Groot evenement verenigt ook de ambtenaren
Amsterdam maakt zich op om dinsdag het Nederlands voetbalelftal feestelijk te huldigen. Een enorme operatie voor de gemeente. Rotterdam heeft onlangs de start van de Tour de France georganiseerd. Hoewel de Maasstad veel meer voorbereidingstijd had dan de hoofdstad nu, kunnen gemeenten van elkaar leren bij de organisatie van een superevenement.
Wim Hoogendoorn is hoofd Bestuur en communicatie van de gemeente Rotterdam. De afgelopen anderhalf jaar was hij daarnaast hoofd van het projectbureau Tour de France van de gemeente. ‘De organisatie van zo’n groot evenement is super voor de gemeente. Dat verenigt de ambtenaren die eraan meewerken heel sterk en ze doen heel veel waardevolle ervaring op.’
Waarom een topambtenaar aan het hoofd van het projectteam?
‘Dat was een heel bewuste keus van het stadsbestuur. Eigen mensen, met aan het hoofd iemand die dicht bij het college staat en weet wanneer hij wel en wanneer hij niet de wethouders of burgemeester moet benaderen. En je moet wel iemand hebben, blijkt uit onze evaluatie, die kennis heeft van zo’n enorm logistiek proces dat zo’n evenement is, en het liefst met een inhoudelijke interesse. Als oud militair heb ik die logistieke kennis en als oud topsportman ook dat sporthart. En alleen de laatste paar weken was ik er fulltime mee bezig, daarvoor kon ik ook andere werk doen.’
Hoe veel nadruk ligt er op veiligheid, bij zo’n evenement?
‘Veiligheid was een van de vijf portefeuilles. We hadden Algemeen, Veiligheid en vergunning, Side events, hospitality en sponsoring, en marketing en communicatie. Omdat we ook zelf vergunningen bij de gemeente moesten aanvragen, merk je opeens dat je je soms wel afvraagt waarom het zó gedetailleerd moet: verhoogt dat nog het veiligheidsgevoel? Daar gaan we toch naar kijken, want wij willen een hele goede evenementenstad zijn en het ondernemers en inwoners makkelijk maken.’
Toch zal de politie bijvoorbeeld de nadruk meer op veiligheid leggen dan de marketingmensen
‘Ja, dat noem ik judo. Het gaat om de sport, dan komt veiligheid -want ook sport moet altijd onder veilige omstandigheden plaats vinden-, dan commercie, communicatie en marketing. Soms botst dat op elkaar. Er was een bepaalde stunt bedacht; Veiligheid zei nee, politie zei: nooit. Dat hebben we niet gedaan. Maar bij een heel groot doek op een drijvend plateau zei de politie ook nee, maar dat vonden wij wel erg aan de veilige kant en hebben we toch gedaan - wel wat verder van de brug, voor het geval het doek stuk waait.’
Een tip voor Amsterdam bij de huldiging van het Nederlands elftal?
‘Amsterdam heeft zelf genoeg ervaring, ze hebben nog onlangs de Giro gehad. Het is ook heel goed als zo’n grote gemeente zelf de expertise opbouwt en weet wanneer het waarvoor extern moet inhuren. Zelf hebben we wel gemerkt dat we iets eerder, al bij de planvorming, de uitvoerende externe partijen hadden kunnen betrekken. En naast mij was een uitvoerende baas ook soms nuttig geweest. Maar voor 90-95% ging het goed. We zijn ook nog binnen het budget gebleven. Dat is ook belangrijk. Niet voor niets hebben we ook al aan het begin voor een voldoende ruim budget gekozen.’
Waarom een topambtenaar aan het hoofd van het projectteam?
‘Dat was een heel bewuste keus van het stadsbestuur. Eigen mensen, met aan het hoofd iemand die dicht bij het college staat en weet wanneer hij wel en wanneer hij niet de wethouders of burgemeester moet benaderen. En je moet wel iemand hebben, blijkt uit onze evaluatie, die kennis heeft van zo’n enorm logistiek proces dat zo’n evenement is, en het liefst met een inhoudelijke interesse. Als oud militair heb ik die logistieke kennis en als oud topsportman ook dat sporthart. En alleen de laatste paar weken was ik er fulltime mee bezig, daarvoor kon ik ook andere werk doen.’
Hoe veel nadruk ligt er op veiligheid, bij zo’n evenement?
‘Veiligheid was een van de vijf portefeuilles. We hadden Algemeen, Veiligheid en vergunning, Side events, hospitality en sponsoring, en marketing en communicatie. Omdat we ook zelf vergunningen bij de gemeente moesten aanvragen, merk je opeens dat je je soms wel afvraagt waarom het zó gedetailleerd moet: verhoogt dat nog het veiligheidsgevoel? Daar gaan we toch naar kijken, want wij willen een hele goede evenementenstad zijn en het ondernemers en inwoners makkelijk maken.’
Toch zal de politie bijvoorbeeld de nadruk meer op veiligheid leggen dan de marketingmensen
‘Ja, dat noem ik judo. Het gaat om de sport, dan komt veiligheid -want ook sport moet altijd onder veilige omstandigheden plaats vinden-, dan commercie, communicatie en marketing. Soms botst dat op elkaar. Er was een bepaalde stunt bedacht; Veiligheid zei nee, politie zei: nooit. Dat hebben we niet gedaan. Maar bij een heel groot doek op een drijvend plateau zei de politie ook nee, maar dat vonden wij wel erg aan de veilige kant en hebben we toch gedaan - wel wat verder van de brug, voor het geval het doek stuk waait.’
Een tip voor Amsterdam bij de huldiging van het Nederlands elftal?
‘Amsterdam heeft zelf genoeg ervaring, ze hebben nog onlangs de Giro gehad. Het is ook heel goed als zo’n grote gemeente zelf de expertise opbouwt en weet wanneer het waarvoor extern moet inhuren. Zelf hebben we wel gemerkt dat we iets eerder, al bij de planvorming, de uitvoerende externe partijen hadden kunnen betrekken. En naast mij was een uitvoerende baas ook soms nuttig geweest. Maar voor 90-95% ging het goed. We zijn ook nog binnen het budget gebleven. Dat is ook belangrijk. Niet voor niets hebben we ook al aan het begin voor een voldoende ruim budget gekozen.’
Plaats als eerste een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.