‘Vermijd discussie met burger over opnemen gesprek’

Overheidsinstanties moeten de dialoog aangaan met burgers die geluidsopnamen willen maken van een gesprek. Het is belangrijk om de achterliggende reden van het opnemen van een gesprek te begrijpen. Dat stelt de Nationale ombudsman na onderzoek. Wel is het volgens hem raadzaam om discussie met burgers over het wel of niet opnemen van gesprekken te vermijden.

Aanmoediging voor meer uitvoering van spelregels

De Nationale ombudsman Reinier van Zutphen concludeert dat op basis van het 'terugblikonderzoek'. In het onderzoek is nagegaan hoe overheidsinstanties ‘spelregels’ voor het maken van geluidsopnamen hebben uitgevoerd. De Nationale ombudsman moedigt overheidsinstanties aan om meer met spelregels voor opnemen van gesprekken aan de slag te gaan. Hij vermoedt dat gemeenten meer te maken gaan krijgen met burgers die zelf opnames maken van gesprekken met gemeenten. Dit is een gevolg van decentralisaties, die ervoor zorgen dat meer zaken rechtstreeks met de burgers geregeld worden, zoals bijvoorbeeld een keukentafelgesprek. Van Zutphen vindt dat 'Ambtenaren er niet van hoeven te schrikken als burgers opnamen willen maken.'
 

Positieve ervaringen bij spelregels
Instanties die te maken krijgen met vragen van burgers om geluidsopnamen te maken zijn volgens de onderzoekers het IND, het UWV, de Raad voor de Kinderbescherming en de Jeugdzorg Nederland en de Gecertificeerde instellingen. Deze partijen waren dan ook betrokken bij het eerdere onderzoek in 2014. Uit dit terugblikonderzoek blijkt nu dat deze overheidsinstanties de spelregels hebben ingevoerd. De ervaringen zijn overwegend positief.
 

De behoefte aan opnames wegnemen
De Nationale ombudsman denkt dat spelregels kunnen bijdragen aan duidelijkheid over wat burger en overheidsinstanties van elkaar mogen verwachten. 'Juist door transparant te zijn, neem je als overheid de behoefte om stiekem opnamen te maken bij burgers weg', aldus van Zutphen. Door burgers door middel van gesprekken over de beweegredenen van het opnemen beter te begrijpen, kan er volgens hem al veel 'kou uit de lucht' worden gehaald. Van Zutphen moedigt overheden aan om verder aan de slag te gaan met de spelregels.
 

Dillema’s met stiekem opnemende burgers
Het is ondanks het aanhouden van goede spelregels wel mogelijk dat overheidsinstanties tegen dilemma's aanlopen. Zo kunnen in de praktijk problemen ontstaan als burgers zich niet aan de spelregels houden en stiekem opnamen maken. Er is dan geen zicht op het gebruik voor andere doeleinden. In de conclusie van het Terugblikonderzoek stellen de onderzoekers dat burgers, om een goede relatie te waarborgen, op hun verzoek de mogelijkheid horen te krijgen om geluidsopnamen van gesprekken te maken, ongeacht wat de reden ervan is. ‘Als later blijkt dat zonder voorafgaande toestemming geluidsopnamen zijn gemaakt, dan is het wenselijk dat alsnog een gesprek tussen burger en overheid plaatsvindt, gericht op herstel van vertrouwen. In de dagelijkse uitvoeringspraktijk kunnen overheidsinstanties van geval tot geval bekijken of er zwaarwegende redenen zijn om het maken van geluidsopnamen een keer niet toe te staan.’