Info-avond over vluchtelingen soms pittige klus
Het is niet de makkelijkste taak voor gemeenstebestuurders, het informeren over een vluchtelingenopvang. Maar met een goede voorbereiding kun je emoties kanaliseren.
Het zijn over het algemeen niet de makkelijkste momenten voor een burgemeester; de bewonersavonden over de komst van een vluchtelingenopvang. Soms eindigt de avond in een positieve sfeer waar bewoners zich massaal als vrijwilliger opgeven (Groningen). De andere keer is de spanning om te snijden en komt de politie er aan te pas (Purmerend). Complicerende factor is dat er steeds vaker mensen van buiten de gemeente gemobiliseerd worden. Voor gemeentebestuurders blijft het improviseren maar er zijn manieren waarop je zo’n avond tot een goed einde kunt brengen.
Emoties gisten
Het begint al bij de aankondiging van de infoavond, waarschuwt Marion van der Voort. Ze wordt regelmatig als communicatieadviseur en gespreksleider ingeschakeld bij gevoelige onderwerpen, zoals de komst van vluchtelingen. ‘Een gemeente wil de bijeenkomst ruim van tevoren aankondigen zodat iedereen de gelegenheid krijgt aanwezig te zijn. Maar daar schuilt ook gevaar in,’ aldus Van der Voort. ‘Je ziet vaak dat in die periode de emoties gaan gisten. Gemeenten zouden een omgevingsanalyse kunnen laten maken. Je kunt dan de sociale media in de gaten houden en peilen hoe de sfeer is en welke vragen er spelen. Daar bestaat software voor, of je schakelt een gespecialiseerd bureau hiervoor in. Overigens kun je hier niet altijd blind op afgaan. Mensen die minder genuanceerd reageren op sociale media herhalen dat meestal niet op een bijeenkomst.’
Koude kermis
Een bewonersbijeenkomst is ondanks alles van levensbelang. Er kan lucht gegeven worden aan emoties maar er zijn ook beperkingen. ‘Stel je verwachtingen bij,’ adviseert Van der Voort. ‘Vaak willen gemeentebesturen het gesprek inhoudelijk aangaan en dan komen ze van een koude kermis thuis. Bovendien zijn genuanceerde antwoorden ook niet bestand tegen felle emoties uit het publiek. Tegenstanders ga je op zo’n avond echt niet overtuigen.’ Een ander de discussie laten leiden is ook een slim idee volgens haar, ‘als burgemeester ben je bij voorbaat al verdacht. Verder zou je eventueel nog aan de zaal kunnen vragen wie er uit de eigen gemeente afkomstig is.' Alhoewel dat uiteindelijk lastig te controleren is, geeft Van der Voort toe.
Via buurtvereniging
Het gros van de welwillende burgers komt volgens de communicatiedeskundige niet naar zo’n bijeenkomst. Het is zaak hen op een andere manier te bereiken. ‘De burgemeester zou zichzelf kunnen laten uitnodigen bij kerken, buurtverenigingen, desnoods lees- of tuinierclubs,’ zegt Van der Voort. ‘Voordeel is dat je ze dan ook om concrete hulp kunt vragen. Bijvoorbeeld om kleding in te zamelen of op een andere manier te helpen. Uiteindelijk is het misschien een lastige klus, maar het hoort ook bij het bestaan van de gemeentebestuurder,’ aldus Marion van der Voort.
Reacties: 5
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Het komt erop aan dat een gemeente, ook in een situatie als deze, van meet af aan glashelder is over welke (van de vijf) overheidsrollen zij vervult. En elke rol kent een (vaste) gerichtheid van de communicatie.
Een voldongen feit als 'noodopvang' dwingt een gemeente in de rol van 'magistraat' (reguleren) en een communicatie die gericht is op duidelijkheid scheppen en toelichten. Een gerichtheid als 'medeleven tonen', 'lucht geven aan emoties' of 'overleggen' past niet bij die rol en zal voor niemand geloofwaardig zijn.
Zeker, zo'n noodopvang leidt onder inwoners tot tal van reacties. En óók hier heeft de gemeente een verantwoordelijkheid en óók nu dwingt de situatie de gemeente in een rol, die van 'overlegpartner' om precies te zijn. En die communicatie is dan niet gericht op het nog eens toelichten van een voldongen feit, maar op het samen beantwoorden van (hulp)vragen (ook vragen die achter percepties en emoties schuilgaan).
En zeker in voorkomende situaties kunnen de reacties van dien aard zijn dat de openbare orde en veiligheid in het geding komen. Dát dwingt de overheid in de rol van 'gezaghebber' en is de communicatie gericht op 'orde op zaken stellen'.
Dit alles brengt mij bij de gewoonte om in een situatie als deze 'een informatiebijeenkomst' te organiseren, 'omdat daaraan behoefte is'. Beleg je zo'n bijeenkomst, dan moet je ook wel in hún behoefte voorzien. En dat is niet een burgemeester die een besluit toelicht, want dáár hebben ze geen behoefte aan, dát wisten ze al. Ze willen hun mening geven, hun hart luchten, hulp aanbieden, steun betuigen etc. Als dááraan behoefte is, ligt het in de rede met elkaar in gesprek te gaan. En dat lukt op een ander moment / andere manier vast beter dan tijdens een drukbezochte ‘informatiebijeenkomst’.