Haagse raadscommissies risico voor geheimhouding

De gemeente Den Haag heeft geheimhouding van informatie ten dele op orde. Dat is de belangrijkste uitkomst van het onderzoek ‘Openheid over geheimhouding’ van de Rekenkamer Den Haag. Vooral het feit dat in Den Haag alle raadsleden lid zijn van alle raadscommissies is een risico voor het geheim houden van stukken. Daarbij moet het Haagse college geheimhoudingsgronden beter motiveren.

Zeer bruikbaar
In 2019 lieten verschillende Haagse fracties aan de Haagse rekenkamer blijken dat een onderzoek naar geheimhouding voor de raad ‘zeer bruikbaar’ zou zijn. Dat was niet alleen omdat het onderwerp regelmatig speelde in de gemeenteraad, maar ook omdat de noodzaak tot geheimhouding met enige regelmaat ter discussie stond. Het ging bijvoorbeeld om het verkoopproces van de aandelen van Eneco eind 2018 en het openbaar maken van informatie over de vreugdevuren in 2019.

Functioneren college en raad onderzocht
De rekenkamer wijst ook op de initiatiefnota Openbaarheid die in mei 2020 werd ingediend, waarin de initiatiefnemers ervoor pleiten het beleid rond openbaarheid te versterken. Verder werd toen een initiatiefvoorstel ‘Verstop kritische rapporten niet langer in de kluis’ ingediend. Tot slot speelde in juni 2020 tussen het college en de raad een discussie over openbaarmaking van informatie inzake een integriteitskwestie rond een topambtenaar. Anders dan in regulier onderzoek richtte de rekenkamer zich in dit onderzoek op het functioneren van zowel het college van B&W als de gemeenteraad. De raad vervult namelijk ook een belangrijke rol en specifiek de raadscommissies.

Risico op openbaarmaking via raadscommissies
Na uitvoerig onderzoek blijkt de rekenkamer dat de Haagse praktijk omtrent geheimhouding op enkele punten afwijkt van de wet, waardoor niet altijd goed geheimhouding op informatie wordt gelegd. Hierdoor loopt de gemeente het risico dat informatie onbedoeld openbaar wordt. Als het college geheimhouding op stukken legt en die naar de raad stuurt, worden de wettelijke procedures goed gevolgd en bestaat daar nauwelijks risico op, maar dit is niet het geval als het college geheime stukken naar raadscommissies stuurt. In de praktijk wordt er namelijk geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen raadscommissies en de raad als geheel. De gemeente zou bij het sturen van stukken aan raadscommissies eigenlijk de procedures moeten volgen die gelden als geheime stukken naar de gehele raad worden gestuurd. Dat gebeurt nu niet.

Geen geheimhouding na besloten vergadering
Daarnaast wordt aan het eind van besloten raadsvergaderingen en commissievergaderingen geen geheimhouding gelegd op wat er in de besloten vergadering is besproken. De raad gaat er vanuit dat hierop vanzelf geheimhouding ligt, maar dat is niet het geval. Hier geldt dus het risico dat informatie waarvan de intentie is dat die geheim is, onbedoeld openbaar wordt of openbaar gemaakt moet worden. Aan het einde van de besloten vergadering dient men expliciet geheimhouding op het behandelde te leggen.

Kaders geheimhouding gemeenteraad niet helder
Verder zijn de kaders van de raad ten aanzien van geheimhouding op onderdelen niet helder. Dit geldt voor het motiveren van geheimhouding, kennisnemen van geheime stukken en opleggen van geheimhouding op gehele stukken of op delen. De motivering waarom informatie geheim is, schiet bijvoorbeeld tekort. Het college haalt alleen de geldende artikelnummers uit de wet aan. Hierdoor is het voor de raad moeilijk afwegen of het belang van geheimhouding zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. De wet schrijft voor dat het college voor het opleggen van geheimhouding een inhoudelijke motivering moet geven. Doordat de kaders niet helder zijn, kunnen binnen de raad of tussen raad en college discussies kunnen ontstaan over de uitgangspunten rond geheimhouding. Dit draagt niet bij aan de onderlinge samenwerking binnen het gemeentebestuur, aldus de rekenkamer.

Geheimhouding vaak niet opgeheven
Tot slot wordt geheimhouding op stukken en het behandelde in besloten vergaderingen na verloop van tijd veelal niet opgeheven. Het beleid en de uitvoering om geheimhouding weer op te heffen schiet derhalve in de praktijk tekort. Zowel het college als de gemeenteraad hebben de registratie van geheime stukken niet op orde, constateert de rekenkamer. Mede hierdoor is onvoldoende geborgd dat geheimhouding wordt opgeheven wanneer dat mogelijk is en dat dit openbaar wordt gemaakt. Verder is de kans groot dat een stuk veel langer dan nodig geheim blijft.

Leidraad geheimhouding
Het presidium van de gemeenteraad ziet in het rapport aanknopingspunten om in samenwerking met het college het beleid en de procedures rond geheimhouding te stroomlijnen en waar mogelijk te verbeteren. Het college zelf neemt het grootste deel van de aanbevelingen gericht aan het college over. Zowel college als het presidium verwijzen voor de opvolging van de zestien aanbevelingen naar de duale werkgroep ‘Openbaarheid en geheimhouding’, waarin raads- en collegeleden een leidraad geheimhouding opstelt.

Uitschrijven geheimhoudingsgronden onvoldoende
In het nawoord gaat de rekenkamer nog wel in op de reacties van het college en het presidium op de aanbevelingen. Zo wil het college de geheimhoudingsgronden volledig gaan uitschrijven om zo de onderbouwing van geheimhouding te verbeteren. Maar dit kan volgens de rekenkamer niet worden gezien als een motivering van het besluit. ‘Voor het opleggen of bekrachtigen van de geheimhouding moet per geval gemotiveerd worden waarom het belang van geheimhouding aan de orde en zwaarwegend is.’ De rekenkamer verwijst hiervoor naar de rekenkamer van Amsterdam die goede voorbeelden heeft gevonden van inhoudelijke onderbouwingen ‘die bijdragen aan een eigenstandige afweging door de raad’.