Verbrand paspoort moet binnen 24 uur zijn vervangen

De brand die het gemeentehuis in Waalre verwoestte, zou geen nadelige gevolgen mogen hebben voor waardevolle documenten als paspoorten, rijbewijzen en bouwvergunningen. Gemeenten moeten aan stringente eisen voldoen om documenten voor hun burgers veilig te stellen voor brand of andere  calamiteiten.

Paspoortwet

De eisen daarvoor liggen vervat in de paspoortwet en de archiefwet, alsud Jos van de Knaap, lid van het dagelijks bestuur van de Vereniging van Gemeentensecretarissen (VGS) met ‘veiligheid’ in zijn portefeuille. Gemeenten krijgen jaarlijks inspecteurs over de vloer die bekijken of gemeenten aan de wettelijke eisen voldoen.

Kluis

Paspoorten en rijbewijzen die op het punt staan te worden afgehaald, moeten bijvoorbeeld in een brandveilige kluis worden bewaard. Ook moeten digitale tapes van deze documenten buiten het gemeentehuis worden opgeslagen. In het geval de kluis de brand niet overleefd, moet binnen 24 uur een nieuw paspoort worden gereproduceerd, verduidelijkt Van de Knaap.

Brandwerende deuren 

Bouwvergunningen en dergelijke moeten volgens de regels van de archiefwet worden opgeborgen. Het opbergen gebeurt veelal in een archiefkelder, met brandwerende deuren die aan eisen -vastgelegd in de archiefwet- moeten voldoen. Van het digitale archief van alle gemeentelijke stukken moeten gemeenten dagelijks een backup maken. Die backup moet buiten het gemeentehuis worden opgeslagen.

Controleurs 

'Een keer in de twee jaar krijgt elk gemeenten een gba-audit', aldus Van de Knaap. Daarbij wordt onder meer gekeken of de gemeente inderdaad in staat is paspoorten en/of rijbewijzen binnen 24 uur opnieuw te kunnen leveren. De archiefinspecteur komt  jaarlijks bij de gemeenten controleren. 'Dat kan aangeknodigd en onaangekondigd zijn.'

In het geval een medewerker een bouwvergunning in behabndeling heeft en op zijn bureau had laten liggen, is de 'Menselijke fouten kun je met regels niet voorkomen', stelt Liane Termaart, woordvoerder van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG).

Boete

Als de regels van de paspoort- of de archiefwet worden overschreden, wordt een hersteltermijn afgesproken. Op korte termijn moet de gemeente haar zaakjes op orde brengen. Als dat niet gebeurt, volgt 'een aanwijzing of boetes', aldus Van de Knaap. 'Dat wil je echt niet als gemeente. Het is geen visitiekaartje als blijkt je niet goed op de spullen van je burgers past.'

Overkomelijk

'In principe is het dus goed geregeld. Het zou overkomeljik moeten zijn, los van het feit dat een brand zoals in Waalre heel vervelend is en de emotionele schade zeer aanzienlijk. Werkplekken zijn verwoest, mensen zijn persoonlijke zaken kwijtgeraakt.'

Niet beschikbaar

De servers en het archief van de gemeente Waalre zijn bij de brand in het gemeentehuis gespaard. Dat geldt ook voor de gegevens die dinsdag zijn verwerkt, zo heeft de gemeente woensdag gemeld.

Welke documenten wel in vlammen zijn opgegaan, kon de gemeente nog niet zeggen. Het is ook niet bekend of de paspoorten, rijbewijzen en id-kaarten die klaarlagen voor uitgifte, verloren zijn gegaan. De gemeente hoopt donderdag de dienstverlening weer operationeel te hebben.

De paspoorten die opgehaald moesten worden, zijn volgens de gemeente nu niet beschikbaar. Inwoners van Waalre die op korte termijn op reis gaan, kunnen op Schiphol een nooddocument aanvragen, aldus de gemeente.