Griffiers pakken bestuurlijke spaghetti aan

Menig raadslid verzucht geen grip te hebben op regionale samenwerkingsverbanden. In zeventien gemeenten in Noordoost-Brabant is dat niet anders. De griffiers staken de koppen bij elkaar en kwamen met praktische voorstellen om grip en sturing te vergroten. Er wordt nu een jaar met de nieuwe aanpak gewerkt. Een goede start is gemaakt, maar het kan altijd beter.

Op afstand

‘Overal in het land wordt gediscussieerd over grip van gemeenteraden op regionale samenwerkingsverbanden zoals gemeenschappelijke regelingen. De raad staat op afstand terwijl er heel veel geld in omgaat. We hebben op verzoek van de gemeenteraden een werkwijze ontwikkeld waarmee we na de verkiezingen van vorig jaar van start zijn gegaan’, steekt Wim Amesz, griffier van Den Bosch van wal.

Strategisch belang

Als eerste werd door de griffiers voorgesteld, en door de raden omarmd, besloten focus aan te brengen: oftewel een keuze te maken op welke samenwerkingsverbanden de nieuwe werkwijze zou worden ‘losgelaten’. Op basis van vooraf opgestelde criteria zijn er zes uitgekozen. Voor de keuze uit de vele samenwerkingsverbanden werden drie criteria opgesteld: de samenwerkingsverbanden zijn van strategisch belang, er is een groot financieel belang mee gemoeid en ze houden zich bezig met de directe dienstverlening aan de inwoners. Op basis van die criteria werden de Veiligheidsregio Brabant-Noord, de Omgevingsdienst Brabant noord, de GGD Hart voor Brabant, het convenant AgriFood Capital en de twee inkooporganisaties Wmo en jeugd als ‘prioritaire samenwerkingsverbanden’ uitgekozen. ‘Dat wil overigens niet zeggen dat we tot in lengte van jaren met deze zes regelingen blijven werken’, stelt Nicole Hoogerbrug, griffier van Sint-Michielsgestel. ‘Als op een bepaald gebied iets gaat rollen en de raden hebben het gevoel dat ze daar meer betrokkenheid bij willen hebben en meer op willen sturen, dan kunnen we switchen.’

Krachten bundelen

‘Onderscheidend in onze aanpak is dat de raden op nagenoeg hetzelfde moment een besluit nemen en alle informatie met elkaar delen’, vervolgt Etienne Franken (griffier Meierijstad). Daartoe worden de vergadercycli van de raden op elkaar afgestemd. Daarnaast wordt alle informatie voor alle raden ontsloten via een speciaal ‘hoekje’ in het bestaande raadsinformatiesysteem. Als een gemeenschappelijke regeling zienswijzen van de deelnemende raden willen hebben, staat dat voorstel in het systeem. De raadsleden kunnen dan ook per gemeente zien wat de zienswijze is en welke moties en amendementen zijn ingediend. Die kunnen dan door andere gemeenten worden ondersteund. ‘Op die manier kunnen raden de krachten bundelen’, aldus Franken. ‘Als zeventien gemeenten een gezamenlijk standpunt innemen, kun je een deuk in een pakje boter slaan. Vaak komt daar de verzuchting van raadsleden over samenwerkingsverbanden vandaan; dat ze niets kunnen veranderen. Dat kan dus wel.’

Adoptiegriffiers

Het fenomeen ‘adoptiegriffiers’ is ook onderscheidend in de Noordoost-Brabantse aanpak, vinden de griffiers. Koppels van twee tot drie griffiers hebben elk een samenwerkingsverband onder hun hoede. Zij hebben direct contact met het bestuur ervan en bespreken met hen wat er de komende periode zit aan te komen en op welke momenten inbreng van de raden wordt verwacht, zodat de griffiers hun raden daar inhoudelijk en ‘agendatechnisch’ op kunnen voorbereiden. ‘Door te investeren in de relatie met de samenwerkingsverbanden kunnen de raden goed en eerder in positie worden gebracht’, vat Amesz samen.

Regiobrede bijeenkomsten

Last but not least worden twee keer per jaar regiobrede bijeenkomsten gehouden waarin, in principe, de zes samenwerkingsverbanden centraal staan. Doel van die regiobrede bijeenkomsten is niet alleen het vergroten van de kennis van de raadsleden over de samenwerkingsverbanden en de onderwerpen die er spelen. De onderlinge contacten tussen raadsleden uit de zeventien gemeenten is eveneens een winstpunt, stellen de griffiers.

Afstemming

Met de nieuwe werkwijze wordt nu bijna een jaar geëxperimenteerd. De eerste ervaringen en reacties zijn positief, stellen de griffiers. Zij zijn echter de laatste die geen mogelijkheden tot verbetering zien, want niet alles gaat als gewenst. Het proces van afstemming van de besluitvormingscyclus loopt nog niet lekker en moet echt beter. De raadsleden moeten daarnaast wennen aan de aparte informatiestroom in het raadsinformatiesysteem.

Heilige graal

‘Onze werkwijze is ook niet de heilige graal van hoe om te gaan met samenwerkingsverbanden; het is een pakket van maatregelen waardoor je meer grip op het proces voelt en krijgt. Onze aanpak kan nog best worden verfijnd, maar we doen er iets aan’, stelt Franken. De griffiers en de raden nemen de ‘bestuurlijke spaghetti’, zoals samenwerkingsverbanden vaak worden gezien, niet voor lief wil hij maar zeggen. Volgend jaar wordt de Noordoost-Brabantse aanpak geëvalueerd.

Lees het hele artikel in Binnenlands Bestuur nummer 4 van deze week (inlog)