Streep door veel congressen en debatavonden

Door corona ligt het organiseren en fysiek bijwonen van congressen gevoelig. Koepelorganisaties van gemeenten, provincies en waterschappen worstelen er ook mee. ‘In principe heeft ons bestuur besloten in 2020 geen grote fysieke bijeenkomsten te organiseren.’

De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) zag zich eerder dit jaar gedwongen het in juni geplande jaarcongres in West-Friesland af te blazen. De eraan gekoppelde Algemene Ledenvergadering wordt nu in september gehouden. Dat wil zeggen, niet in fysieke vorm, maar volledig digitaal. Ook de Jeugddag is dit jaar helemaal digitaal.

Hybride vorm

Toch heeft VNG Connect, het bedrijf van de gemeentekoepel dat jaarlijks zo’n 300 congressen, festivals en beurzen organiseert, voor dit jaar nog wel een aantal ‘grote’ congressen in hybride vorm op de agenda staan. Dat wil zeggen dat er een kleine groep van 50 tot 100 deelnemers fysiek bij elkaar komt ‘met natuurlijk de anderhalve meter afstand gewaarborgd’, aldus een woordvoerder van de VNG. ‘De rest van de 1.000 tot 1.500 deelnemers wonen het congres digitaal bij.’
Het congres Dag van de Stad heeft bijvoorbeeld zo’n hybride vorm: vier regiobijeenkomsten (van maximaal 100 deelnemers per treffen) en een centrale afsluitende bijeenkomst (maximaal 100 deelnemers fysiek). In alle gevallen kunnen deelnemers ook digitaal meedoen aan de afsluitende sessie.

Verschoven naar 2021

Het Interprovinciaal Overleg (IPO) heeft in verband met de coronacrisis besloten  het jaarlijkse IPO-congres, dat gepland stond in het najaar van 2020, voorlopig te verschuiven naar het voorjaar. De organisatie laat weten de ontwikkelingen rondom corona nauwgezet te volgen en aan de hand daarvan te beslissen of het congres in het voorjaar 2021 doorgaat en in welke vorm.

Online

Het bestuur van de Unie van Waterschappen heeft in principe besloten in 2020 geen grote fysieke bijeenkomsten te organiseren. Het Waterinnovatiefestival en de daarbij horende uitreiking van de Waterinnovatieprijs vindt dit jaar niet plaats. Los van de uitbraak van het coronavirus lag er al het plan om de frequentie van dat festival te verlagen naar om het jaar. De eerstvolgende keer editie staat nu voor november 2021 gepland. Vanwege de lijn van het bestuur zullen de debatavonden, de Steenwegsessies, dit jaar ook niet worden georganiseerd.

Wel organiseert de koepelorganisatie op 24 september een groot online event over droogte. Daarvoor worden zo’n 300 mensen worden uitgenodigd. ‘Ook vinden onze commissie- en werkgroepvergaderingen nu online plaats en worden veel webinars en klankbordsessies gegeven om de verbinding binnen de vereniging en kennisuitwisseling tussen leden en stakeholders ook in deze tijden te borgen’, aldus een woordvoerder.

Terugdraaien

Voor kleinere netwerkbijeenkomsten met een informeel karakter, zoals een Zomersessie met dijkgraven en een Dijkgravendag met de minister van Infrastructuur en Waterstaat kiest de UvW nog wel voor fysieke bijeenkomsten. ‘Dit gaat om bijeenkomsten tot 30 personen en uiteraard wordt uitgeweken naar coronaproof-locaties. Bij aanscherping van de coronamaatregelen wordt dit natuurlijk teruggedraaid en het bestuur bekijkt elke bestuursvergadering of aanpassingen op de afgesproken lijn nodig zijn.’

Nooit verplicht

Wat betreft de deelname van medewerkers aan congressen hanteert de VNG de lijn dat als een medewerker naar een fysieke bijeenkomst of congres wil, men ervan uit gaat dat de organisatie alle voorzorgsmaatregelen in acht neemt. ‘Het is aan de medewerkers zelf of ze ergens fysiek heengaan of niet. Ze worden daartoe in ieder geval nooit verplicht’, aldus een woordvoerder van de VNG.

Gezondheid voorop

De provinciale koepelorganisatie IPO roept wat betreft de deelname aan congressen de medewerkers op zich te houden aan de landelijke richtlijnen. ‘De collega’s maken daarbij de afweging tussen enerzijds het belang voor het werk én anderzijds de persoonlijke afweging. De gezondheid van medewerkers staat daarbij voorop’, aldus een IPO-woordvoerder.

De Unie van Waterschappen houdt zich, wat betreft adviezen aan medewerkers, ‘uiteraard’ aan de RIVM-richtlijnen. ‘Bij klachten blijven onze medewerkers thuis en er wordt niet onnodig met het openbaar vervoer gereisd.’ Vaak is dat overigens ook niet nodig. ‘We zien dat grote evenementen in onze branche, zoals het Deltacongres, ook online plaatsvinden.’