemaal dezelfde taal gingen spreken, zijn we gestart met het logisch maken van deze complexiteit. Allereerst zijn we de belangrijkste onderdelen/onderwerpen gaan duiden: “wat bedoelen we precies?”. Gevolgd door het structureren van onderwerpen: “hoe verhouden ze zich tot elkaar?”. Dit geheel zijn we gaan visualiseren tot één plaat. Deze aanpak leidde ertoe dat de complexiteit plots begrijpelijk en werkbaar was voor iedereen. Medewerkers konden het aan elkaar uitleggen. We ontwikkelden meerdere platen voor de verschillende onderdelen. Hieronder een voorbeeld van de plaat die we hebben ontwikkeld rondom de kerninstrumenten.

Complexiteit logisch maken

Complexiteit logisch maken is een belangrijke succesfactor om mensen te verleiden om in beweging te komen. Door medewerkers te helpen om de nieuwe situatie te begrijpen, is het eenvoudiger om er naar toe te bewegen. Samen de complexiteit te lijf te gaan, door enerzijds de complexiteit te accepteren en anderzijds hem te duiden en te structuren. Je kunt het vergelijken met de natuur. De natuur is zeer complex, maar door te beginnen om de vier jaargetijden te onderkennen en in samenhang te brengen, ontstaat er al meer inzicht in de natuur.

Toekomstgericht organiseren

Bij het inrichten van het programma wilden we zoveel mogelijk gaan werken volgens de principes die we in de toekomst nodig denken te hebben (dus veranderen van A naar B, volgens de principes van B). Daarnaast wilden we in deze fase van het programma werken met medewerkers die het leuk vinden om anders te werken, medewerkers die willen en kunnen veranderen. Het werken volgens de scrummethodiek vonden we het best passen:

• Ruimte geven aan multidisciplinaire teams
• Procesbegeleiders (scrummaster) die het team coacht
• Producteigenaar (productowner) die de inhoud en afstemming met stakeholders bewaakt
• Korte sprint gericht op bruikbare producten
• Werken met deelproducten, het hoeft niet direct al perfect te zijn.

Tegelijk moet de scrummethodiek geen dogma worden. Als lerende organisatie kijk je welke elementen goed passen: waar houd je vast aan de methodiek en waar geef je teams de ruimte om af te wijken? Het werken in scrumteams is een mooie opmaat voor opgavengericht werken. Waar een producteigenaar een opgavenmanager kan zijn en waar je multidisciplinair werkt aan en (deel) opgave. Met de scrummethodiek zorgden we voor heldere verantwoordelijkheden en rollen. Daarnaast konden we met de verschillende rollen iedereen in z’n kracht zetten.

De Omgevingswet raakt bijna alle portefeuilles. Om toch te zorgen voor slagvaardige sturing hebben we ervoor gekozen om proces en inhoud op stuurgroepniveau van elkaar te splitsen. Driewekelijks zaten de bestuurlijk opdrachtgever, ambtelijk opdrachtnemer en programmamanager bij elkaar om de voortgang van het programma te bespreken. Daarnaast was er tweewekelijks een inhoudelijke stuurgroep waar medewerkers en andere bestuurders aansloten om inhoudelijk onderwerpen te bespreken. Bij de inhoudelijke stuurgroep was ook het motto “zonder wrijving geen glans”. We daagden zowel de medewerkers als de bestuurders uit om scherp naar elkaar te zijn, om zo ook continue nieuwe inzichten met elkaar te delen en te blijven leren.

Co-creatie met raad en samenleving

De Omgevingswet geeft ruimte om anders met de fysieke leefomgeving om te gaan, actieve participatie, minder regels, ruimte en vertrouwen geven. Maar hoe doe je dat? Om dit te gaan leren en in te praktijk te ervaren hebben we het OmgevingsLab ingericht. Een fysieke creatieve ruimte die de teams kunnen gebruiken om te experimenteren. Niet alleen met interne medewerkers, maar vooral ook met buiten. Denk aan: initiatiefnemers betrekken om processen te optimaliseren en daarmee ook de dienstverlening te verbeteren, samen klantreizen ontwikkelen of ontdekken hoe je participatie in verschillende situaties kunt invullen. Allemaal stappen die bijdragen aan een veilige en gezonde fysieke leefomgeving. Door de raad in een vroeg stadium mee te nemen in de uitdagingen die ontstaan bij de komst van de Omgevingswet, vergoot je hun begrip, kennis en betrokkenheid. In Bronckhorst werkten we daarnaast ook met een raadwerkgroep, een vooruit geschoven raad- en commissieleden die actief mee dachten en -werkten. Daardoor ontstond er een geheel tussen samenleving – raad – college – ambtelijke organisatie. Samen zorgen voor de toekomst van de fysieke leefomgeving van Bronckhorst.

Stevig fundament

Samen met de gemeente Bronckhorst creëerde KplusV in 6 maanden een stevig fundament, van waaruit zowel de Omgevingswet succesvol kan worden ingevoerd, als ook de organisatieontwikkeling kan plaatsvinden. Het fundament bestaat uit:

1. Complexiteit logisch maken
2. Toekomstgericht organiseren
3. Co-creatie met raad en samenleving

Meer weten?

Wil je meer weten over hoe KplusV gemeenten begeleidt bij het realiseren van maatschappelijke opgaven, zoals de invoering van de Omgevingswet en energietransitie? Of ben je geïnteresseerd in onze aanpak rondom bijvoorbeeld actieve participatie, aardgasvrije wijken, circulaire inkoop of duurzame bedrijfsvoering? Neem contact op met Inge van der Vaart of Rico Grol. Wij vertellen je graag meer.